✒️SAP MM / Generalidades del documento Por Julio Shur Lozada
SAP MM Generalidades del documento
GENERALIDADES DEL DOCUMENTO
1. SOLICITUD DE PEDIDO
Es importante tener presente que al momento de realizar lo documentos del proceso de compra es fundamental tener presentes detallar y estudiar varios aspectos tales como:
· Etapa de la participación en el proceso (PROCESO DE COMPRAS-SOLICITUD)
· Sector o integrantes de la empresa que lo originan o procesan (DPTO. COMPRAS- GRUPO DE COMPRAS RESPONSABLES DE COMPRAR)
· Mecanismos mediante los cuales puede crearse (TRANSACCIÓN RESPECTIVA-DOCUMENTO DE COMPRA)
· Interacción con otros documentos o módulos del sistema (INTEGRACIÓN MM CON OTROS MODULOS)
· Procedimiento de creación, modificación y liberación de los documentos (DOCUMENTO RESPECTIVO Y SUS DIFERENTES APLICACIONES)
· Creación del documento con o sin referencia a otros documentos.
· Diferentes variantes u operaciones por cada documento
· Concepto de estrategia de liberación y bloqueo de documentos
· Procedimiento de liberación y desbloqueo de documentos
· Reporting o herramientas de listado y estadísticas de documentos.
Ø La SOLPED SOLICITUD DE PEDIDO es un documento interno que se genera toda vez que un SECTOR o INTEGRANTE de la empresa requiere un material o servicio al DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
Ø La solicitud puede ser creado manualmente ante una solicitud de adquisición o bien puede ser automática frente a actividades de otros departamentos tales como PRODUCCIÓN Y MANTENIMIENTO.
Ø Otra vía de creación de este documento es la producida mediante el ANÁLISIS DE NECESIDADES DE REPOSICIÓN DE STOCK conocido como MRP.
Ø En el caso de MATERIALES CONSUMIBLES tales como (MATERIALES OFICINA, ACCESORIOS DE COMPUTADORAS) la creación del documento requiere la IMPUTACIÓN a algún objeto contable, esto es, CENTRO DE COSTO, ACTIVO FIJO, PEDIDO DE VENTA, PROYECTO, ORDEN DE FABRICACIÓN Entre otros. En cada caso será solicitado el dato correspondiente al cual asociar la operación de compra.
Ø El sistema admite el ingreso en el documento de materiales definido en el MAESTRO DE MATERIALES en cuyo caso bastará la indicación del código, mientras que, en el caso contrario, deberá ser indicada una descripción, IMPUTACIÓN CONTABLE.
2. SOLICITUD DE PEDIDO - PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO DE COMPRA
En esta parte es importante y fundamental señalar que la SOLPED SOLICITUD DE PEDIDO se trata del primer documento de la CADENA DE COMPRAS, lo cual solo es precedido por la DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES, en la cual, el área de COMPRAS, como iniciador del proceso, recurre a herramientas manuales o automáticas para ver cuales son los requerimientos de compra actuales. Se mencionan a continuación varios factores que la generan:
· Stock actual disponibles para su utilización.
· Solicitudes de pedidos o pedidos ya creados y en proceso.
· Productos vendidos a clientes y comprometidos para la entrega
· Productos requeridos para los procesos productivos
· Productos requeridos para el mantenimiento de la planta
· Requerimiento de adquisición de productos para satisfacer el stock.
3. SOLICITUD DE PEDIDO - EJEMPLO
· MATERIALES PARA CONSUMO
- ADMINISTRACIÓN: requiere la adquisición o reposición de insumos de librería (carpetas, hojas, fichas)
- INFORMÁTICA: requiere insumos aplicados a los equipos informáticos (cartuchos, toners, cintas, resmas de papel)
- MANTENIMIENTO: requiere la reposición de repuestos para el mantenimiento de la planta o maquinaria.
· MATERIALES PARA STOCK (PRODUCCIÓN Y/O VENTAS)
- PRODUCCIÓN: Adquisición de productos, insumos y materia prima para la ejecución de procesos productivos.
- VENTAS: Adquisición de productos para satisfacer la demanda de los clientes (Productos terminados, accesorios, repuestos)
· BIENES DE USO (ACTIVOS FIJOS)
· INFORMÁTICA: Adquisición de COMPUTADORAS, NOTEBOOKS, IMPRESORAS.
· ADMINISTRACIÓN: Adquisición de MÁQUINAS DE OFICINA, ESCRITORIOS.
· PRODUCCIÓN: Adquisición de NUEVAS MAQUINARIAS O HERRAMIENTAS.
· GERENCIA: Adquisición de AUTOMOTORES O VEHÍCULOS PARA USO DEL PERSONAL.
Es importante destacar que la creación de documento se puede realizar de forma manual o automática, ya que un sector de la empresa puede solicitar a compras, adquirir los productos mediante SOLPED creada manualmente.
4. ASIGNACIÓN CONTABLE
Cuando un material es adquirido por la empresa, el material pasa a formar parte de los bienes de la empresa. Esto es, de acuerdo a la aplicación a la que será destinado, se hará la asignación contable que se efectúa al incorporar el bien.
Algunos ejemplos de IMPUTACIÓN:
· STOCK
En caso de un material adquirido para formar parte del STOCK y al cuál se darán diversos usos. Este material al incorporarse al inventario de la empresa, su ingreso será IMPUTADO a nivel contable que se encuentre configurada en el sistema.
· CENTRO COSTO/BENEFICIO
Este es el caso donde el material será usado o consumido por algunas sesiones o integrantes de la empresa. Los movimientos contables que ocasione una operación de este tipo serán IMPUTADOS (asignados) a un determinado CENTRO DE COSTOS o compartido por varios de ellos.
En la parte de los DATOS DE DETALLES DE POSICIÓN se encontrará la solapa IMPUTACIÓN y dentro de ella serán solicitados varios datos obligatorios tales como:
· CUENTA DE MAYOR
· CENTRO DE COSTO
· ACTIVO FIJO
En esta parte se presenta el caso, de un ACTIVO FIJO a toda vez que la empresa requiera un bien de uso, esto es, una COMPUTADORA, un AUTOMÓVIL, una OFICINA cuya finalidad será para las actividades que se cumplen en ella.
· PROYECTO
Esto se presenta cuando la empresa encare un proyecto de cualquier naturaleza y desee individualizar los movimientos y gastos en lo que se incurre, se utilizara este tipo de IMPUTACIÓN.
· PEDIDO DE CLIENTE
Este tipo de IMPUTACIÓN se aplicará cuando se desee individualizar todos los movimientos asociados a operaciones de ventas (El área de venta habrá creado un pedido de venta previamente)
· ORDEN DE PRODUCCIÓN/MANTENIMIENTO
Asociando la operación a la correspondiente ORDEN DE TRABAJO para PRODUCCIÓN o MANTENIMIENTO es posible relacionar todos los movimientos con las operaciones industriales que la originaron.
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Sobre el autor
Publicación académica de Julio Antonio Shur Lozada, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Senior
Julio Antonio Shur Lozada
Profesión: Lic. Msc Gerencia Logística - Venezuela - Legajo: QV91F
✒️Autor de: 60 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: PartTime
Presentación:
Especialista en logística y gestión de la cadena de suministros. capacitado en tareas de aprovisionamiento, almacenamiento, gestión de inventario, transporte y distribución.
Certificación Académica de Julio Shur
