Principios Básicos de Estrategias de Liberación
Esta funcionalidad de SAP es utilizada cuando se desea establecer un procedimiento de liberación o aprobación de documentos. En el caso de las SolPed se presentan dos opciones.
Liberacion individual de cada ítem del documento: deben ser aprobados por separado cada uno de los ítems que constituyen el documento, es decir, a nivel de ítem,
Liberación simultánea de todo el documento: son aprobados en forma global todos los ítems, es decir, la liberación se efectúa a nivel de cabecera o documento.
Aunque SAP brinda las dos opciones durante el proceso de parametrización, el primero es el utilizado en el universo de los casos.
Las estrategias están formadas por dos parámetros a saber:
Grupos de liberación: el sistema utiliza la sigla R1 para las SolPed, pero puede ser adoptada cualquier otra, o una cantidad variable de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.
Estrategias: se utilizan códigos de dos espacios con combinaciones de letras y numeros para diferenciar las diversas estrategias.
La idea general es que, frente a una propuesta de compra mediante una SolPed, exista una mecanismo de aprobación del mismo antes que continúe con el proceso.
Dicho procedimiento implicará la intervención de uno o varios ciclos o pasos de aprobación, a cargo de los denominados "aprobadores" los que participan de acuerdo a pautas preestablecidas que veremos a continuación.
Condiciones generales.
En el diseño de estrategias de liberación se tienen en cuenta los criterios según los cuales, se agruparán y asignarán los documentos a aprobar.
Esto significa que de acuerdo al contenido de cada SolPed, se establecerán diferentes estrategias a fin de otorgar la aprobación a diferentes responsables.
Por ejemplo, se podrían establecer normas de liberación segun los siguientes criterios, es decir, se asignaran diferentes estrategias.
Tipo de imputación
Grupo de articulos
Centro
Centro de coste.
Condiciones de importe:
Un criterio fundamental y obligatorio en el diseño de las Estrategias de liberación será la definición de escalas de importes que determinan los niveles o etapas de aprobación de un documento.
Condiciones de aprobación - Requisitos
Cuando un documento presenta dos o mas niveles de aprobación, se pueden presentar dos escenarios diferentes.
Con definición de requisitos: para aprobar un determinado nivel, es condición necesaria que ya lo haya hecho el inmediato anterior.
Sin definición de requisitos: cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedarán relevados de la necesidad de liberar.
Estados de liberación:
A fin de simplificar las indicaciones a los responsables del estado de liberación del documento, esto es, que nivel ya se encuentra liberado (y por tanto, cuales restan) se definen indicadores de liberación que se asociarán a cada nivel y presentan un texto aclaratorio en el documento.
Clasificación - Información de selección
Los datos ingresados hasta aquí determinan la estructura de las estrategias, el punto a tratar ahora, será el sitio donde indicaremos a SAP que datos debe contener el documento para que la estrategia sea capturada y asignada al mismo.
cuestiones practicas - tips
Si la información del documento no concuerda con ninguna estrategia no estará sujeto a ningun proceso de aprobación.
Si dos estrategias duplican el criterio de aprobación, siempre será tenida en cuenta una de ellas.
El criterio de aprobación según el importe puede partir desde un valor 0 o un importe minimo, debajo del cual no se requiere aprobación alguna.
Una SolPed será dada por liberada (y poder continuar el proceso de compras) cuando hayan sido aprobados todos los niveles (o el ultimo si no tuvieran pre-requisitos)
La definición de las estrategias se realiza desde la parametrización del sistema y puede ser modificada frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio.
Junto con la creación de nuevas estrategias de liberación se requiere la definición de nuevos roles que serán asignados a los usuarios correspondientes, a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados a esas nuevas estrategias.
Liberación de documentos - Procedimiento:
Cuando una SolPed está sujeta a alguna estrategia de liberación, presenta la solapa correspondiente a nivel del ítem.
Donde se puede observar la siguiente información:
Grupo de liberación "R1"
Estrategia de liberación "12"
Indicador de liberación "A"
Codigos / Niveles de liberación "10" "11" "12"
Perdida de Liberación
Cuando a un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberación y se encuentra total o parcialmente liberado, puede perder ese estado si se modifica alguno de los valores a los cuales está sujeta la estrategia, por ejemplo, Centro, Centro de costo, Importes, etc.
Por otro lado, de manera similar a como fuera liberado el documento mediante la transacción "ME54N, la misma permite la cancelación de la aprobación con un procedimiento similar al utilizarlo anteriormente.