✒️SAP MM / Generalidades del documento Por Ginna Casas Trespalacios

Solicitud de Pedido - Generalidades

A partir de este momento nuestro objetivo estará centrado en trabajar sobre cada uno de los documentos principales del Proceso de Compras. De cada uno de ellos nos interesarán conocer algunos puntos esenciales que mencionamos a continuación:

- Etapa de participación en el proceso

- Sector o integrantes de la empresa que lo originan o procesan

- Mecanismos mediante los cuales pueden generarse

- Interacción con otros documentos o módulos del sistema

- Procedimiento de creación con y sin referencia a otros documentos

- Procedimiento de creación, modificación y liberación de los documentos

- Diferentes variantes u operaciones para cada documento

- Mención y análisis de los datos personales

- Concepto de estrategias de Liberación y Bloqueo de documentos

- Procedimiento de Liberación y Desbloqueo de documentos

- Reporting o herramientas de listados y estadísticas de documentos

LA SOLICITUD DE PEDIDO es un documento interno que se genera toda vez que algún sector o integrante de la compañía requiera un material o servicio y debe solicitarlo al Departamento de Compras.

El documento puede ser generado manualmente ante una solicitud de adquisición o bien automáticamente frente a actividades en otros departamentos, tales como Producción o Mantenimiento.

Otra vía de creación de este tipo de documento es la producida durante el análisis de necesidades de reposición de stock, conocido como MRP (sigla en inglés con que se conoce esta herramienta) (MRP El proceso de SAP que permite la planificación de necesidades de aprovisionamiento, al ejecutar este procedimiento, el sistema entregará un reporte de los materiales a comprar en función de los compromisos de entrega a clientes, producción y mantenimiento del stock, basándose en la parametrización del sistema y los materiales).

En los casos de Materiales Consumibles (materiales de oficina, accesorios de computadoras, etc) la creación del documento requiere la imputación a algún objeto contable, esto es, Centro de Costo, Activo Fijo, Pedido de Venta, Proyecto, Orden de Fabricación, etc. En cada caso será solicitado el dato correspondiente al cual asociar la operación de compra. (Imputación; actividad mediante la cual se efectúa un registro en la Contabilidad de los efectos económicos y contables de procesos de compra, venta, etc. las imputaciones se realizan por medio de cuentas contables que generan asientos en la contabilidad general y que se reflejan también en el libro mayor. (Centro de Costo; Término asociado a la subdivisión de la Empresa a los fines de imputar los costos en que se incurre a cada uno de sus sectores o actividades desarrolladas. (Activo Fijo; Término que hace referencia a un bien que es adquirido para ser utilizado por la Empresa, por ejemplo; computadoras, automotores, edificio, etc.) (Pedido de Venta; Comprende un acuerdo contractual entre una organización de ventas y un solicitante sobre la entrega de productos o la prestación de un servicio con un precio, unas cantidades y unos plazos definidos).

El sistema admite el ingreso en el documento de materiales, definidos en el Maestro de Materiales en cuyo caso bastará la indicación del código, mientras que, en el caso contrario, deberá ser indicada una descripción, imputación contable, etc.

Solicitud de Pedido - Participación en el Proceso de Compras

se trata del primer documento de la cadena de compras y sólo es precedido por una etapa de Determinación de necesidades, en la cual el Área de Compras, como posible iniciador de las actividades recurre a herramientas manuales o automáticas para determinar cuáles son los requerimientos de compra actuales, a partir de los diversos factores intervinientes.

- Stock actual disponible para su utilización

- Solicitudes de Pedido o Pedidos ya creados y en proceso

- Productos vendidos a clientes y comprometidos para la entrega

- Productos requeridos para los procesos productivos

- Productos requeridos para el mantenimiento de la planta

- Requerimiento de adquisición de productos para satisfacer el stock

3. Solicitud de Pedido - Ejemplos

Las solicitudes de Pedidos como muchos otros documentos de SAP) pueden ser creados manual o automáticamente.

