Maestro de datos de Proveedores
1. Maestro de Proveedores - Generalidades: La figura del proveedor dentro del sistema corresponde al ente legal que nos suministrara bienes o servicios y con quienes establecemos un vinculo comercial mediante una serie de documentos que constituiran el Proceso de Compras.
Los datos maestros de proveedores se encuentran clasificados de acuerdo al alcance y aplicacion de sus datos. El siguiente esquema representa la manera como esta organizada la informacion de los proveedores:
DATOS GENERALES
DATOS DE LA SOCIEDAD DATOS DE LA ORG. COMPRAS
1.1 Datos generales: Son todos aquellos datos que por su caracteristicas son validos para cualquier aplicacion y por tanto sondefinidos a nivel de mandante. Alguno de ellos son:
- Direcciony datos de contacto
- Clave y Tipo de identificacion fiscal
- Datos bancarios (bancos, cuentas, titulares)
1.2 Datos contables (Sociedad): Son aquellos datos que se actualizan para cada Sociedad en la cual seran utilizados:
- Condiciones y medios de pago
- Clave de ordenamiento en los listados
- Exenciones a la retencion de impuestos
- Verificacion de facturas duplicadas
- Estado de bloqueo de pagos
- Consolidacion de pagos
- Grupo de tolerancias de precios en la verificacion de la factura
- Datos de contrato por correspondencia y reclamos
- Informacion de retencion de impuestos
1.3 Datos de Compras (Organizacion de Compra): Son aquellos datos relacionados a la Organizacion de Compra a travez de la cual contactamos al proveedor.
- Moneda habitual del pedido
- Condiciones de pago
- Fecha de control para la determinacion de precios
- Verificacion de factura basada en la entrada de mercaderia
- Datos de contacto con sector ventas del proveedor
- Grupo de Compras propuesto
- Definicion de interlocutores (contactos con el proveedor)
2. Maestro de Proveedores - Grupo de Cuentas: Es una parametro del proveedor que es solicitado como obligatorio al crear uno nuevo y el cual, define una cantidad de aspectos claves del maestro de datos.
A continuacion se presenta un grafico que menciona los principales aspectos que aplica al proveedor:
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Clase asignacion
de numeros
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Intervalo de
Numeracion
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Seleccion de
Campos
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| GRUPO DE CUENTA |
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Esquema de
Interlocutor
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Valores
propuestos
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Informacion a
nivel de Centro
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- Clase asignacion de numeros: determina el tipo de numeracion de los proveedores, esto es, interna o automatica, externa o manual.
- intervalo de numeracion: indica el rango de numeros en los que seran incluidos los proveedores asignados a cada Grupo de Cuentas. esto no anticipa que podremos clasificar los proveedores mediante diversos rangos numericos segun criterios diferentes.
- Seleccion de Campos: Este es un factor que cae destro del ambito de la parametrizacion, pero que nos permitira determinar el estado de datos solicitados segun las siguientes propiedades:
>Opcional: puede incluirse un dato o ser dejado vacio.
>Obligatorio: es imprescindible ingresar un dato al campo.
>No editable: se visualiza pero es imposible modificarlo.
>Oculto: no es visualizado al editar los datos del proveedor.
- Esquema de Interlocutor: se refiere a la definicion de los distintos contactos con el proveedor(quien vendem quien entrega, quien recibe la factura, quien cobra, etc.).
- Informacion a nivel de Centro: se trata de informacion especifica asociada al Centro en el cual se realizan operaciones.
- Valores propuestos: se indicaran determinados valores propuestos al momento de crear un nuevo proveedor.
3. Maestro de Proveedores - Comentarios
- Numeracion: cada proveedor posee un unico numero o codigo que lo identifica y es el mismo para todas las Sociedades y Aplicaciones. Sera utilizado en los documentos de compras para asociarlos a todos la informacion de su maestro de datos.
- Roles o Funciones: a cada proveedor se le podran asignar diferentes responsabilidades o funciones del proceso logistico para individualizar los individuos de contacto de cada etapa.
- Mensajes: el sistema permite diferentes vias de comunicacion con los proveedores; desde las mas comunes como via telefonica o fax, hasta el envio de informacion automatica via e-mail.
- Facturacion: el sistema prevee que un proveedore cumpla el rol de aprovisionamiento y otro sea legalmente quien recibe y procesa la factura y el pago. En este caso, deberan ser definidos los dos proveedores y luego asociados entre los datos maestros del proveedor principal.