- Generalidades. Los documentos de compra registrados en el sistema deberán ser enviados a los interlocutores de negocios (proveedores, receptores de pedidos y/o facturas, etc.). Los objetos de comunicación son denominados "Mensajes" por SAP. Tópicos:
Creación de mensajes - Impresión de mensajes - Transmisión de mensajes - Mensajes recordatorios.
- Aplicación de un mensaje a un documento de compra.
- Ingresar en un pedido (o crear uno nuevo). ME21N o ME22N (acceder y visualizar los mensajes asignados). Se trata de un documento que no presenta ninguna particularidad, solo un Pedido.
(Imagen 2.1).
- Ingresar en la seccion de mensajes - Generalidades. Presionar el boton "Mensajes" (Imagen 2.2) > Ingresando asi a la pantalla donde se definen los mensajes necesarios (Imaegn 2.3) > Se ingresa toda la informacion requerida para la configuracion del mensajes:
Clase de Mensaje: codigo que establece si se trata de una impresion (NEU), envio por e-mail, reclamo, etc.
(Imagen 2.4)
Medio de comunicacion: la via por la cual se transimitira el mensaje (Imagen 2.5) > Se observan distintos tipos, algunos desconocidos, como EDI (Electronic Data Interchange - permite el intercambio electronico de datos con el proveedor) y SAP Business Workflow (permite la generacion automatica de mensajes frente a ciertos procesos o eventos generados en SAP).
Funcion: que cumple quien recibe el mensaje y que forma parte de la parametrizacion del sistema, puede ser ingresado manualmente o escogido de la lista correspondiente (PV - proveedor).
Interlocutor: de negocio que lo recibira (el numero de proveedor para quien se emitio el pedido, en otro caso podria extenderse la comunicacion al responsable de la Compra).
Idioma: en que se desea impriir o transmitir.
- Ingreso de nuevo mensaje.
(Imagen 2.6) - Solo se han completado los datos mencionados anteriormente, con el mensaje agregado y los datos ingresados se logra que el pedido sea impreso al grabar o liberar.. Solo queda definir alguno parametros asociados al mensaje, ingresandolos por los botoes de la barra de herramientas.
(Imagen 2.7)
- Definicion del medio de comunicacion.
(Imagen 2.8)
Destino logico: impresora a la cual dirigira la impresion (LOCL, impresora local definida como predeterminada para Windows, al desplegar la lista se dispone para elegir cualquiera de las impresoras definida en SAP).
Dar salida inmediata: la mpresion es ejecutada de forma inmediata (ejemplo, al momento de guardar el documento o de completar su aprobacion).
Cantidad mensajes: de ejemplares a ser impresos (original copias).
- Datos adicionales.
(Imagen 2.9)
Modalidad de envío > momento en que en enviada la impresión: envío mediante job previsto periódico - envío mediante job con indicación de tiempo adicional - envío mediante transacción propia de aplicación - enviar inmediatamente (al grabar la aplicación - usado generalmente).
Modalidad diferida: caso donde se programa la emisión de la impresión o comunicación en determina fecha y hora o frente a la ocurrencia de un evento.
(El o los mensajes ingresado serán incorporados al documento cuando esté sea guardado y serán emitidos de acuerdo a la configuración definida anteriormente).
- Estado del Mensaje. Cuando fue creado, será símbolo amarillo, que significa que está en preparación.
(Imagen 2.10)
En verde, significa que ha sido trasmitido.
(Imagen 2.11)
La transición de un estado al otro, en el caso de un Pedido sujeto a una Estrategia de Liberación, la salida del mensaje ocurrira luego de ser liberado completamente el documento.
- Saluda del Mensaje. Cuando es impreso o transformado en PDF para ser enviado por e-mail.
(Documento).
- Mensaje de un documento modificado. Si se modifica repetidas veces un documento de compras que ya se ha enviado a un proveedor, solo se editaran las modificaciones hechas en el documento original, salvo que se configure lo contrario.
- Envio de recordatorios y reclamaciones. Si hay que enviar un recordatorio (enviado normalmente antes del vencimiento) o una carta de reclamacion (cuya redaccion es normalmente mas imperativa, tambien se demonima requerimiento, y generalmente se envia despues del vencimiento) con referencia a un documento de compras, el sistema asignara la clase de mensaje adecuado.
- Definicion de la impresion. Asociado a objetos que SAP denomina Formularios y que son programas diseñados en ABAP que determinan la estructura del documento impreso, es decir los ddatos cabecera, logotipo, datos de la empresa, posiciones del documento, textos, etc.
- Definicion de mensajes predeterminados. La seleccion de parametrizacion de SAP permitira definir los mensajes que seran asignados al Pedido en forma automatica, es decir al momento de crear el documento, el sistema se encargara de adicionarle mensajes similares a los que aprendimos a agregar manualmente.
Para hacer esto, se debe ingresar a la transaccion MN05 (para configurar los mensajes predeterminados asignados a los Pedidos) e indicar el tipo de mensaje de impresion (NEU).
(Imagen 6.1)
Aceptar con Enter, eligiendo una de las opciones, ingresando en la siguiente seccion del sistema.
(Imagen 6.2 - 6.3)
Pulsar la opcion Ejecutar, se ingresa en la porcion de programa para configurar las impresiones
(Imagen 6.4)
Esto definira que en los tipo de documentos NB y DJF se agregara un mensaje de tipo NB y con las carateristicas ingresadas en forma automatica. Se puede probar creando un nuevo Pedido completando los datos basicos y saltando a la seccion de mensajes, y se puede encontrar que el mensaje a sido ingresado automaticamente.
- La definicion de los formularios, cae dentro del ambito de la actividad de los Consultores. Sera una tarea a cargo de los programadores ABAP, ya que el formulario es un programa donde se define todo el proceso y estructura de impresion o transmision del documento.