✒️SAP MM / Generalidades del documento Por Luis Cabrera Vaca

Generalidades del Documento

1. Solicitud de Pedido - Generalidades: Se trabajara sobre cada uno de los documentos principales del Proceso de Compras. Se conoceran algunos puntos esenciales que mencionaremos a continuacion:

• Estapa de participacion en el Proceso
• Sector o integrantes de la empresa que lo originan o procesan
• Mecanismos mediante los cuales pueden generarse
• Interaccion con otros documentos o modulos del sistema
• Procedimiento de creacion, modificacion y liberacion de los documentos
• Procedimiento de creacion con y sin referencia a otros documentos
• Diferentes variantes u operaciones para cada documento
• Mencion y analisis de los datos principales
• Concepto de Estrategias de Liberacion y Bloqueo de documentos
• Procedimiento de Liberacion y Desbloqueo de documentos
• Reporting o herramientas de listado y estadisticas de documentos

La lista precedente no pretende ser completa ni definir el orden estricto en que seran propuestos los temas para cada documento.

Analicemos algunas caracteristicas y peculiaridades de este documento:

• La Solicitud de Pedido es un documento interno que se genera toda vez que algun sector o integrante de la Compañia requiere un material o servicio y debe solicitarlo al Departamento de Compras.
• El documento puede ser generado manualmente ante una adquisicion o bien automaticamente frente a actividades en otros departamentos, tales como Produccion o Mantenimiento.
• Otra via de creacion de este tipo de documento es la producida durante el analisis de necesidades de reposicion de stock, conocido como MRP (sigla en ingles con que se conoce esta herramienta).
• En los casos de Materiales Consumibles (materiales de oficina, accesorios de computadoras, etc), la creacion del documento requiere la imputacion a algun objeto contable, esto es, Centro de Costo, Activo Fijo, Pedido de Venta, Proyecto, Orden de Fabricacion, etc. En cada caso sera solicitado el dato correspondiente al cual asociar la operacion de compra.
• El sistema admite el ingreso en el documento de materiales definidos en el Maestro de Materiales en cuyo caso bastara la indicacion del codigo, mientras que en el caso contrario, debera ser indicada una descripcion, imputacion contable, etc.

2. Solicitud de Pedido - Participacion en el Proceso de Compras: Sucesivas etapas y dentro de el, la ubicacion y participacion del documento que estamos analizando:

Como puedes observar, se trata del primer documento de la cadena de compras y solo es precedido por una etapa de "Determinacion de necesidades", en la cual, el Area de Compras, como posible iniciador de las actividades, recurre a herramientas manuales o automaticas para determinar cuales son los requerimientos de compra actual, a partir de los diversos factores intervinientes. Mencionamos algunos de ellos a modo de referencia:

• Stock actual disponible para su utilizacion
• Solicitudes de Pedido o Pedidos ya creados y en proceso
• Productos vendidos a clientes y comprometidos para la entrega
• Productos requeridos para los procesos productivos
• Productos requeridos para el mantenimiento de la planta
• Requerimiento de adquisicion de productos para satisfacer el stock

3. Solicitud de Pedido - Ejemplos: Las Solicitudes de Pedidos pueden ser creados manual o automaticamente.

3.1 Materiales para consumo:

• Administracion: requiere la reposicion de insumos de libreria.
• Informatica: requiere insumos aplicados a los equipos informaticos.
• Mantenimiento: requiere la reposicion de repuestos para tareas de mantenimiento de la planta o maquinaria.

3.2 Materiales para stock (Produccion y/o Venta):

• Produccion: adquisicion de productos, insumos y materias primas para la ejecucion de procesos productivos.
• Venta: adquisicion de productos para satisfacer la demanda de los clientes.

3.3 Bienes de uso (Activos Fijos):

• Informatica: adquisicion de nuevas computadoras, notebooks, impresoras, etc.
• Administracion: adquision de maquinas de oficina, escritorios, etc.
• Gerencias: adquisicion de automotores o camionetas para uso del personal.
• ¨Produccion: adquisiciones de nueva maquinaria o herramientas.

En los casos que mencionamos anteriormente, pueden presentarse ambos casos, la creacion manual o automatica del documento, ya que un sector puede requerir a Compras, adquirir los productos mencionados mediante una SolPed creada manualmente.

Un integrante del Departamento de Compras puede ejecutar el mencionado proceso MRP (tambien llamado "Planificacion de necesidades") y de cuyo resultado, crearse automaticamente una serie de SolPed´s acordes a las necesidades detectadas por el sistema.

En el ultimo caso, la adquisicion de los bienes mencionados requiere de una configuracion y planificacion particular que hace que el proceso sea manual en la generalidad de los casos.

4. Asignacion contable: Cuando el material es adquirido, pasa a ser parte de los bienes de la Empresa. De acuerdo a la aplicacion a la que este destinado, sera la asignacion contable que se efectua al incorporar el bien.

Se mencionan diversas opciones de imputacion:

4.1 Stock: Es el caso de una material adquirido para formar parte del stock y al cual se le daran diversos usos. Ademas de incorporarse al inventario de la Empresa, su ingreso sera imputado a nivel contable a una cuenta (o con opcion a varias de ellas) determinada que se encuentra preconfigurada en el sistema.

Cuando no se ha hecho ninguna imputacion SAP entiende que todos los movimientos seras imputados a cuentas de Stock.

4.2 Centro de Costo / Beneficio: Este es el caso donde el material sera consumido por algunas de las secciones o integrantes de la Empresa. A fin de alimentar un modulo que mencionamos al principio ("Controlling") los movimientos contables que ocasione una operacion de este tipo seran imputados (asignados) a un determinado Centro de Costo o compartido por varios de ellos.

En la solapa de Imputacion los datos que seran solicitados como obligatorios son: Cuenta de Mayor y Centro de Costo.

4.3 Activo Fijo: Toda vez que la empresa adquiera un bien de uso, esto es, una computadora, un automovil, cuya finalidad sera su uso para las actividades que desarrolla.

4.4 Proyectos: Cuando la empresa encare un proyecto de cualquier naturaleza y desee individualizar los movimientos y gastos en los que se incurre, se utilizara este tipo de imputacion.

4.5 Pedido de Cliente: Se aplicara este tipo de imputacion cuando se desee individualizar todos los movimientos asociados a operaciones de venta a clientes (el area de venta habra creado un Pedido de Venta previamente).

4.6 Orden de Produccion / Mantenimiento: Asociando la operacion a la correspondiente Orden de Trabajo para Produccion o Mantenimiento, es posible relacionar todos los movimientos con las operaciones industriales que la originaron.

Siendo el foco el Proceso de Compra, en la leccion siguiente analizaremos los diferentes caminos a seguir de acuerdo al tipo de adquisicion que debamos realizar.