✒️SAP MM / Principios Básicos de Estrategias de Liberación Por Gustavo Betancur Guzmán

Leccion 7

1 Estrategias de liberacion – Generalidades

Esta funcion es un procedimiento de liberacion o aprobacion de documentos, en el caso de solped hay dos opciones de utilizacion:

1.1 Liberacion individual de c/item del docuemto: Debe hacerse la liberacion a nivel de item

1.2 Liberacion simultanea de todo el documento: la liberacion se hace de forma colectiva o global de todos los items, es decir la liberacion se hace a nivel de cabecera y o documento.

Nota: Sap brinda dos opciones de parametrizacion, el primero es el mas utilizado en el universo de los caso.

Las estrategias estan formadas x dos parametros:

* Grupos de liberacion: El sist utiliza la sigla “R1” para la solped, pero puede ser adoptada cualquier otra, o una cantidad variable de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.

* Estrategias: Se utiliza codigos de dos espacios o combinaciones de letras y numeros para diferencias las diversas estrategias .

La idea general es q, frente a una propuesta de compra mediante una solped (sera validado para otros documentos posteriores), exista un mecanismo de aprobacion del mismo antes q continue el proceso.

Dicho procedimiento implicara de uno o varios ciclos o pasos de aprobacon a cargo de los denominados “Aprobadores”.

2-Codiciones Generales

En el diseño de las estrategias de liberacion, se tienen en cuenta los criterios según los cuales, se agruparan y asignaran los documentos a probar

Nota: A q me refiero con este concepto?

De acuerdo al contenido de cada solped, se estableceran diferencias estrategicas a fin de otorgar la aprobacion a diferentes responsabilidades.

Por ej: podrian establecer normas de liberacion según las sgtes caracteristicas a saber:

· Tipo de imputacion

· Grupo de articulos

· Centro

· Centro de costo

Es decir, se asignaran estrategias diferentes s/n cada uno de los aspectos mencionados.

*. Analizamos algunos ej:

*. Se Establece q cada sector o depto tendra el o los responsables propios para la liberacion de documentos. De acuerdo a este criterio, las estrategias podrian estar agrupadas x clasificadas x Centro de costo.

*. Se determina un sist de compras descentralizadas donde cada centro se encarga de gestionar la adquisicion de bienes y contratacion de ss. El criterio a adoptar para las estrategias, seria de acuerdo al “Centro” q genero el proceso.

*. Tratandose de una emp. Cuya atividad implica la adquisicion habitual de mat asociados a especificaciones tecnicas, seria conveniente q la aprobacion estaria a cargo de responsables con formacion tecnica. Basado en esto, podria determinarse las estrategias s/n los grupos de mat de manera de asegurar q el aprobador reciba solped`s con mat correspondientes a su especialiadad.

*. Condiciones de importe

Un criterio fundamental y obligatorio en el diseño de las estrategias de liberacion sera la definicion de escalas de importes q determinan los niveles o etapas de aprobacion de un documento.

Por ej: para un cierto importe total de un item o posicion de la solped, debera ser liberado x un solo responsable, mientras q si el importe supera un valor determinado, debera ser liberado x un segundo aprobador con mayor responsabilidad q el anterior y asi sucesiva/.

Si el esquema muestra un ejemplo de definicion de los rangos de importes a aplicar las estrategias. Debe qdar claro q los rangos deben complementarse, superponerse ni dejar bandas descubiertas.

*. Condiciones de aprobaciones – requisitos

Cuando un documento presenta dos o mas niveles de aprobacion, se puden presentar dos escenarios y son:

*.* Con definicion de requisitos: para aprobar un determinado nivel, es condicion necesaria que ya lo haya hecho el inmediato anterior.

*.* Sin definicion de requisitos: cada nivel puede ser aprobado sin necesidad q lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores qdaran relevados de la necesidad de liberar.

*. Perdida de la liberacion

A fin de simplificar las indicaciones a los responsables del estado de liberacion de documento, esto es, q nivel ya se encuentra liberado ( y por lo tanto cuantos restan) se definen indicadores de liberacion q se asociaran a cada nivel y presentan un texto aclaratorio en el documento.

Donde se observan las leyendas o indicaciones q se recibiria al visualizar el documento, s/n su estado de aprobacion y las condiciones de liberacion q deben cumplirse para alcanzar cada indicador.

