Unidad: Gestión de solicitudes de pedido - Lección 7/9
PRINCIPIOS BÁSICOS DE KA ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN.
1. ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN - GENERALIDADES: En SAP es utilizada cuando se desea establecer un procedimiento de liberación o aprobación de documento. En Las SolPed se presentan dos opciones:
1.1 - LIBERACIÓN INDIVIDUAL DE CADA ÍTEM DEL DOCUMENTO: En este caso deben ser aprobados por separado cada uno de los ítems que constituyen el documento, a nivel de ítem.
1.2 LIBERACIÓN SIMULTÁNEA DE TODO EL DOCUMENTO: En este caso son aprobados en forma colectiva o global de todos los ítems, es decir, la liberación se efectúa a nivel de cabecera o documento.
Aunque SAP brinda las dos opciones durante el proceso de parametrización, el primer ode los mencionados es el utilizado en el universo de los casos.
Las estrategias están formadas por dos parámetros, a saber:
_Grupos de liberación: el sistema utiliza la sigla "R1" para las SolPed, pero puede ser adoptada cualquier otra o una cantidad variable de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.
_Estrategias: Se utilizan códigos de dos espacios con combinaciones de tres letras y números para diferenciar las diversas estrategias.
La idea general es que, frente a una propuesta de compra mediante una SolPed (Será válido para otros documentos posteriores), exista un mecanismo de aprobación del mismo antes que continúe con el proceso.
Dicho procedimiento implicará la intervención de uno o varios ciclos o pasos de aprobación, a cargo de los denominados "aprobadores", los que participarán de acuerdo a pautas preestablecidas que veremos a continuación.
2. CONDICIONES GENERALES: En el diseño de las "estrategias de liberación" se tienen en cuenta los criterios según los cuales, se agruparán y asignarán los documentos a aprobar.
De acuerdo al contenido de cada SolPed, se establecerán diferentes estrategias a fin de otorgar la aprobación a diferentes responsables. Por ejemplo:
_Tipo de imputación.
_Grupo de Artículos.
_Centro.
_Centro de costo.
Es decir, se asignarán diferentes estrategias según cada una de los aspectos mencionados.
NALICEMOS ALGUNOS EJEMPLOS:
_Se establece cada sector o departamento tendrá el o los responsables propios para la liberación de documentos. De acuerdo a este criterio, las estrategias podrían estar agrupadas o clasificadas por "centro de costo".
_Se determina un sistema de compras descentralizadas por cada CENTRO se encarga de gestionar la adquisición de bienes y contratación de servicios.
_Tratándose de una Empresa cuya actividad implica la adquisición habitual de materiales asociados a especificaciones técnicas, la aprobación tendría que estar a cargo de responsables con formación técnica.
3. CONDICIONES DE IMPORTES: Un criterio fundamental y obligatorio en el diseño de ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN será la definición de escalas de importes que determinan los niveles o etapas de aprobación de un documento.
Para un cierto importe total de un ítem o posición de la SolPed, deberá ser liberado por un sólo responsable mientras que el importe supere determinado valor, deberá ser liberado por un segundo aprobador con mayor responsabilidad.
4. CONDICIONES DE APROBACIÓN - REQUSITOS: Cuando un documento presenta dos o más niveles de aprobación se pueden presentar dos escenarios diferentes a saber:
4.1 - CON DEFINICIÓN DE REQUISITOS: para aprobar un determinado nivel, es condición necesaria que ya lo haya hecho el inmediato anterior.
4.2 - SIN DEFINICIÓN DE REQUISITOS: Cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedarán
5. ESTADOS DE LIBERACIÓN: A fin de simplificar las indicaciones a los responsables del estado de liberación del documento, esto es, que ya se encuentren liberados, se definen "indicadores de liberación".
6. NIVELES DE LIBERACIÓN - EJEMPLOS: SAP le asignará dos nieles al ítem y asi sucesivamente hasta recibir el numero máximo de niveles.
TRANSACCIÓN ME53N: Visualizar la estrategia de liberación.
Hemos definido hasta 4 niveles de aprobación pero SAP permite definir hasta 8 como máximo.
7. CLASIFICACIÓN - INFORMACIÓN DE SELECCIÓN: Los datos ingresados hasta aquí determinan la estructura de las estrategias, el punto a tratar ahora, será el sitio donde indicaremos a SAP que datos debe contener el documento para que la estrategia sea capturada y asignada al mismo.
La configuración de esta sección es parte de las responsabilidades de los consultores.
En un caso real seguramente se definan tres grupos diferentes: "R1-10 al R1-13" /"R-14 al R1-17" /"R1-18 al R1-21".
8. CUESTIONES PRÁCTICAS - TIPS:
_Si la información del documento no concuerda con ninguna estrategia no estará sujeto a ningún proceso de aprobación.
_Si dos estrategias duplican el criterio de aprobación, siempre será tenida en cuenta una de ellas.
_El criterio de aprobación según el importe puede partir desde un valor 0 o un importe mínimo, debajo el cual no se requiere aprobación alguna.
_Una SolPed será dada por liberada (y poder continuar el proceso de compras) cuando haya sido aprobados todos los niveles (o últimos si no tuvieran prerrequisitos).
_La definición de las estrategias se realiza desde la parametrización del sistema y puede ser modificada frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio.
_Junto con la creación de nuevas estrategias de liberación se requiere la definición de nuevos roles que serán asignados a los usuarios.
9. LIBERACIÓN DE DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTO: Cuando una SolPed está sujeta a alguna estrategia de liberación, presenta la solapa correspondiente a nivel del ítem:
_Grupo de liberación ("R1").
_Estrategia de Liberación ("12").
_Indicador de Liberación ("A").
_Códigos / Niveles de Liberación ("10 / "11" / "12").
El símbolo amarillo nos indica que ése es el próximo nivel a librar, mientras que los restantes aun faltan procesar.
TRANSACCIÓN ME54N: Utilizaremos la transacción mencionada para acceder a la liberación de cada una de las posiciones del documento.
10. PÉRDIDA DE LIBERACIÓN: Cuando a un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberación y se encuentra total o parcialmente liberado puede perder ese estado si se modifica alguno de los valores a los cuales está sujeto la estrategia ejemplo. CENTRO. CETRO DE COSTO, IMPORTE.
La transacción ME54N, Permite la cancelación de la aprobación con un procedimiento similar.