Configuración de datos maestros de deudores y acreedores
1 | Integración de datos de proveedores y clientes
Hemos aprendido a crear datos maestros por medio de un interlocutor comercial y hemos visto que las transacciones de creación y modificación de datos maestros de clientes y proveedores ya no son válidas en un ambiente de S/4 HANA, sin embargo, gran parte de la configuración de datos maestros de deudores y proveedores continua vigente.
Para poder crear BP como deudores o acreedores, vamos a necesitar tener configurados por lo menos los siguientes puntos.
· Grupo de cuentas de deudores y proveedores
El status campo que se define en un grupo de cuentas será el que defina los campos obligatorios, opcionales u ocultos al momento de crear un interlocutor comercial. En los siguientes puntos de la lección aprenderemos como vincular el grupo de cuentas al rol del interlocutor comercial.
· Rango de números y asignación de rangos de números
Otro de los puntos de la configuración es indicar si queremos que, en cada rol, el interlocutor comercial tenga un número independiente, o por cada rol siempre mantenga el mismo número. En el video que vimos en la unidad 2, el interlocutor comercial en su rol general tenía un número, en su rol de acreedor tenía otro y en su rol de deudor tenía otro, sin embargo, se trataba de la misma empresa o persona.
En esta lección aprenderemos las configuraciones necesarias para integrar la parametrización de deudores y proveedores que ya conocemos con las parametrizaciones necesarias para crear un interlocutor comercial.
La integración de interlocutores comerciales con deudores y proveedores no es exclusiva de S/4 HANA Finance. Toda la configuración se puede aplicar desde la versión de SAP ECC.
2 | Configuración inicial para proveedores y clientes
A continuación, veremos los puntos de customizing que son necesarios para poder crear deudores y proveedores como interlocutores comerciales.
1.1 DEFINIR RANGOS DE NÚMEROS
Lo primero que debemos hacer es definir los rangos de números que vamos a utilizar para la creación del interlocutor comercial. Lo hacemos antes de definir una agrupación, ya que lo vamos a necesitar en el próximo paso de la configuración.
Esta transacción es similar a cualquier otra transacción de rangos de números. Debemos acceder presionando el botón MODIFICAR INTERVALOS.
Para crear un rango de números simplemente le asignamos un valor al rango, creamos una numeración desde/hasta y definimos si es numeración interna o externa.
¿Recuerdas que, al momento de parametrizar los rangos de numeración, tanto de maestro de datos como de documentos, los mismos no generan una orden de transporte (recurso de SAP que traslada dicha información a los ambientes de QAS y PRD) y por tanto, deberás volver a configurarlo en cada uno de los mismos?
1.2 DEFINIR AGRUPACIONES Y ASIGNAR RANGOS DE NÚMEROS
En este punto del customizing se definen las agrupaciones de interlocutores comerciales. La agrupación es una clasificación que determina el número con el cual se creará el interlocutor.
SAP trae configurado varias agrupaciones estándares donde tenemos la agrupación 0001 con asignación interna de números y la 0002 con asignación externa de números.
Para definir una nueva agrupación, solo debemos crear una clave alfanumérica de hasta 4 caracteres y asignar un rango de números que ya debe haber sido creado, e indicar si será numeración externa o interna.
En el paso anterior creamos el rango 70 con numeración interna. En este paso vamos a crear la agrupación ZINT con el rango 70. Tengamos presente esta configuración para ir siguiendo todos los pasos a realizar.
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| Sincronización de datos maestros
Vamos a acceder a otro punto del customizing donde vamos a realizar los pasos necesarios para
2.1 ACTIVACIÓN DEL POSTPROCESSING OFFICE PARA PROCESOS DE SINCRONIZACIÓN
Esta es una tarea muy técnica, donde solo debemos ingresar una entrada con el objeto de sincronización BP y la marca de activado.
El POSTPROCESSING OFFICE se utiliza para la sincronización de datos maestros y está conectado mediante el Cockpit de sincronización que asegura que los procesos empresariales del componente AP-MD tiene activa la creación de órdenes de tratamiento posterior en caso de error en la sincronización.
