Estrategias de liberación
Esta funcionalidad es usada cuando se desea establecer un procedimiento de liberacion de documentos. En el caso de las SolPed se presentan dos opciones:
1.- Liberacion individual de cada item del documento
2.- Liberacion simultanea de todo el documento
Las estrategias estan formadas por dos parametros:
Grupos de liberacion: El sistema utiliza la sigla "R1" para las SolPed, pero puede ser adoptada cualquier otra o una cantidad variable de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias
Estrategias: Se utilizan codigos de dos espacios con combinaciones de letras y numeros para diferenciar las diversas estrategias.
El procedimiento de liberacion implicara la intervencion de uno o varios pasos de aprobacion a cargo de los denominados "Aprobadores", los que participaran de acuerdo a pautas preestablecidas.
En el diseño de las estrategias de liberacion se tienen en cuenta los criterios segun los cuales se agruparan y asignaran los documentos.
Es decir de acuerdo al contenido de cada SolPed se estableceran diferentes estrategias de liberacion.
Por ejemplo podrian establecerse normas de liberacion segun las siguientes caracteristicas:
Tipo de imputacion
Grupo de articulos
Centro
Centro de costo
Es decir se asignaran diferentes estrategias segun cada uno de los aspectos mencionados.
Por ejemplo si se establece que cada sector tendra los responsables propios para la liberacion de documentos. de cuerdo a este criterio las estrategias de liberacion podrian estar agrupadas o clasificadas por "Centro de Costo".
Si se tiene un sistema de compras descentralizadas donde cada centro se encarga de sus procesos de compras la estrategia de liberacion seria de acuerdo al centro que genero el proceso.
Condiciones de Importes
Un criterio fundamental y obligatorio en el diseño de las estrategias de liberacion sera la definicion de escalas de importes que deterinan los niveles de aprobacion de un documento.
Por ejemplo, para un cierto importe total de un item de la SolPed, debera ser liberado por un solo responsable, mientras que si el importe superara un determinado valor, debera ser liberado por un segundo aprobador con mayor responsabilidad.
Condiciones de aprobacion - Requisitos
Cuando un documento presenta dos o mas niveles de aprobacion se pueden presentar los siguientes escenarios.
1.-Con definicion de requisitos: para aprobar un determinado nivel, es condicion necesaria que ya lo haya hecho el inmediato anterior.
2.-Sin definicion de requisitos: Cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que o haya hecho el anterior.
Perdida de la liberacion
A fin de simplificar las indicaciones a los responsables del estado de liberacion se definen indicadores de liberacion que se asociaran a cada nivel y presentan un texto aclaratorio en el documento.
Es decir muestran el nivel de liberacion del documento siendo la menor sin liberar y la mayor documento liberado.
Ejemplos de niveles de liberacion.
Comunmente se tienen 4 niveles de aprobacion pero SAP admite 8 niveles como maximo.
normalmente se van añadiendo niveles de aprobacion mediante va aumentando el valor del item.
Clasificacion - Informacion de seleccion
La clasificacion son los criterios de asignacion de estrategias.
Es la configuraacion funcional de las estrategias de liberacion, es decir aqui configuramos por ejemplo el valor de la posicion y los responsables de liberacion para cada estrategia de liberacion.
Cuestiones practicas
Si la informacion del documento no concuerda con ninguna estrategia no estara sujeto a ningun proceso de aprobacion.
Si dos estrategias duplican el criterio de aprobacion, siempre sera tenida en cuenta una de ellas.
El criterio de aprobacion puede partir de un importe desde 0 o un importe minimo debajo del cual no se requerira ninguna aprobacion.
Una SolPed sera dada por liberada cuando hayan sido aprobados todos los niveles.
La definicion de estrategias se realiza desde la parametrizacion del sistema.
Junto con la creacion de estrategias se requiere la definicion de roles que seran asignados a los usuarios correspondientes a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados.
Procedimiento de liberacion
Para aprobar el documento se utiliza la transaccion ME54N
Perdida de liberacion
Cuando a un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberacion y se encuentra total o parcialmente liberado, puede perder ese estado si se modifica alguno de los valores a los cuales esta sujeta la estrategia, por ejemplo, Centro, importe, etc.
En ese caso debera ser liberada nuevamente desde el primer nivel.