Unidad 5: "Proceso de Compras, Estructura y Funcionalidades"
Lección 7: Principios Básicos de Estrategias de Liberación.
1.- Estrategias de Liberación - Generalidades.
Se utiliza para establecer un procedimiento de aprobación de documentos (Solped) antes de continuar con el proceso de compra, este procedimiento implicara la intervención de uno o más pasos de aprobación a cargo de los denominados "APROBADORES"
Se presentan dos opciones de utilización:
1.1.- Liberación individual de cada ítem del documento: cada ítem debe ser aprobado por separado
1.2.- Liberación simultanea de todo el documento: son aprobados en forma colectiva o global todos los ítems (la liberación se efectúa a nivel cabecera o documento)
Las estrategias están formadas por dos parámetros:
- Grupos de Liberación: SAP utiliza la sigla "R1" para las Solped, pero puede ser adoptada cualquier otra, o una cantidad variable de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.
- Estrategias: se utilizan códigos de dos espacios con combinaciones de letras y números para diferenciar las diversas estrategias.
2.- Condiciones Generales.
En el diseño de las Estrategias de Liberación se tienen en cuenta los criterios según los cuales se agruparan y asignaran los documentos a aprobar. por ejemplo el
- Tipo de imputación.
- Grupo de artículos.
- Centro.
- Centro de Costo.
3.- Condiciones de Importes.
Un criterio fundamental y obligatorio en el diseño de Estrategias de liberación sera la definición de escalas de importes que determinan los niveles o etapas de aprobación de un documento. (los rangos deben complementarse y no superponerse ni dejar bandas descubiertas)
4.- Condiciones de Aprobación - Requisitos.
Cuando un documento presenta dos o mas niveles de aprobación, se pueden presentar dos escenarios.
4.1 Con definición de requisitos: para aprobar un determinado nivel, es condición necesaria que ya lo haya hecho el inmediato anterior
4.2.- Sin definición de requisitos: cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior. los niveles inferiores quedaran relevados de la necesidad de liberar.
5.- Perdida de la Liberación.
6.- Niveles de Liberación.
Para simplificar las indicaciones del estado de liberación del documento(que nivel se encuentra liberado) se definen los Indicadores de Liberación que se asocian a cada nivel y ´presentan un texto aclaratorio en el documento. (SAP admite hasta 8 niveles como máximo)
7.- Clasificación - Información de selección.
la clasificación se refiere a los criterios de asignación de estrategias. por ejemplo los centros o el valor total de la posición.
8.- Cuestiones Prácticas - Tips.
- Si la información del documento no concuerda con ninguna estrategia no esta sujeto a ningún proceso de aprobación
- Si dos estrategias duplican el criterio de aprobación, siempre sera tenida en cuenta una de ellas
- El criterio de aprobación según el importe puede partir desde un valor cero o un importe mínimo, debajo del cual no se requiere aprobación alguna.
- Una SolPed será dada por liberada cuando hayan sido aprobados todos los niveles o el último si no tuvieran pre-requisitos.
- La definición de las estrategias se realiza desde la parametrización del sistema y puede ser modificada frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio.
- Junto con la creación de nuevas estrategias de liberación se requiere la definición de nuevos roles que serán asignados a los usuarios correspondientes, a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados a esas nuevas estrategias.
9.- Liberación de Documentos - Procedimiento.
Cuando una SolPed esta sujeta a una estrategia de liberación, presenta la solapa correspondiente a nivel del ítem, donde se observa la siguiente información:
- Grupo de liberación
- Estrategia de liberación
- Indicador de Liberación
- Códigos y niveles de liberación
El símbolo amarillo nos indica que ese es el próximo nivel a liberar
10.- Perdida de la Liberación.
Un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberación y se encuentra total o parcialmente liberado puede perder ese estado si se modifica alguno de sus valores a los cuales esta sujeta la estrategia (Centro, Centro de Costo, etc).