AP-MD: Application Platform – Master Data o Plataforma de aplicación – Datos maestros
2.2 ACTIVAR OPCIONES DE SINCRONIZACIÓN
En este punto se especifica cuáles son los objetos que deben ser sincronizados. Deberán estar activados el BP con el deudor y acreedor y viceversa.
Habitualmente este punto ya viene configurado de manera estándar.
2.3 INTEGRACIÓN CLIENTES
En esta actividad se le asigna al grupo de cuentas de deudores el rol IC – INTERLOCUTOR COMERCIAL en el que se debe crear el interlocutor durante el tratamiento como deudor.
· En gestión financiera se tienen que haber configurado los grupos de cuentas y los rangos de números asignados a los grupos de cuentas para crear cuentas de deudor.
· Se tiene que haber definido y parametrizado el rol de interlocutor comercial. Esta parametrización se lleva a cabo en la actividad a definir roles IC que veremos más adelante, por ahora utilizaremos los estándares que trae el sistema.
Para seguir un ejemplo puntual, el grupo de cuentas de deudor ZDBP lo vamos a asignar a las funciones estándares de interlocutor comercial para clientes en FI y SD.
FLCU00: permite crear al deudor en la sociedad FI.
FLCU01: permite crear al deudor en el área de ventas, es decir, es lo que necesitamos para poder utilizar el interlocutor en el módulo SD.
2.3.1 ASIGNACIÓN DE NÚMEROS PARA LA INTEGRACIÓN
Al inicio de esta lección hicimos mención sobre cómo se numeran los interlocutores, respecto a que cada rol puede tener la misma numeración del interlocutor comercial o pueden ser distintas. En este punto del customizing es donde definimos este comportamiento. Para que usen la misma numeración, el grupo de deudor debe tener numeración externa y mismo rango que el interlocutor comercial.
· Haber definido y asignado rangos de números y agrupaciones para el interlocutor comercial.
· En el customizing de gestión financiera, se deben haber especificado los grupos de cuentas y los rangos de números asignados a los grupos de cuentas para crear las cuentas de deudor.
En esta actividad, se asignan grupos de cuentas del registro maestro de deudor a las agrupaciones del interlocutor comercial para permitir que al tratar el INTERLOCUTOR COMERCIAL se actualice al mismo tiempo el deudor. Con esta asignación, se selecciona si el registro maestro de deudor se crea con una agrupación de cuentas con asignación de números interne o externa, o con igualdad de números.
2.4 INTEGRACIÓN PROVEEDOR (ACREEDOR)
Al igual que vimos en el punto 3.3, en esta actividad se le asigna al GRUPO DE CUENTAS de acreedores el rol IC – INTERLOCUTOR COMERCIAL en el que se debe crear el interlocutor durante el tratamiento como proveedor.
· En gestión financiera, se tienen que haber configurado los grupos de cuentas y los rangos de números asignados a los grupos de cuentas para crear cuentas de proveedor.
· Se tiene que haber definido y parametrizado el rol de interlocutor comercial. Esta parametrización se lleva a cabo en la actividad definir roles IC que veremos más adelante, por ahora utilizaremos los estándares que trae el sistema.
En esta actividad se asignan grupos de cuentas del registro maestro del proveedor a las agrupaciones del interlocutor comercial para permitir durante el tratamiento del interlocutor comercial, la actualización simultánea del proveedor. Con esta asignación se selecciona si el registro maestro de proveedor se crea con un grupo de cuentas con asignación de números interna o externa o con igualdad de números.
4 | PARAMETRIZACIONES PROPIAS DE INTERLOCUTOR COMERCIAL
Ahora revisaremos algunas configuraciones propias de interlocutor comercial que pueden ser útiles para ajustar determinados procesos.
1.1 DEFINIR FUNCIÓN DE INTERLOCUTOR COMERCIAL
SAP trae predefinidos una gran cantidad de funciones de interlocutor, pero si necesitamos crear una nueva, podremos hacerlos como se indica a continuación.
Accedemos a la ruta de customizing y veremos todas las funciones existentes. Para crear una nueva función, podremos copiar una estándar o crear una entrada nueva.