*. Niveles de liberacion – ej

Se presentan esquemas con diferentes niveles de aprobacion q serian asociados al documento en funcion del importe total del item. Ej: un ejemplo con un nivel, luego incrementando el importe, SAP le asignara dos niveles al item y asi sucesiva/ hasta recibir el # de niveles definidos.

TX ME53N

Con esta podemos acceder a la visualizacion de la estrategia de liberacion de una solicitud de pedido mediante la solapa “estrategia de liberacion” de cada posicion.

En este ambiente de formacion se definen 4 niveles de aprobacion, pero sap admite hasta 8 niveles como maximo.

En este ejemplo no ha sido tomada ninguna estrategia de liberacion debido a q el importe no supera el minimo definido para el primer nivel (mayor de USD 100.00)

Para un importe leve/ superior al minimo (USD 100.01) tomara la estrategia con un unico nivel de aprobacion.

Con un importe (USD 5000,00) entre los valores del nivel siguiente (mayor USD 1000.00 y menor o igual de 10.000,00) es adoptada la estrategia siguiente.

Casos donde sean tomadas las estrategias para los escenarios restantes.

*. Clasificacion – informacion de selección

Acontinuacion se presenta un esquema para el ingreso de los datos asociados a la llamada “clasificacion”, es decir los criteros de asignacion de estrategias, a saber:

Notaras los codigos de los centros para los cuales se activa esta estrategia (“DJF1”, “DJF2”, “DJF3”) Y el rango de importes (“mayor de USD 100.000.00)

En el ambiente de capacitacion se han incluido todos los centros a usar en un mismo grupo de estrategias.

En produccion o real se definen 3 grupos diferentes (por ej: R1-10 al R1-13, R1-14 al R1 -17, R1-18 al R1-21)

*. Custiones practicas – Tips

Trucos o conocimientos practicos asociados al uso de estrategias de liberacion a saber:

** Si la inf del documento no concuerda con ninguna estrategia no estaria sujeta a ningun proceso de aprobacion.

** Si dos estrategias duplican el criterio de aprobacion, siempre sera tenida en cuenta una de ellas.

** El criterio de aprobacion s/n el importe puede partir desde un valor (0) o un importe minimo, debajo del cual no se requiere aprobacion.

** Una solped sera dada x liberada (y x continuar el proceso de compras ) cuando hayan sido aprobados todos los niveles (o el ultimo sino tuviera pre-requisitos).

** La definicion de las estrategias se realiza desde la parametrizacion del sistema y puede ser modificada frente al cualquier cambio de las condiciones del negocio.

** Junto con la creacion de nuevas estrategias de liberacion se requiere la definicion de nuevos roles q seran asignados a los usuarios correspondientes, a fin autorizarlos a liberar los documentos asociados a esas nuevas estrategias.

*. Liberacion de documentos – Procedimiento

Cuando una solped esta sujeta a alguna estrategia de liberacion, presenta la solapa correspondiente a nivel de item, como se ve a continuacion

Donde observa la sgnte inf

· Grupo de liberacion (“R1”)

· Estrategia de liberacin (“12”)

· Ind de liberacion (“A”)

· Codigos / Niveles de liberacion (“10”,”11”,”12”)

El simbolo amarillo nos indica q ese es el proximo nivel a liberar, mientras q a los restantes aun falta procesar.

Para aprobar un documento se hace x la TXME54N, y tambien se utiliza para revocar la misma, q presenta la sgte apariencia:

Donde se observa un simbolo a la derecha del nivel a liberar, q permitira durante un click sobre el, dar por aprobado el nivel. Y se muestra asi:

Donde se pone de manifiesto un simbolo qda x aprobado el nivel “10” (en es esta caso ) e indica q el “11” es el siguiente. Para completar la tarea el documento debera ser guardado.

Ingresando nueve/ deberemos continuar con los niveles restantes hasta lograr la aprobacion completa del documento.

Con este ultimo paso el documento qda completa/ aprobado para ser utilizado como referencia para un pedido de compra.

*. Perdida de Liberacion

Cuando el documento q ya tiene asignada una estrategia de liberacion y se encuentra total y parcial/ liberado. Puede perder ese estado si se modifica alguna de los valores a los cuales esta sujeta la estrategia. Por ej: Centro, centro de costo, importes. Etc.

En este caso, debera ser liberado nueve/ desde el primer nivel.

Nota: Por otro lado, de manera similar a como fuera liberado el documento mediante la TX ME54N, la misma permite la cancelacion de la aprobacion con un procedimiento similar al utilizado anterior/.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Jose Murillo Morales