✒️SAP MM / Generalidades del documento Por Ezequiel Palazzesi

SOLICITUD DE PEDIDO

• La Solicitud de Pedido es un documento interno que se genera toda vez que algún sector o integrante de la Compañía requiere un material o servicio y debe solicitarlo al Departamento de Compras.

• El documento puede ser generado manualmente ante una solicitud de adquisición o bien automáticamente frente a actividades en otros departamentos, tales como Producción o Mantenimiento.

• Otra vía de creación de este tipo de documento es la producida durante el análisis de necesidades de reposición de stock, conocido como MRP (sigla en inglés con que se conoce esta herramienta).

• En los casos de Materiales Consumibles (materiales de oficina, accesorios de computadoras, etc.), la creación del documento requiere la imputación a algún objeto contable, esto es, Centro de Costo, Activo Fijo, Pedido de Venta, Proyecto, Orden de Fabricación, etc. En cada caso será solicitado el dato correspondiente al cual asociar la operación de compra.

• El sistema admite el ingreso en el documento de materiales definidos en el Maestro de Materiales en cuyo caso bastará la indicación del código, mientras que, en el caso contrario, deberá ser indicada una descripción, imputación contable, etc.

 Participación en el proceso de compras:

1. Determinación de necesidades

2. Creación de la Solicitud de Pedido

3. Liberación de la Solicitud de Pedido

4. Determinación de la fuente de adquisición - Cotización

5. Selección del Proveedor - Comparación de Ofertas

6. Gestión del Pedido (Orden de Compra)

7. Liberación del Pedido

8. Recepción o Entrada de Mercadería

9. Recepción y Control de Factura

Un motivo para la creación de la SolPed manualmente puede ser como un material consumible, que no incrementa el valor del stock, por lo que se le debe asignar un centro de costo y una cuenta de mayor.

Entonces podemos definir los materiales en estos grandes grupos:

I. Materiales para consumo

a) Administración: requiere la reposición de insumos de librería (carpetas, fichas, etc.).

b) Informática: requiere insumos aplicados a los equipos informáticos (cartuchos, tóners, cintas, resmas de papel, etc.).

c) Mantenimiento: requiere la reposición de repuestos para tareas de mantenimiento de la planta o maquinaria.

II. Materiales para stock (Producción y//o Venta)

a) Producción: adquisición de productos, insumos, y materias primas para la ejecución de procesos productivos.
b) Venta: adquisición de productos para satisfacer la demanda de los clientes (productos terminados, repuestos, accesorios, etc.).

III. Bienes de uso (Activos Fijos)

a) Informática: adquisición de nuevas computadoras, notebooks, impresoras, etc.

b) Administración: adquisición de máquinas de oficina, escritorios, etc.

c) Gerencias: adquisición de automotores o camionetas para uso del personal.

d) Producción: adquisición de nueva maquinaria o herramientas.

De manera similar, un integrante del Departamento de Compras puede ejecutar el mencionado proceso MRP (también llamado "Planificación de necesidades") y de cuyo resultado, crearse automáticamente una serie de SolPed's acordes a las necesidades detectadas por el sistema.
En el último caso, la adquisición de los bienes mencionados requiere de una configuración y planificación particular que hace que el proceso sea manual en la generalidad de los casos.

DE ACUERDO A LA INTENSION DE LA COMPRA SERA EL EFECTO EN LA CONTABILIDAD DE LA EMPRESA.

 Asignación contable:

Cuando un material es adquirido, pasa a ser parte de los bienes de la Empresa. De acuerdo a la aplicación a la que esté destinado, será la asignación contable que se efectúa al incorporar el bien.

Se mencionan a continuación las diversas opciones de imputación. La imputación es la actividad mediante la cual se efectúa un registro en la Contabilidad de los efectos económicos u contables del proceso de compra, venta etc. Estas se realizan por medio de cuentas contables de manera automática (documentos MM y SD) o manual (documentos FI).-

1. Stock

Se incorpora al inventario de la Empresa y su ingreso será imputado a nivel contable a una cuenta (o con opción a varias de ellas) determinada que se encuentra preconfigurada en el sistema.

ESi dejamos sin completarla columna I SAP entiende que los movimientos serán imputados a cuentas de stock, podrás observar que a nivel del ítem (segmento inferior de la pantalla) no presenta la solapa de "Imputación" como observarás en las restantes.

2. Centro de Costo // Benefiiciio

Este es el caso donde el material será consumido por algunas de las secciones o integrantes de la Empresa. A fin de alimentar un módulo que mencionamos al principio ("Controlling") los movimientos contables que ocasione una operación de este tipo serán imputados (asignados) a un determinado Centro de Costo o compartido por varios de ellos.
Podrás observar que a nivel del ítem (segmento inferior de la pantalla) presenta la solapa de "Imputación" y dentro de ella, los datos que serán solicitados como obligatorios: centro de costo y cuenta de mayor.

Centro de Costo: Término asociado a la subdivisión de la Empresa a los fines de imputar los costos en que se incurre a cada uno de sus sectores o actividades desarrolladas.
i bien se trata de un concepto contable y su impacto se refleja en otro sector de la gestión de información, es a partir de ciertos documentos originados en el Módulo MM donde se define a cual de los objetos de costo se verá reflejado el gasto en que se incurre al efectuar la adquisición de un bien o la contratación de un servicio.
Normalmente, es en las primeras etapas de un proceso de compras donde se establece este tipo de imputación, es decir, en las Solicitudes de Pedido o Pedidos.
No obstante lo anterior, sólo se verá reflejado su efecto a través del registro de la Recepción de la mercadería y la Factura del proveedor, momento en el cual, se verá efectivizada la mencionada imputación.

3. Actiivo Fijo

Se presenta el caso de un Activo Fijo, toda vez que la Empresa adquiera un bien de uso, esto es, una computadora, un automóvil, una oficina, etc. cuya finalidad será su uso para las actividades que desarrolla.
Ees pasible de ser amortizado y reducir su valor con el paso del tiempo de acuerdo a pautas legales predeterminadas.

La transacción AS01 Crea ACTIVOS FIJOS

Puede acceder a la Transacción AS01 utilizando el menú:

Menú SAP
 Finanzas
 Gestión financiera
 Activos fijos
 Activo fijo
 Crear
 AS01 - Activo fijo

Se completará la columna imputación con la opción A y en la solapa de imputación se deberá completar el campo activo Fijo.

4. Proyectos

Cuando la empresa encare un proyecto de cualquier naturaleza y desee individualizar los movimientos y gastos en los que se incurre, se utilizará este tipo de imputación.

Se completará la columna imputación con la opción P y en la solapa de imputación se deberá completar el campo cuenta mayor.

5. Pedido de Cliente

Se aplicará este tipo de imputación cuando se desee individualizar todos los movimientos asociados a operaciones de venta a clientes (el área de venta habrá creado un Pedido de Venta previamente).

Un pedido de venta es un acuerdo contractual entre una organización de ventas y un solicitante sobre la entrega de productos o la prestación de un servicio con un precio, unas cantidades y unos plazos definidos.

Se completará la columna imputación con la opción C y en la solapa de imputación se deberá completar el campo cuenta mayor y el numero de Pedido de cliente.

6. Orden de Producción // Mantenimiento

Asociando la operación a la correspondiente Orden de Trabajo para Producción o Mantenimiento, es posible relacionar todos los movimientos con las operaciones industriales que las originaron.

Se completará la columna imputación con la opción F y en la solapa de imputación se deberá completar el campo centro de coste, cuenta mayor y el número de Orden.