¿Qué datos necesitamos para crear una función IC?
Función IC: una clave alfanumérica de hasta 6 caracteres.
Denominación: un nombre o descripción para la función IC.
Tipo de función: los programas pueden acceder mediante el tipo de función de interlocutor comercial directamente a las funciones de interlocutor comercial asignadas a un interlocutor comercial. En el recaudo “otras funciones IC” asignadas al tipo de función IC veremos todas las funciones IC asignadas a ese tipo de función.
Vista IC: sirve para determinar el control de dympros o pantallas en la creación de un interlocutor comercial. La configuración de las vistas IC lo veremos en el próximo punto.
1.2 TIPO DE FUNCIÓN IC
Al crear la función IC se indica un tipo de función IC, el cual también es un dato parametrizable.
En el tipo de función se indican dos cosas:
· Tipo de diferenciación: es un dato utilizado internamente que especifica qué características se utilizan para diferenciar objetos iguales. Por ejemplo: datos generales, datos de sociedad, datos de área de ventas, etc.
· Tipo de interlocutor posible: aquí podemos definir si un interlocutor puede ser creado como organización, persona o grupo. Si marcamos más de una opción, al crearlos nos solicitará que indiquemos el tipo, pero si la opción es única, el usuario ya no debe elegir el tipo ya que se crea automáticamente en el tipo asignado. Por ejemplo, si estamos creando un contacto comercial, tiene solo la opción persona, por lo tanto, desaparece la ventana inicial que consulta el tipo de interlocutor a crear.
1.3 DEFINIR TRANSACCIONES DE APLICACIÓN
En esta actividad se definen las transacciones para tratar al interlocutor comercial. De esta forma se especifica el contexto con el cual se accede al tratamiento de un interlocutor comercial en función de la actividad deseada y de las funciones de interlocutor comercial asignadas.
A las transacciones Z o no estándares se les puede asignar tanto funciones IC como tipos de funciones IC, mientras que las transacciones proporcionadas con la versión estándar de SAP únicamente tienen asignados tipos de funciones IC.
Cuando se asigna un tipo de función IC, al llamar la transacción de aplicación se selecciona y trata la función IC asignada a ese tipo y marcada como asignación estándar. Además, el usuario cuenta para su selección todas las funciones IC asignadas a este tipo de función IC.
Para crear una transacción debemos seguir dos pasos:
· Definir una transacción y un texto
· Asignar el tipo de función IC o función IC
Si el usuario ingresa directamente a la transacción FLCU1, se abrirá la pantalla de creación de interlocutor comercial con el rol FLC00, sin necesidad de que tenga que crear primero el interlocutor a nivel general y luego elegir el rol como deudor.
1.4 CONTROL DE PANTALLAS O STATUS CAMPO
La vista interlocutor comercial se define en lo que se llama BUSINESS DATA TOOLSET (BDT) y sirve para el control de dynpros, el cual puede especificarse en el customizing mediante la asignación de una función IC. De esta forma, es posible controlar entre otras cosas, qué datos desean visualizarse en modo interactivo para un interlocutor comercial cuando se ha seleccionado la correspondiente función.
En la primera pantalla al ingresar, tendremos disponibles todas las funciones IC estándares. Sin embargo, podremos agregar las funciones IC que hayamos parametrizado en el punto 4.1.
Presionando el botón modificaciones de campo, accederemos a la lista completa de campos. Del lado izquierdo tendremos el set de datos BDT que contiene un grupo de campos. Del lado derecho, veremos la lista de campos disponibles para ese set y podremos configurar cada campo como opción, oculto, solo visualización o no especificado.
En la siguiente imagen, podremos ver como impacta al definir un dato como obligatorio en el rol de deudor.
6 | Tablas relevantes
A continuación, encontrarás algunas de las tablas más relevantes para interlocutores comerciales y sobre todo aquellas que son necesarias para armar el vínculo entre IC y deudores y acreedores. Las tablas que ya conocíamos del ERP tradicional siguen vigentes como, por ejemplo: KNA1, KNB1, LFA1, LFB1, etc.