PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN
1. ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN - GENERALIDADES
En el sistema SAP, esta funcionalidad se establece cuando se quiere efectuar un procedimiento de LIBERACIÓN o APROBACIÓN del documento. En la SOLPED se presentan dos opciones:
v LIBERACIÓN INDIVIDUAL DE CADA ÍTEMS DEL DOCUMENTO
En este caso deben ser aprobados por separados cada uno de los ítems que constituyen el documento, es decir, a nivel de ítems.
v LIBERACIÓN SIMULTANEA DE TODO EL DOCUMENTO
En este caso son aprobados de forma colectiva o global de todos los ítems, es decir, la LIBERACIÓN se efectúa a nivel de cabecera o documento.
Las estrategias están conformadas por dos parámetros:
- GRUPOS DE LIBERACIÓN
El sistema utiliza la sigla R1 para las SOLPED pero puede ser adoptada cualquier otra o una cantidad de variables de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.
- ESTRATEGIAS
Se utilizan códigos de dos espacios con combinaciones de letras y números para diferenciar las diferentes estrategias.
2. CONDICIONES GENERALES
En el diseño de las ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN se tiene en cuenta los criterios los cuales se agrupará y asignarán los documentos a aprobar.
Esto quiere decir que de acuerdo al contenido de cada SOLPED se asignarán diferentes estrategias a fin de otorgar la aprobación a diferentes responsables. Podrían establecerse normas de LIBERACIÓN según características, a saber:
- TIPO DE IMPUTACIÓN
- GRUPO DE ARTÍCULOS
- CENTRO
- CENTRO DE COSTO
Se asignarán diferentes estrategias según sea el caso de cada una de los aspectos mencionados.
Ejemplos:
· Se establece que cada SECTOR o departamento de la empresa tendrá el o los responsables propios para la LIBERACIÓN de los documentos.
· Se determina un sistema de compras descentralizada donde cada centro pueda gestionar las compras o adquisición de bienes y contratación de servicio. Este criterio para adoptar la estrategia responde a estar de acuerdo al centro que genero el proceso.
· Tratándose de una empresa cuya actividad implica la adquisición habitual de bienes o materiales asociados a especificaciones técnicas, seria conveniente que la APROBACIÓN o LIBERACIÓN estuviera a cargo de responsables en el área técnica, basado en esto se pueden adoptar estrategias tales como GRUPOS DE MATERIALES de manera de asegurar que el aprobador o aprobadores recibas las SOLPEDs con los materiales correspondientes a su especialidad.
3. CONDICIONES DE IMPORTE
Criterio fundamental y obligatorio en el diseño de ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN, será la definición de escalas de importes que determinan los niveles o etapas de aprobación de un documento. Por ejemplo; el IMPORTE TOTAL de un ítems o posición, deberá ser LIBERADO por un responsable mientras que si el IMPORTE supera el valor, deberá ser LIBERADO por otro responsable con mayor condición o capacidad y así sucesivamente.
Para ello se determinarán los valores propuestos.
- 100.00 USD
- 1000.00 USD
- 10,000,00 USD
- 100,000,00 USD
4. CONDICIONES DE APROBACIÓN – REQUISITOS
Cuando se presenta dos o mas niveles de aprobación.
v CON DEFINICIÓN DE REQUISITOS
Para aprobar un cierto nivel, es necesario que ya lo haya aprobado el inmediato anterior.
v SIN DEFINICIÓN DE REQUISITOS
Cada nivel puede ser aprobado sin necesidad de que lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedarán relvados de la necesidad de liberar.
5. ESTADOS DE LIBERACIÓN
Esto se refiere específicamente que, con la finalidad de lograr simplificar básicamente las indicaciones a los responsables del estado de liberación de los documentos, esto es, para saber que nivel ya s encuentra liberado, se definirán indicadores de liberación que se asociarán a cada nivel y presentarán un texto aclaratorio en el documento.
6. NIVELES DE LIBERACIÓN
En esta parte de niveles de LIBERACIÓN se indicará como se comporta los diferentes niveles de aprobación asociados al documento en función del IMPORTE TOTAL. Esto muy básicamente se traduce como el importe total aumenta y junto a el igualmente los niveles de aprobación (responsables de aprobación (Coordinador de compras, Responsable de compras, Jefe de área, Director general))
Muy básicamente se puede tomar una TRANSACCIÓN ME51N y en la solapa ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN se podrá notar cada uno de los niveles de aprobación Es de hacer notar que dentro del sistema SAP se puede llegar a alcanzar hasta ocho (8) niveles de aprobación ejemplo (Coordinador de compras, Responsable de compras, jefe de área, director general)
- En muchas ocasiones tal vez no se materialice ninguna estrategia ya que el importe no supera el valor máximo. Ejemplo no pasa de 100.00 USD.
