✒️SAP MM / Salidas de Información mediante Mensajes Por Stefanie Schneider Ríos

SALIDAS DE INFORMACIÓN MEDIANTE MENSAJES

SALIDAS DE INFORMACIÓN | GENERALIDADES

Los documentos de compra registrados en el sistema deberán en algún momento, ser impresos y/o enviados por alguna vía de comunicación a los interlocutores de negocios (proveedores, receptores de pedido y/o facturas, etc.)

Estos objetos de comunicación son denominados mensajes por SAP y será motivo de estudio en esta lección; sus características, forma de generación y envío. Lo sintetizaremos en los siguientes tópicos:

· Creación de mensaje: analizaremos la inclusión de mensajes en los documentos a efectos de ser transmitidos bajo determinadas condiciones. Se mencionarán algunos comentarios a fin de que conozcas el origen de los mismos y las posibilidades que brinda el sistema para su configuración.

· Impresión de mensajes: nos referiremos al procedimiento para la impresión de los documentos y los factores intervinientes.

· Transmisión de mensajes: deberemos analizar algunos factores a tener en cuentas para que los mensajes puedan ser transmitidos correctamente por fax. E-mail, etc.

· Mensajes recordatorios: nos referiremos a un tipo especial de mensaje, mediante el cual podremos recordar fechas de vencimiento de entregas a proveedores o reclamos de atraso en las mismas.

Para una mejor comprensión del tema al que me estoy refiriendo, voy a comenzar por mostrarte el resultado de lo que se desea obtener y luego nos introduciremos en su tratamiento y configuración.

APLICACIÓN DE UN MENSAJE A UN DOCUMENTO DE COMPRA

Nuestro objetivo será, incluir en un documento de compra, por ejemplo, un pedido, un mensaje que permita imprimirlo o enviarlo por fax o e-mail en el momento oportuno.

A continuación, veremos el procedimiento para incluir manualmente el mensaje en un pedido.

1 | INGRESAMOS EN UN PEDIDO (O CREAMOS UNO NUEVO)

Mediante las transacciones ME21N o ME22N ingresamos en un pedido existente o creamos uno nuevo. Para simplificar la tarea prodremos tomar uno ya registrado.

ME21N: creación de un nuevo pedido.

Se trata de un documento que no presenta ninguna particularidad, excepto el hecho de ser un pedido: porque cada documento (solicitud de pedido, pedidos abiertos, etc.) tendrá su propia definición de los mensajes.

2 | INGRESAMOS EN LA SECCIÓN DE MENSAJES | GENERALIDADES

Presionaremos sobre el botón mensajes en la barra de botones.

Con lo cual, ingresaremos en la pantalla donde definiremos los mensajes necesarios:

Ingresaremos toda la información requerida para la configuración del mensaje, a saber:

· Clase de mensaje: hace referencia al código del mensaje definido en la parametrización del sistema y que establece si se trata de una impresión, envío por e-mail, reclamo, etc. escogeremos entre las opciones disponibles. En nuestro caso, solo accedemos a la definición estándar, en un sistema en funcionamiento podrán ser parametrizados tipos especiales. Para la impresión del pedido optaremos por el tipo NEU.

· Medio de comunicación: establecerá la vía por la cual transmitiremos el mensaje. Los tipos disponibles son:

Pueden observarse en el esquema los distintos tipos, entre los cuales figuran algunos desconocidos, tales como EDI (Electronic Data Interchange – permite el intercambio electrónico de datos con el proveedor) y SAP Business Workflow (permite la generación automática de mensajes frente a ciertos procesos o eventos generados en SAP).

· Función: se indica la función que cumple quien recibirá el mensaje y que forma parte de la parametrización del sistema. Podrá ser ingresado manualmente o escogido de la lista correspondiente. En nuestro caso, utilizaremos PV (proveedor).

· Interlocutor: hace referencia al interlocutor de negocio que lo recibirá, en este caso, el número de proveedor para quien emitimos el pedido. En otro caso podría extenderse la comunicación al responsable de la compra.

· Idioma: se indicará el idioma con que se desa imprimir o transmitir.

3 | INGRESO DE UN NUEVO MENSAJE

A partir de lo visto en el punto anterior y siguiendo los pasos e información mencionada, ingresaremos un nuevo mensaje al documento, según indican los datos del esquema siguiente:

Como podrás observar, solo se han completado los datos mencionados anteriormente. Con el mensaje agregado y los datos ingresados lograremos que el pedido sea impreso al grabar o liberar.

