✒️SAP MM / Generalidades del documento Por Julio Shur Lozada

PEDIDOS - GENERALIDADES

Dentro del proceso de compras es importante señalar varios aspectos fundamentales:

· Etapa de participación en el proceso

· Sector o integrantes de la compañía que lo originan o procesan

· Mecanismos mediante el cual puede generarse

· Interacción con otros documentos o módulos de sistema

· Procedimientos de creación, modificación y liberación de los documentos

· Procedimiento de creación con o sin referencia a otros documentos

· Diferentes variantes u operaciones para cada documento

· Mención y análisis de los datos principales

· Concepto de estrategia de liberación y bloqueo de documentos

· Procedimientos de liberación y desbloqueo de documentos

· Reporting o herramientas de listados y estadísticas de documentos

Muchos de los puntos que se tratarán en la unidad de conformación de pedidos de compras, tienen semejanza o coincidencia con el esquema de las solicitudes de pedidos SOLPED. Es importante destacar varias características fundamentales de este documento:

Ø El PEDIDO es un documento que se genera a partir de la decisión de satisfacer algún requerimiento de adquisición de bienes o contratación de servicios y que fuera previamente estudiado por los responsables de departamento de origen o por ejecución de un proceso MRP, a partir del cual, se da curso a la compra.

Ø El documento puede ser generado manualmente ante una SOLICITUD DE PEDIDO SOLPED originada por otro sector, por ejemplo: Mantenimiento o Producción, o como aceptación de la propuesta de una corrida de MRP.

Ø la creación de un PEDIDO no debe de generarse obligatoriamente a partir de una SOLICITUD DE PEDIDO SOLPED, salvo que las características del negocio o decisiones estratégicas de la empresa así lo hayan determinado.

Ø En los casos de los materiales consumibles (ACCESORIOS DE COMPUTADORAS, MATERIALES DE OFICINA) la creación del documento requiere la IMPUTACIÓN a un OBJETO CONTABLE, es decir, un CENTRO DE COSTO, ACTIVO FIJO, PEDIDO DE VENTA, PROYECTO, ORDEN DE FABRICACIÓN. En cada caso será solicitado el dato correspondiente al cual asociar la operación de compra.

Ø El sistema SAP permite el ingreso en el documento de materiales definidos en el MAESTRO DE MATERIALES, en cuyo caso bastará la indicación de CÓDIGO, mientas que, en el caso contrario, en el caso de que el material no exista en el MAESTRO DE MATERIALES se deberá de indicar una DESCRIPCIÓN e IMPUTACIÓN CONTABLE.

Ø El PEDIDO DE COMPRA es un documento formal que es enviado a un proveedor requiriendo la provisión de un determinado material o servicio bajo condiciones especificadas.

Ø El responsable de cada compra es un ÚNICO GRUPO DE COMPRAS y debe de ser asignado a un único proveedor y una sola moneda.

Ø Algunos datos deben o pueden ser ingresados manualmente según sean optativos u obligatorios. Algunos ejemplos son: CANTIDAD, PRECIO, CENTRO, ALMACÉN, NUMERO DE DOCUMENTO DE REFERENCIA, CÓDIGO DE PROVEEDOR, FECHA DE ENTREGA Entre otros.

Ø Un pedido puede ingresar con valor cero (0) porque el ítems no está sujeto a valuación en el inventario, pero se desea monitorear las fechas de entrega. (seleccionar el indicador libre de costo)

Ø El PEDIDO DE COMPRAS puede incluir la adquisición de materiales y/o servicios para diferentes CENTROS, pero asociados a una misma ORGANIZACIÓN DE COMPRAS.

· Cuando se ingresa un PEDIDO en el sistema, el mismo sugerirá una gran cantidad de datos propuestos que dependerán del MAESTRO DE PROVEEDOR (Dirección, Moneda, Condiciones de pago, Incoterms, Verificación de facturas) y del MAESTRO DE MATERIALES (Descripción, Grupo de materiales, Unidad de medidas, Textos de pedidos)

2. PEDIDO – PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO DE COMPRAS

Este documento, continua con el proceso de relevamiento de necesidades y definición del PROVEEDOR a quien se solicitarán los materiales o servicios. La etapa previa a este proceso es la confección de la SOLICITUD DE PEDIDOS SOLPED pero para procesar este paso deberán de detallarse a lo mas mínimos varias informaciones de gran relevancia.