- Cuando el valor levemente aumenta mas del valor mínimo ejemplo 100,01 USD, se tomará la estrategia con un único nivel de aprobación. (responsable de compras)
- Cuando el importe va en aumento y sobrepasa los 1000,00 y 10,000,00 por ejemplo se ubica en 5000.00 USD, se tomará otros noveles mayores. (responsables de compra,
Coordinador de compra)
- Cuando el importa va en aumento y sobrepasa por ejemplo los 10,000,00. Se toma otros niveles de aprobación mayor. (Responsable de compras, Coordinador de compras, Gerente de área)
- Cuando el importe aumenta y sobrepasa los 100,000,00. Se toman otros niveles de aprobación mayor. (Responsable de compras, Coordinador de compras, Gerente de área, Director general)
7. CLASIFICACIÓN – INFORMACIÓN DE SELECCIÓN
La configuración en esta parte de asignación de ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN es parte del trabajo de los consultores, es importante saber que dentro de los trabajos de PARAMETRIZACIÓN se deben de tener en cuenta los factores a modificar o asignar al diseñar el esquema DE ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN para llevar el control y seguridad del departamento cuando lo demanden.
Dentro del esquema y se ingresa en la llamada CLASIFICACIÓN para generar los criterios de asignación de estrategias, los cuales algunos de los datos a asignar son:
· Códigos para los CENTROS - GRUPOS DE ESTRATEGIAS (DFJ1, DJF2, DJF3)
· Rango de IMPORTES VALORACIÓN TOTAL (100,000.00 USD)
· Por ejemplo, en otro caso más real se tomarán en cuenta tres rangos de CENTROS que van de: (R1-10 al R1-13, R1-14 al R1-17, y del R1-18 al R1-21)
8. CUESTIONES PRÁCTICAS – TIPS
Ø Si la información del documento no concuerda con ninguna estrategia, no estará sujeto a ninguna medida de aprobación.
Ø Si dos estrategias duplican el criterio de aprobación, siempre será tenida en cuenta una de ellas.
Ø El criterio de aprobación según el importe puede partir desde un valor cero (0) o un importe mínimo, que no requiera aprobación alguna.
Ø Una SOLPED puede ser liberada y poder continuar con el proceso de compras, cuando hayan sido aprobados todos los niveles.
Ø La definición de las ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN se realiza desde la PARAMETRIZACIÓN DEL SISTEMA y puede ser modificada ante cualquier cambio de las condiciones de negocio.
Ø Junto a la creación de nuevas ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN se requiere la definición de nuevos roles que serán asignados a los usuarios correspondientes, a fin de autorizarlos a librar los documentos asociados a esas nuevas estrategias.
9. LIBERACIÓN DE DOCUMENTOS – PROCEDIMIENTOS
Cuando una SOLPED esta sujeta a alguna estrategia de liberación se procederá a arribar a la solapa correspondiente como lo es ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN.
Dentro de los datos importantes y fundamentales en la solapa y espacio de ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN se encuentran:
· GRUPO DE LIBERACIÓN (¨R1¨)
· ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN (¨12¨)
· INDICADOR DE LIBERACIÓN (¨A¨)
· CÓDIGOS/NIVELES DE LIBERACIÓN (¨10¨/¨11¨/¨12¨)
El símbolo amarillo significa que ese es el próximo nivel a librear mientras que los restantes aun faltan por procesar. Para APROBAR o LIBERAR el documento se ejecutará la TRANSACCIÓN ME54N.
La TRANSACCIÓN ME54N se utilizará con la finalidad de liberar cada una de las posiciones del documento. De igual manera se puede revocar las mismas.
10. PERDIDA DE LIBERACIÓN
Cuando un documento ya se encuentra o tiene asignada una estrategia de LIBERACIÓN y se encuentra totalmente liberada, puede perder ese estado si se modifica uno de sus valores a los cuales esta sujeta la estrategia. Por ejemplo, Centro, Centro de costos, Importe.
En este caso deberá ser liberado desde el primer nivel.