MAESTRO DE DATOS DE PROVEEDORES
1. GENERALIDADES
El PROVEEDOR dentro del sistema viene a constituir el ente legal que suministrará bienes y servicios y con quien realmente estableceremos vinculo comercial mediante una serie de documentos que constituirá el proceso de compras.
El MAESTRO DE DATOS de los proveedores se encuentra clasificada de acuerdo a su alcance y aplicación y su estructura está conformada de la siguiente manera:
Ø DATOS GENERALES
Ø DATOS DE LA SOCIEDAD
Ø DATOS DE COMPRA (ORGANIZACIÓN DE COMPRA)
Ø DATOS GENERALES
Son todos aquellos datos valida pata cualquier aplicación y son definidos a nivel de MANDANTE y los mismos son:
o Dirección y datos de contacto
o Clave y tipo de identificación fiscal
o Datos bancarios (bancos, cuentas, titulares)
- DATOS CONTABLES (SOCIEDAD)
Son los datos que se actualizan para cada sociedad. Los mismos son:
o Condiciones y medios de pago
o Clave de ordenamiento en los listados
o Exenciones a la retención de impuestos
o Verificación de facturas duplicadas
o Estado de bloqueo de pago
o Consolidación de pagos
o Grupo de tolerancia de precios en la verificación de facturas
o Datos de contacto por correspondencia y reclamos
o Información de retención de impuestos
Ø DATOS de COMPRA (ORGANIZACIÓN DE COMPRAS)
Son los datos relacionados a la ORGANIZACIÓN DE COMPRAS con la cual contactamos al PROVEEDOR. Los mismos son:
o Moneda habitual del pedido
o Condiciones de pago
o Fecha de control para la determinación de precios
o Verificación de facturas basada en la entrada de mercancías
o Datos de contacto con sector ventas del proveedor
o Grupo de compras propuesto
o Definición de interlocutores (contactos con el proveedor)
2. GRUPO DE CUENTAS
Son los parámetros del PROVEEDOR que es solicitado como obligatorio al crear uno nuevo y el cual define una cantidad de aspectos claves dentro del maestro de datos. Por lo tanto, existe varios aspectos que se le aplican al proveedor dentro de los que mencionan:
o Clase de asignación de números
o Intervalo de numeración
o Selección de campos
o Información a nivel de centro
o Valores propuestos
o Esquema de interlocutor
Ø CLASE ASIGNACIÓN DE NÚMEROS
Determina la clase numeración de los proveedores, esto es, INTERNA o AUTOMATICA, EXTERNA o MANUAL. La misma tiene semejanza a la de los materiales. Ejemplo:
00001 a 00011
10000 a 10001 CPD
Tienen códigos numéricos que fueron asignados automáticamente. Mientras que:
0021000 LIEF
DE-001 LIEF
AT-003 LIFA
DEC-0001 CPDL
Tienen códigos numéricos que fueron asignados externa o manualmente.
Ø INTERVALO DE NUMERACIÓN
Indica el rango de numero en la que serán incluidos los proveedores asignados a cada grupo de ventas. Esto nos anticipa que podremos clasificar los proveedores mediante diversos rangos numéricos según criterios diferentes (especialidad, origen)
Ø SELECCIÓN DE CAMPOS
Este es un factor que cae dentro del ámbito de la PARAMETRIZACIÓN, pero nos permitirá determinar el estado de datos solicitados según las siguientes propiedades:
- OPCIONAL: Puede incluirse un dato o puede dejarse vacío.
- OBLIGATORIO: Es imprescindible ingresar un dato al campo.
- NO EDITABLE: Se visualiza, pero es imposible modificarlo.
- OCULTO: No se visualiza al editar los datos del proveedor.
Ø ESQUEMA DE INTERLOCUTOR
Se refiere a la definición de los distintos contactos con el proveedor. (Quien vende, quien entrega, quien recibe la factura, quien cobra)
Ø INFORMACIÓN A NIVEL CENTRO
Se trata de información específica asociada al centro en el cual se realizan las operaciones.
Ø VALORES PROPUESTOS
Se indican determinados valores propuestos al momento de crear un nuevo proveedor
COMENTARIOS.
- NUMERACIÓN: Cada proveedor posee una única numeración o código que lo identifica y es la misma para todas las sociedades o aplicaciones.
- ROLES O FUNCIONES: A cada proveedor se le asignaran diferentes responsabilidades o funciones del proceso logístico para individualizar los individuos de contactos de cada etapa. Ejemplo: Dirección de pedido, Provisión de los materiales, Recepción de la factura y el pago. Podrán definirse varios para cada función.
- MENSAJES: El sistema permite diferentes vías de comunicación con los proveedores. Desde las más comunes, hasta teléfono y fax. Hasta envío de información automática va e-mail ejemplo (pedidos u ordenes de compra) debiendo ingresarse direcciones de e-mail validas en el MAESTRO DE DATOS DEL PROVEEDOR.
- FACTURACIÓN: El sistema prevé que un proveedor cumpla con el rol de aprovisionamiento y otro sea quien recibe y procesa la factura y el pago. En este caso, deberán ser definidos los dos proveedores y luego asociados entre los datos del maestro del proveedor principal.