✒️SAP MM / Principios Básicos de Estrategias de Liberación Por Adolfo Arteta

1. Generalidades: En el caso de los Pedidos (a diferencia de las SolPed) se presentan una única opción de utilización :

   1. Liberación simultánea de todo el documento: En este caso, son aprobados en forma colectiva o global todos los ítems, es decir, la liberación se efectúa a nivel de Cabecera o documento. Por tanto, queda excluida la opción de liberar los ítem individualmente. La razón es muy simple; recordemos que el Pedido es el documento de SAP que es enviado al proveedor. Si se desistiera de la compra de algún producto, éste deberá ser eliminado del documento antes de ser aprobado y enviado al proveedor.

   2. Las estrategias están formadas por dos parámetros

      1. Grupos de Liberación: el sistema utiliza la sigla "R2" para los Pedidos, pero puede ser adoptada cualquier otra, o una cantidad de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.

      2. Estrategias: se utilizan códigos de dos espacios con combinaciones de letras y números para diferenciar las diversas estrategias.

2. Condiciones generales: Por ejemplo, podrían establecerse normas de liberación según los siguientes características, a saber :

   1. Tipo de documento

   2. Grupo de compras

   3. Grupo de artículos

   4. Centro

3. Condiciones de importes: definición de escalas de importes que determinan los niveles o etapas de aprobación de un documento. El valor de referencia para la determinación de la estrategia será el "Valor total del Pedido", el cual veremos en la solapa de "Condiciones" de la cabecera.

   1. Por ejemplo, para un cierto importe total del Pedido deberá ser liberado por un sólo responsable, mientras que si el importe supera un determinado valor, deberá ser liberado por un segundo aprobador con mayor responsabilidad que el anterior, y así sucesivamente.

4. Condiciones de aprobación - Requisitos: Cuando un documento presenta dos o más niveles de aprobación, se pueden presentar dos escenarios diferentes, a saber :

   1. Con definición de requisitos: para aprobar un determinado nivel, es condición necesaria que ya lo haya sido el inmediato anterior.

   2. Sin definición de requisitos: cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedarán relevados de la necesidad de liberar.

5. Indicadores de Liberación: En el siguiente esquema se presentan una posibilidad de definición de indicadores, a saber :

6. Niveles de Liberación - Ejemplos

   1. Ingresar a la transacción ME23N: Utilizaremos la transacción mencionada para acceder a la visualización de la Estrategia de liberación de un Pedido mediante la solapa "Estrategia liberación" en la Cabecera del mismo.

   2. SAP admite hasta 8 niveles como máximo de aprobación.

7. Clasificación - Información de selección: En la llamada "Clasificación" es decir, los criterios de asignación de estrategias, se ingresan en la parametrización de SAP los datos que serán tomados como referencia para asignar la Estrategia de liberación correspondiente, en este caso, según los Grupos de Compra. Notarás los códigos de los " Grupos de Compra" para los cuales se activa esta estrategia ("DF1", "DF2" y "DF3") y el rango de importes ("mayor de USD 500.000,00.-").

8. Tips:

   1. Si la información del documento no concuerda con ninguna estrategia no estará sujeto a ningún proceso de aprobación.

   2. Si dos estrategias duplican el criterio de aprobación, siempre será tenida en cuenta una de ellas.

   3. El criterio de aprobación según el importe puede partir desde un valor 0 (cero) o un importe mínimo, debajo del cual no se requiere aprobación alguna.

   4. Un Pedido será dado por liberado (y poder continuar el proceso de compras) cuando hayan sido aprobados todos los niveles (sobre todo, el último).

   5. La definición de las estrategias se realiza desde la parametrización del sistema y puede ser modificado frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio.

   6. Junto con la creación de nuevas estrategias de liberación se requiere la definición de nuevos roles que serán asignados a los usuarios correspondientes, a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados a esas estrategias.

9. Procedimiento: Cuando un Pedido está sujeto a alguna estrategia de liberación, presenta la solapa correspondiente a nivel de cabecera, tal como muestra el esquema siguiente :

   1. Grupo de Liberación ("R2")

   2. Estrategia de Liberación ("12")

   3. Indicador de Liberación ("A")

   4. Códigos / Niveles de Liberación ("10" / "11" / "12")

El símbolo "Amarillo" nos indica el próximo nivel a liberar, mientras que los restantes aún faltan procesar.

Para aprobar un documento utilizaremos la transacción " ME29N", que tiene la siguiente apariencia :

Se observa un símbolo a la derecha del nivel a liberar, que permitirá mediante un click sobre él, dar por aprobado el nivel. Luego de esto tendrá la siguiente apariencia : Donde se pone de manifiesto un símbolo que da por aprobado el nivel "10" (en este caso) e indica que el "11" es el siguiente. Ingresando nuevamente deberemos continuar con los niveles restantes hasta lograr la aprobación completa del documento. Con este último paso, el documento ha quedado completamente aprobado para ser utilizado como referencia para un Pedido de Compra, tal como lo indican los símbolos y el "Indicador de Liberación".

10. Pérdida de liberación: Cuando un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberación y se encuentra total o parcialmente liberado, puede perder ese estado si se modifica alguno de los valores a los cuales está sujeta la estrategia, por ejemplo, Centro, Grupo de Compras, Importes, etc.

En este caso, deberá ser liberado nuevamente desde el primer nivel.

Por otro lado, de manera similar a como fuera liberado el documento mediante la transacción "ME29N", la misma permite la cancelación de la aprobación con un procedimiento similar al utilizado anteriormente.

11. Liberación colectiva: Con el siguiente procedimiento, el operador podrá recibir un listado de Pedidos pendientes de aprobación con la estrategia para la cual él es el responsable.

    1. Deberá ingresar en la transacción " ME28", indicar el "Código de Liberación" correspondiente, y si fuera necesario alguna condición de filtro como indica el esquema siguiente :

    2. Visualización de Estrategias

    3. Pedido con un nivel liberado y pendiente del segundo

    4. Eliminar la liberación aplicada - Procedimiento