1.- Estrategias de liberación - Generalidades
Esta funcionalidad es utilizada cuando se desea establecer un procedimiento de liberación o aprobación de documentos. En caso de una SolPed se presentan dos opciones de utilizacion:
- Liberación Individual de cada ítem del documento
En este caso deben ser aprobados por separado cada uno de los items que constituyen el documento, a nivel item
- Liberacion Simultanea de todo el documento
En este caso son aprobados en forma colectiva o global todos los items, liberacion se efectua a nivel cabecera o documento.
Las Estrategias están formadas por dos parametros, a saber:
El sistema utiliza las siglas "R1" para las SolPed, pero puede ser adoptada cualquier otra o una cantidad variable de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.
Se utilizan códigos de dos espacios con combinaciones de letras y numeros para diferencias las diversas estrategias
La idea de estas dos estrategias es que frente a una propuesta de compra en una SolPed, exista un mecanismo de aprobacion del mismo antes de que continue el proceso
Nota: Este procedimiento implica la intervención de uno o varios ciclos de aprobación a cargo de los "Aprobadores".
2.- Condiciones Generales
En el diseño de las estrategias de liberación se tiene en cuenta criterios por lo que se agruparan y asignaran los documentos a aprobar. Significa que se estableceran diferentes estrategias a fin de otorgar la aprobacion a diferentes responsables.
Por ejemplo se pueden establecer normas de liberación según (Cada uno con Diferentes estrategias):
- Tipo de imputacion
- Grupo de Articulos
- Centro
- Centro de Costos
Ejemplos:
- Se establece que cada sector o departamento tendra el o los responsables propios para la liberación de documentos. De acuerdo a este criterios pueden ser clasificadas las estrategias por "Centro de Costos"
- Se determina un sistema de compras descentralizadas donde cada centro se encarga de gestionar la adquisicon de bienes y contratacion de servicios. El criterio que adopta las estrategias, seria de acuerdo al "Centro" que genero el proceso
3.- Condiciones de Importes
Un criterio fundamental en el diseño de las Estrategias de liberación es la definición de escalas de importes que determinan los niveles o etapas de aprobacion de un documento.
Ejemplo: Para un criterio de importe total de un item o posición de una SolPed, debe ser liberado por un solo responsable, mientras que si el importe supera un determinado valor, debera ser liberado por un segundo aprobador con mayor responsabilidas y asi sucesivamente
4.- Condiciones de Aprobacion - Requisitos
Cuando un documento presenta dos o mas niveles de aprobacion, se pueden presentar dos escenarios diferentes:
- Con Definicion de Requisitos: Para aprobar un determinado nivel, es necesario que ya se haya hecho el inmediato anterior
- Sin Definicion de requisitos: Cada Nivel puede ser aprobado sin necesidad de lo que haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedaran relevados de la necesidad de liberar
5.- Estados de la liberacion
con la finalidad de simplificar las indicaciones de los responsables del estado de liberación del documento, es que nivel ya se encuentra liberado (Y cuales restan), se define indicadores de liberacion que se asociaran a cada nivel y presentan un texto aclaratorio en el documento
Ejemplo: Sin Liberar, Liberado por Resp.Compras,liberado por Coord, Compras, Documento Liberado
6.- Niveles de Liberacion
Estos esquemas con los diferentes niveles de aprobacion son asociados al documento en funcion del importe total del item. SAP admite un Total de 8 Niveles
Ejemplo
- Muestra que el importe no supero el minimo para ser definido para el primer nivel (Mayor de USD 100)
- Solo cuenta con el Responsable de Compras como el personal de aprobacion
- Cuando el valor total tiene un rango de los 1,000 y los 10,000, se asigna al Coordinador de Compras
- Cuando el valor esta por encima de los 10,000 llega al Gerente de Area (15,000)
- Cuando llega a mas de los 100,000 llega al Directivo General
7.- Clasificación - Información de Seleccion
Los datos ingresados determinan la estructura de las estrategias, siendo ahora el punto fundamental el sitio donde se le indica a SAP que datos debe contener el documento para que la estrategia sea capturada y asignada al mismo
Este esquema para ingreso de datos es llamada "Clasificacion"
por ejemplo se pone 3 centros a los cuales se activara esta estrategia junto con un rango de importe mayor a 100,000
Notas: Se pueden definir diferentes grupos R1-10 AL R1-13, R1-14 AL RI-17 etc
8.- Cuestiones Practicas - Tips
- Si la información del documento con concuerda con alguna estrategia no esta sujeto a ningún proceso de aprobacion
- Si dos estrategias duplican el criterio de aprobación , siempre será tenida en cuenta una de ellas
- El criterio de aprobación según el importe puede a partir del valor 0 o un importe mínimo debajo del cual no se requiere aprobacion alguna
- La definición de las estrategias se realiza desde la parametrización del sistema y puede ser modificada frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio
- Una SolPed Sera dada por liberada cuando hayan sido aprobados todos los niveles (O si no tuvieran pre-requisitos)
9.- Liberación de Documentos - Procedimiento
Cuando una SolPed esta sujeta a una estrategia de liberación se crea una pestaña a nivel ítem correspondiente
- Grupo de Liberación ("R1")
- Estrategia de liberación ("12")
- Indicador de Liberación ("A")
- Codigos / Niveles de Liberacion ("10/11/12")
Nota: El símbolo amarrillo en la ultima columna de la liberación indica que es el próximo nivel a liberar mientras que los demas faltan por ser procesados. ME54N Para liberar el documento
Se tienen que liberar todas estas tareas para poder seguir con el ciclo de compras
10.- Perdida de Liberacion
Cuando un documento que ya tiene asignado una estrategia de liberación y se encuentra total o parcialmente liberado, puede perder este estado si se modifica alguno de los valores a los cuales esta sujeta la estrategia (Centro, Centro de Costos, Importes)
En la ME54N permite la cancelación de la aprobación en el casi que se desea retirar la liberación puesta.