Maestro de datos de proveedores
Concepto general
El proveedor es el ente que suministra bienes y/o servicios mediante un proceso de compra.
Los datos maestros de proveedores se encuentran organizados de manera que la información pueda utilizarse en diferentes procesos.
La información se divide principalmente en:
Datos generales → Datos de la sociedad → Datos de la organización de compras
Datos generales
Son aquellos datos del proveedor que resultan válidos para cualquier aplicación y, por tanto, se definen a nivel general.
Entre ellos se encuentran:
* Dirección y datos de contacto.
* Nombre.
* Clave y tipo de identificación fiscal.
* Datos bancarios.
Datos contables – Sociedad
Son los datos que se utilizan específicamente para cada sociedad en la que se trabaja con el proveedor.
Incluyen:
* Condiciones y medios de pago.
* Clave de ordenamiento en los listados.
* Información relacionada con la retención de impuestos.
* Verificación de facturas duplicadas.
* Estado de bloqueo de pagos.
* Consolidación de pagos.
* Información relacionada con diferencias o tolerancias.
* Datos necesarios para contabilización y procesos de pago.
Datos de compras – Organización de compras
Son aquellos datos relacionados con la organización de compras, a través de la cual se realizan las operaciones con el proveedor.
Entre ellos se encuentran:
* Moneda habitual del pedido.
* Condiciones de pago.
* Fecha de control para la determinación de precios.
* Verificación de factura basada en la entrada de mercancías.
* Datos de contacto con el sector de ventas del proveedor.
* Grupo de compras propuesto.
* Definición de interlocutores relacionados con el pedido.
Maestro de proveedores – Grupo de cuentas
El grupo de cuentas es un parámetro del proveedor que se solicita obligatoriamente al momento de crear uno nuevo.
Este parámetro determina aspectos importantes de su maestro de datos.
Clave de asignación de números
Determina el tipo de numeración que tendrán los proveedores.
La asignación puede ser:
Interna: SAP asigna automáticamente el número.
Externa o manual: el usuario introduce el número correspondiente.
Intervalo de numeración
Indica el rango de números dentro del cual se incluirán los proveedores asignados a cada grupo de cuentas.
Esto permite clasificar los proveedores mediante diferentes rangos numéricos según los criterios establecidos.
Selección de campos
Permite determinar el estado de los diferentes campos del maestro del proveedor.
Un campo puede configurarse como:
* Opcional: puede introducirse un dato o dejarse vacío.
* Obligatorio: necesariamente debe ingresarse un dato.
* No editable: se visualiza, pero no puede modificarse.
* Oculto: no se visualiza al editar los datos del proveedor.
Esquema de interlocutor
Define los distintos contactos o funciones relacionados con el proveedor, por ejemplo, quién vende, quién entrega o quién realiza determinadas funciones.
Información a nivel de centro
Corresponde a información específica asociada al centro en el cual se realizan las operaciones.
Valores propuestos
Permiten establecer determinados valores predeterminados al momento de crear un nuevo proveedor.
Características del proveedor
Numeración
Cada proveedor posee un número o código único que lo identifica.
Este número se utiliza en las sociedades y aplicaciones correspondientes y también aparece en los documentos de compras para acceder a la información de su maestro de datos.
Roles o funciones
A cada proveedor se le pueden asignar diferentes responsabilidades o funciones dentro del proceso. Esto permite individualizar las funciones de contacto correspondientes a cada etapa.
Mensajes
Se pueden introducir mensajes o información en el maestro de datos del proveedor.
Facturación
Debe definirse en el sistema quién factura y quién recibe/procesa la factura, de acuerdo con la relación establecida entre los datos maestros correspondientes.
Para memorizarlo fácilmente
La estructura esencial es:
Proveedor → Datos generales + Sociedad + Organización de compras
Y el grupo de cuentas determina principalmente:
Numeración + intervalo de números + selección de campos.
Esa última relación es importante porque suele prestarse a confusión: el grupo de cuentas no es simplemente una forma de “clasificar” proveedores; también condiciona cómo se crea y se comporta su registro maestro.