✒️SAP MM / Generalidades del documento Por Rafael Marrero

Gestión de pedidos de compra.

Generalidades del documento.

Tal como se comentó en las SolPed, aqui desarrollaremos todos los conocimientos para la gestión de los Pedidos de compra, durante las cuales reiteraremos el análisis de puntos esenciales.

Etapa de participación en el proceso.

Sector o integrantes de la empresa que lo originan o procesan

Mecanismos mediante los cuales pueden generarse

Interacción con otros documentos o módulos del sistema.

Procedimiento de creación, modificación y liberación de los documentos.

Procedimiento de creación con y sin referencia a otros documentos.

Diferentes variantes u operaciones para cada documento.

Mención y análisis de los datos principales.

Concepto de estrategias de liberación y bloqueo de documentos

Procedimiento de liberacion y desbloqueo de documentos.

Reporting o herramientas de listados y estadisticas de documentos.

Muchos de los puntos coinciden con las SolPed.

Caracteristicas y peculiaridades de este documento.

El pedido es un documento que se genera a partir de la decisión de satisfacer algún requerimiento de adquisición de bienes o contratación de servicios y que fuera previamente evaluado por los responsables del departamento de origen o por ejecución de un proceso MRP, a partir del cual, se da curso a la compra.

El documento puede ser generado manualmente ante una SolPed originada en otro sector, por ejemplo: producción o mantenimiento, o como aceptación de la propuesta de una ejecución del MRP.

La creación de un pedido no debe originarse obligatoriamente a partir de uan SolPed, salvo que las caracteristicas del negocio o decisiones de los directivos así lo hayan determinado.

En los casos de materiales consumibles, la creación del documento requiere la imputación a algún objeto contable. En cada caso será solicitado el dato correspondiente al cual asociar la operación de compra.

El sistema admite el ingreso en el documento de materiales definidos en el maestro de materiales en cuyo caso bastará con la indicación del código, mientras que en el caso contrario, deberá ser indicada una descripción, imputación contable, etc.

El pedido de compra es un documento formal que es enviado a un proveedor requiriendo la provisión de una determinado material o servicio bajo condiciones especificadas.

El responsable de cada compra es un único Grupo de Compras y debe ser asignado a un único proveedor y en una sola moneda.

Algunos datos pueden/deben ser ingresados manualmente según sean optativos u obligatorios. Algunos ejemplos son, cantidad y precio, centro y almacén, numero de documento de referencia, código del proveedor, fecha de entrega, entre otros.

Un pedido puede ser ingresado con valor cero porque el item no está sujeto a valuación en el inventario, pero se desea monitorear las fechas de entrega (seleccionar el indicador libre de costo)

El pedido de compra puede incluir la adquisición de materiales y/o servicios para diferentes Centros pero asociados a una misma Organización de Compras.

Cuando se ingresa un pedido, el sistema sugerirá una cantidad de datos propuestos que dependerán del maestro de proveedor (dirección, moneda, condiciones de pago, incoterms, verificación de factura, etc) y del maestro de materiales (descripción, grupo de materiales, unidad de medida, texto del pedido, etc.)

Pedido - Participación en el proceso de compras.

Este documento es el que continua al relevamiento de necesidades y definición del proveedor a quien se solicitará los materiales o servicios.

La etapa previa es la confección de la SolPed, existen algunos posibles pasos intermedios cuando deba ser analizado en detalle, quien o quienes serán escogidos como los proveedores.

Esto marca la principal diferencia entre la SolPed y el pedido, ya que en el primero, si bien es posible indicar cual será el proveedoro al menos sugerirlo, en el pedido, la definición del mismo es obligatoria, ya que será a favor de quien crearemos el documento.

Algunas caracteristicas que intervienen en esta etapa del Proceso de compras.

El sector que "dispara" el proceso de compra ya ha aprobado la operación.

El departamento de compras recibe la necesidad y define las condiciones bajo las cuales continuará la operación.

Compras define criterios de prioridad para todas las solicitudes de compras.

Compras interactúa con tesoreria por la administración de los presupuestos

Compras puede solicitar información técnica adicional si fuera necesaria.

Pedidos - Ejemplos:

Los pedidos (como muchos otros documentos de SAP) pueden ser creados manual o automáticamente.

Ahora la idea es analizar algunos casos en los que procede su creación manual como resultado de una necesidad concreta de disponer de ciertos materiales o servicios.

Pedidos por solicitudes de pedidos: es el caso que otros sectores de la compañia requieren la compra de materiales o la contratación de servicios mediante la creación de una SolPed.

Pedidos por ejecución del MRP: se ha ejecutado el proceso de MRP y el sistema le ha propuesto a Compras la adquisición de diversos materiales, mediante la creación de SolPed. Será atributo de Compras aceptar o reprogramar dichas SolPed y convertirlas, posteriormente, en pedidos concretos a proveedores.

Pedidos creados directamente: existen casos donde el proceso de compras omite la creación de una SolPed y se origina directamente a partir del pedido. Esto puede deberse al tipo de adquisición, a quien origina la misma, entre otros.

La existencia de éste tipo de operaciones deberá ser definida dentro de las estrategias de compras de la compañia a fin de evitar la omisión de etapas que vulneren normas de auditoria establecidas para el departamento de compras.

Cada uno de los posibles escenarios mencionados serán reflejados en la parametrización del sistema, de manera que no quede sujeto al libre albedrío o decisiones individuales el curso de las acciones.

Asignación contable

Tambien de la manera como analizamos las SolPed, en este documento, que no es otra cosa que una ratificación de la información heredada de la misma, existirán las mismas opciones de asignación contable que las vistas con anterioridad.

Una breve sintesis del tema, para ayudar-memorizar.

Stock: en este caso incorporaremos lo adquirido al stock y pasará a formar parte del inventario de la compañia. los documentos contables que generen serán imputados a cuentas de stock preestablecidas en la parametrización.

Centro de costo / Beneficio: el material es solicitado por alguna sección, la que deberá hacerse cargo dentro de su presupuesto de la erogación que implique la adquisición. Esto se verá reflejado en la imputación a algún Centro de costo del solicitante. O como se mencionó anteriormente, podrá ser repartido por mas de uno, recurriendo a la denominada "imputación múltiple"

Activo fijo: la operación de compra está orientada a adquirir un bien de uso, el que será tratado por SAP como un activo fijo (o inmovilizado, como lo denomina SAP), el que habrá sido definido previamente en el sistema.

Proyectos: el item del pedido será asignado a un proyecto y deducido de su presupuesto el costo originado.

Pedido de cliente: el costo originado por la adquisición será asignado como costo de adquisición para la venta asociada.

Orden de producción / Mantenimiento: asociado el proceso de compras, a una orden de fabricación o mantenimiento, será cargada a ésta las erogaciones inherentes a la operación de adquisición.