La idea en esta sección es analizar algunos casos en los que se procede a su creación manual como resultado de una necesidad concreta de disponer de ciertos materiales o servicios.

Materiales de consumo

- Administración: requiere la reposición de insumos de librería, fichas, etc.

- Informática: requiere insumos aplicados a los equipos informáticos (cartuchos, tóners, cintas, resmas de papel, etc.)

- Mantenimiento: requiere la reposición de repuestos para tareas de mantenimiento de la planta o maquinaria.

Materiales para stock (Producción y/o Venta)

- Producción: adquisición de productos, insumos y materias primas para la ejecución de procesos productivos.

- Venta: adquisición de productos para satisfacer la demanda de los clientes (productos terminados, repuestos, accesorios, etc)

Bienes de uso (Activos Fijos)

- Informática: adquisición de nuevas computadoras, notebooks, impresoras, etc.

- Administración: adquisición de máquinas de oficina, escritorios, etc.

- Gerencias: adquisición de automotores o camionetas para uso del personal

- Producción: adquisición de nueva maquinaria o herramientas

En los casos que mencionamos anteriormente, pueden presentarse ambos casos, la creación manual o automática del documento, ya que un sector puede requerir a Compras, adquirir los productos mencionados mediante una SolPed creada manualmente.

De manera similar, un integrante del Departamento de Compras puede ejecutar el mencionado proceso MRP (también llamado Planificación de necesidades) y de cuyo resultado, crearse automáticamente una serie de SolPed's acordes a las necesidades detectadas por el sistema.

En el último caso, la adquisición de los bienes mencionados requiere de una configuración y planificación particular que hace que el proceso sea manual en la generalidad de los casos.

Asignación Contable

Cuando un material es adquirido, pasa a ser parte de los bienes de la Empresa. De acuerdo a la aplicación a la que este destinado, será la asignación contable que se efectúa al incorporar el bien.

Se mencionan a continuación las diversas opciones de Imputación:

- Stock: Es el caso de un material adquirido para formar parte del stock y al cual se le darán diversos usos. Además de incorporarse al inventario de la Empresa, su ingreso será imputado a nivel contable a una cuenta ( o con opción a varias de ellas) determinada que se encuentra preconfigurada en el sistema.

- Centro de Costo/Beneficio: Este es el caso donde el material será consumido por algunas de las secciones o integrantes de la Empresa. A fin de alimentar un módulo que mencionamos al principio (Controlling) los movimientos contables que ocasione una operación de este tipo serán imputados (asignados) a un determinado Centro de Costo o compartido por varios de ellos.

- Activo Fijo: Se presenta el caso de un Activo Fijo, toda vez que la Empresa adquiera un bien de uso, esto es, una computadora, un automóvil, una oficina, etc. cuya finalidad será su uso para las actividades que desarrolla.

- Proyectos: Cuando la Empresa encare un proyecto de cualquier naturaleza y desee individualizar los movimientos y gastos en los que se incurre, se utilizará este tipo de imputación.

- Pedido de Cliente: Se aplicará este tipo de imputación cuando se desee individualizar todos los movimientos asociados a operaciones de venta a clientes (el área de venta habrá creado un Pedido de Venta previamente).

- Orden de Producción/Mantenimiento: Asociando la operación a la correspondiente Orden de Trabajo para Producción o Mantenimiento, es posible relacionar todos los movimientos con las operaciones industriales que las originaron. (Orden de Trabajo; SAP crea una orden de trabajo cuando en el módulo de PM (Mantenimiento de las Plantas) donde se deben realizar actividades asociadas a su función. Las órdenes constituyen una parte importante de la planificación detallada de medidas y de su documentación correspondiente en Mantenimiento o servicio al cliente).

Proceso de Compra: Término que se refiere a todas las actividades asociadas a la adquisición de bienes o la contratación de servicios. En su conjunto se lo suele denominar "Proceso de Compra" y según las características definidas por la compañía podría incluir la totalidad de documentos disponibles por SAP o sólo algunos de ellos.