Solo nos queda por definir algunos parámetros asociados al mensaje, lo que haremos ingresando por los botones de la barra de herramientas.

4 | DEFINICIÓN DEL MEDIO DE COMUNICACIÓN

El esquema siguiente reproduce la pantalla para la definición de algunos parámetros o características asociadas a la impresión.

· Destino lógico: hace referencia a la impresora a la cual dirigirá la impresión. En este caso hemos ingresado LOCL lo que hará que se imprima en la impresora local definida como predeterminada para Windows. Desplegando la lista, tendremos disponibles para elegir cualquiera de las impresoras definidas en SAP.

· Dar salida inmediata: esto hará que la impresión sea ejecutada en forma inmediata, por ejemplo, al momento de guardar el documento (o de completar su aprobación).

· Cantidad de mensajes: indica la cantidad de ejemplares a ser impresos (original y copias).

5 | DATOS ADICIONALES

El esquema presentado a continuación reproduce la pantalla asociada al momento que tiene lugar la impresión:

· Modalidad de envío: se define el momento en que es enviada la impresión, esto es:

o Envío mediante job previsto periódico

o Envío mediante job con indicación de tiempo adicional

o Envío mediante transacción propia de aplicación

o Enviar inmediatamente (al grabar la aplicación) | usado generalmente

· Modalidad diferida: es el caso donde se programa la emisión de la impresión o comunicación en determinada fecha y hora o frente a la ocurrencia de un evento.

El o los mensajes ingresados serán incorporados al documento cuando éste sea guardado y serán emitidos de acuerdo a la configuración definida anteriormente.

6 | ESTADO DEL MENSAJE

Los siguientes esquemas ponen en evidencia los estados por los que ha pasado el mensaje, esto es, cuando fuera creado, un símbolo amarillo de estado, nos indica que está en estado de preparación.

A continuación, el estado del mensaje presenta un símbolo verde indicando que ya ha sido transmitido.

¿Cuándo ocurrió la transición de un estado al otro? En el caso de un pedido sujeto a una estrategia de liberación, la salida del mensaje ocurrirá luego de ser liberado completamente el documento.

7 | SALIDA DEL MENSAJE (PDF)

MENSAJE DE UN DOCUMENTO MODIFICADO

Si se modifica repetidas veces un documento de compras que ya se ha enviado a un proveedor, solo se editarán las modificaciones hechas en el documento original, salvo que se configure lo contrario.

ENVÍO DE RECORDATORIO Y RECLAMACIONES

Si hay que enviar un recordatorio (enviado normalmente antes del vencimiento) o una carta de reclamación (cuya redacción es normalmente más imperativa, también se denomina “requerimiento”, y generalmente se envía después del vencimiento) con referencia a un documento de compras, el sistema asignará la clase de mensaje adecuado.

DEFINICIÓN DE LA IMPRESIÓN

La impresión de los documento de compra que definimos anteriormente están asociados a objeto que SAP denomina formularios y que son programas diseñados en ABAP que determinan la estructura del documento impreso, esto es, los datos de cabecera, logotipo, datos de la empresa, posiciones del documento, textos, entre otros.

DEFINICIÓN DE MENSAJES PREDETERMINADOS

La sección de parametrización de SAP permitirá definir los mensajes que serán asignados al pedido en forma automática, esto es, al momento de crear el documento, el sistema se encargará de adicionarle mensajes similares a los que aprendimos a agregar manualmente.

Para efectuar esta asignación, que suelen aplicar los consultores o usuarios avanzados, deberemos ingresar en la transacción MN05 e indicar el tipo de mensaje de impresión NEU como indica el esquema.

MN05: configuración de los mensajes predeterminados asignados a los pedidos.

Y aceptando con enter elegiremos una de las opciones (en nuestro caso, la 3), ingresando en la siguiente sección del sistema:

Pulsando la opción ejecutar ingresaremos en la porción de programa para configurar las impresiones, la que completaremos con los siguientes datos:

Esto definirá que en los tipos de documentos NB y DJF se agregará un mensaje de tipo NB y con las características ingresadas en forma automática.

Probamos crear un nuevo pedido completando los datos básicos y saltando a la sección de mensajes, como vimos anteriormente, nos encontraremos que el mensaje ha sido ingresado automáticamente.