La diferencia existente entre la SOLPED y el PEDIDO DE COMPRA es que en la SOLICITUD DE PEDIDO es posible indicar o al menos sugerir el nombre del PROVEEDOR mientras que en el PEDIDO DE COMPRAS es de carácter obligatorio establecer el PROVEEDOR.

Se pueden indicar varias características importantes que intervienen en el proceso de compras:

· El sector que ¨DISPARA¨ el proceso de compras ya ha aprobado la operación.

· El departamento de compras recibe la necesidad y define las condiciones mediante el cual se continuará la operación.

· COMPRAS define criterios de prioridad para todas las SOLICITUDES DE COMPRAS.

· COMPRAS interactúa con TESORERIA por la administración del presupuesto.

· COMPRAS puede solicitar otra información técnica de ser necesario.

3. PEDIDOS - EJEMPLO

Cabe destacar que los PEDIDOS al igual que otros documentos, se pueden generar tanto manual como automáticamente.

Ø PEDIDOS POR SOLICITUDES DE PEDIDO (SOLPED)

Es el caso donde otros sectores de la compañía requieren la compra de materiales o la contratación de servicios mediante la creación de una SOLICITUD DE PEDIDO (SOLPED)

Ø PEDIDOS POR EJECUCIÓN DEL PROCESO MRP

Se ha ejecutado el proceso MRP y el sistema le ha propuesto a COMPRAS la adquisición de diversos materiales, mediante la creación de solicitudes de pedidos. Será atributo de COMPRAS aceptar o reprogramar dichas SOLPED y convertirlas, posteriormente, en pedidos concretos a los proveedores.

Ø PEDIDOS CREADOS DIRECTAMENTE

Existen casos donde el proceso de COMPRAS omite la creación de SOLPED y se origina directamente a partir del pedido. Esto puede deberse al tipo de adquisición, a quien origina la misma, entre otros.

La existencia en la ejecución de estas operaciones de compras deberá ser definida dentro de las estrategias de compras de la compañía a fin de evitar omisiones de etapas que vulneren las normas de auditorías establecidas para el DEPARTAMENTO DE COMPRAS. Estos posibles escenarios serán reflejados en las tareas de PARAMETRIZACIÓN para que no exista o quede sujeto a libre albedrío o a decisiones individuales.

4. ASIGNACIÓN CONTABLE

Al igual que en la creación y conformación de la SOLPED en esta parte se ratificará la información consolidada ya vistas en la SOLPED.

Ø STOCK

En este caso incorporaremos lo adquirido al STOCK y pasará a formar parte del inventario de la compañía. Los DOCUMENTOS CONTABLES serán IMPUTADOS cuentas de STOCK preestablecidas en la PARAMETRIZACIÓN.

Ø CENTRO DE COSTO/BENEFICIO

El material es solicitado por alguna sección, la que deberá hacerse cargo dentro de su presupuesto de la erogación que implique la adquisición. Esto se vera reflejado en la IMPUTACIÓN a algún CENTRO DE COSTO del solicitante. O podrá ser repartido por mas de uno, recurriendo a la llamada IMPUTACIÓN MÚLTIPLE.

Ø ACTIVO FIJO

La operación de compra está orientada a adquirir un bien de uso, el que será tratado por SAP como un ACTIVO FIJO (o INMOVILIZADO, como lo denomina SAP) el que habrá sido definido en el sistema.

Ø PROYECTO

El ítem del pedido será asignado a un PROYECTO y deducido de su presupuesto el costo originado.

Ø PEDIDO DE CLIENTE

El costo originado por la adquisición será asignado como costo de adquisición para la venta asociada.

Ø ORDEN DE PRODUCCIÓN/MANTENIMIENTO

Asociado el proceso de compras a una ORDEN DE FABRICACIÓN o MANTENIMIENTO, será cargada a esta las erogaciones inherentes a la operación de adquisición.