Datos maestros: Es una entidad propia de un objeto ya sea material, proveedor, cliente; los cuales son almacenados en un único sitio y que pueden ser utilizados desde distintos módulos de SAP.
Un ejemplo de datos maestros es el listado de materiales que utiliza SAP, los cuales se agrupan en el llamado Maestro de Materiales, el cual es originado y mantenido por el módulo MM y utilizado y actualizado por diversos módulos como ventas, producción, mantenimiento, entre otros. Ejemplos prácticos:
- MM: es el responsable del origen y mantenimiento de la información. Además de dar uso a los datos, este accede a segmentos específicos como a datos para analizar stock, datos para planificar el aprovisionamiento, etc.
- PP: cuando este sector planifica la fabricación de un producto, el cual lo conforman una serie de insumos, materia prima, componentes semielaborados, etc., recurrirá al maestro de materiales para acceder a los datos de cada uno de ellos y confeccionar las órdenes de producción y las necesidades de compra requeridas.
- PM: esta área recurrirá al maestro de materiales cada vez que planifique y ejecute tareas de mantenimiento y necesite el uso de repuestos, insumos y herramientas.
- FI: cuando este sector requiera efectuar un análisis de rentabilidad y costos, debe recurrir a los movimientos de compra y venta, y por supuesto a los datos de maestro de materiales que están asociados a los valores, imputaciones contables, método de actualización de precio, entre otros.
- QM: cada vez que este sector requiera la verificación de calidad de un producto recurrirá al maestro de materiales para acceder a los datos que identifiquen sus características.
Aplicaciones de los materiales (cada una de ellas llamadas vistas):
- Ventas.
- Datos básicos.
- Compras.
- Planificación de necesidades.
- Gestión de almacenes
- Textos compras y ventas.
- Cálculos de costos.
- Gestión de calidad.
- Contabilidad.
- Stock de centro y almacén.
Debe quedar claro que no todos los materiales que introducimos al sistema serán válidos para toda la organización, sino que dependerá de su estructura, ya sea, centro, almacén, entre otros.
Cuando incorporamos un nuevo material al sistema registramos, como condición principal, los datos básicos, cuyos datos serán únicos y cualquier modificación que se realice en ellos, será reflejada en cualquier ámbito, es decir, que esta información será a nivel del mandante.
Materiales - Centros
Por otro lado, existen otro grupo de datos más específicos que serán asociados a los centros definidos en el sistema, es decir, que ellos podrán o no tener la misma información. Este grupo de datos pueden ser relacionados a compres, valoración, ventas, donde el sistema exigirá la indicación de un centro al cual haremos referencia.
Materiales - Almacenes
Este será otro nivel de segmentación de información, donde se asociarán ciertos datos a la definición del material en relación con cada almacén.
Cuando un material debe incorporarse al stock debe especificarse a qué centro y almacén deben ser adicionados dichos materiales, es decir que SAP permite la subdivisión del stock por cada uno de los almacenes, a la vez, de poder obtener la totalidad por cada uno de los centros.