1 | Integración de datos de Proveedores y Clientes
En la unidad 2 hemos aprendido a crear datos maestros por medio de un interlocutor comercial y hemos visto que las transacciones de creación y modificación de datos maestros de Clientes y Proveedores ya no son válidas en un ambiente de S/4HANA, sin embargo, gran parte de la configuración de datos maestros de Deudores y Proveedores continua vigente.
Para poder crear BP como deudores o acreedores, vamos a necesitar tener configurados por lo menos los siguientes puntos:
- Grupo de cuentas de Deudores y Proveedores.
El status campo que se define en un grupo de cuentas será el que defina los campos obligatorios, opcionales u ocultos al momento de crear un interlocutor comercial. En los siguientes puntos de la lección aprenderemos como vincular el grupo de cuentas al rol del interlocutor comercial.
- Rango de números y asignación de rangos de números.
Otro de los puntos de la configuración es indicar si queremos que, en cada rol, el interlocutor comercial tenga un número independiente, o por cada rol siempre mantenga el mismo número. En el video que vimos en la unidad 2, el interlocutor comercial en su rol general tenía un número, en su rol de acreedor tenía otro y en su rol de deudor tenía otro, sin embargo, se trataba de la misma empresa o persona.
En esta lección aprenderemos las configuraciones necesarias para integrar la parametrización de Deudores y Proveedores que ya conocemos con las parametrizaciones necesarias para crear un Interlocutor Comercial.
- Importancia de la funcionalidad
La integración de Interlocutores comerciales con Deudores y Proveedores no es exclusiva de S/4HANA Finance. Toda la configuración que veremos en la lección ya se puede aplicar desde la versión de SAP ECC.
2 | Configuración inicial para Proveedores y Clientes
A continuación, veremos los puntos de Customizing que son necesarios para poder crear Deudores y Proveedores como interlocutores comerciales.
2.1 | Definir rangos de números
Lo primero que debemos hacer es definir los rangos de números que vamos a utilizar para la creación del interlocutor comercial. Lo hacemos antes de definir una Agrupación, ya que lo vamos a necesitar en el próximo paso de la configuración.
- Transacción - BUCF
|>> Componentes multiaplicaciones
|>> Interlocutor comercial central
|>> Interlocutor comercial
|>> Parametrizaciones básicas
|>> Rangos de números y agrupaciones
|>> Definir rangos de números
Esta transacción es similar a cualquier otra transacción de rangos de números. Debemos acceder presionando el botón Modificar Intervalos.
Para crear un rango de números simplemente le asignamos un valor al rango, creamos la numeración desde/hasta y definimos si es numeración interna o externa.
FIGURA 11.1 Maestro de Proveedores-Clientes - Rangos de numeración
- ¡Pasaje de la información de Rangos de numeración a otros ambientes!
¿Recuerdas que, al momento de parametrizar los rangos de numeración, tanto de maestro de datos como de documentos, los mismos no generan una Orden de Transporte (recurso de SAP que traslada dicha información a los ambientes de QAS y PRD) y por tanto, deberás volver a configurarlo en cada uno de los mismo?
Importante: si por tu actividad no has tenido contacto o conocimiento de lo que es una Orden de Transporte y su función y deseas ampliar el conocimiento, no dudes en consultarme.
2.2 | Definir agrupaciones y asignar rangos de números
En este punto del Customizing se definen las Agrupaciones de Interlocutores Comerciales. La Agrupación es una clasificación que determina el número con el cual se creará el interlocutor.
- Definir Agrupaciones (Vista V_TB001)
|>> Componentes multiaplicaciones
|>> Interlocutor comercial central
|>> Interlocutor comercial
|>> Parametrizaciones básicas
|>> Rangos de números y agrupaciones
|>> Definir agrupaciones y asignar rangos de números
SAP trae configurado varias agrupaciones estándares donde tenemos la agrupación "0001" con asignación interna de números y la "0002" con asignación externa de números.
Para definir una nueva agrupación, solo deberemos crear una clave alfanumérica de hasta 4 caracteres y asignar un rango de números que ya debe haber sido creado, e indicar si será numeración externa o interna.
FIGURA 11.2 Maestro de Proveedores-Clientes - Rangos de numeración - Agrupación
En el paso anterior creamos el rango "70" con numeración interna. En este paso vamos a crear la Agrupación "ZINT" con el rango "70". Tengamos presente esta configuración para ir siguiendo todos los pasos a realizar.
3 | Sincronización de Datos Maestros
Vamos a acceder a otro punto del Customizing donde vamos a realizar los pasos necesarios para vincular los datos maestros de Proveedores y Deudores con los interlocutores comerciales.
3.1 | Activación del Postprocessing Office para procesos de Sincronización
Esta es una tarea muy técnica, donde solo debemos ingresar una entrada con el objeto de Sincronización BP y la marca de activado.
El Postprocessing Office se utiliza para la Sincronización de datos maestros y está conectado mediante el Cockpit de Sincronización que asegura que los procesos empresariales del componente AP-MD tiene activa la creación de órdenes de tratamiento posterior en caso de error en la sincronización.
- AP-MD Application Platform - Master Data o Plataforma de aplicación - Datos maestros
- Activar PPO - Post Processing Office
|>> Componentes multiaplicaciones
|>> Sincronización datos maestros
|>> Control de sincronización
|>> Control de sincronización
|>> Post-Processing Office: Activar órdenes p.obj.plataforma
FIGURA 11.3 Maestro de Proveedores-Clientes - Rangos de numeración - Sincronización
3.2 | Activar Opciones de Sincronización
En este punto se especifica cuáles son los objetos que deben estar sincronizados. Deberán estar activados el BP con el deudor y acreedor y viceversa.
- Activar Opciones de Sincronización
|>> Componentes multiaplicaciones
|>> Sincronización datos maestros
|>> Control de sincronización
|>> Control de sincronización
|>> Activar opciones de sincronización
Habitualmente este punto ya viene configurado de manera estándar tal como se muestra en la siguiente imagen:
FIGURA 11.4 Maestro de Proveedores-Clientes - Activación de la Sincronización
3.3 | Integración Clientes
En esta actividad se le asigna al Grupo de cuentas de Deudores el rol IC (Interlocutor Comercial) en el que se debe crear el Interlocutor durante el tratamiento como deudor.
Condiciones previas
- En Gestión Financiera se tienen que haber configurado los Grupos de cuentas y los Rangos de números asignados a los Grupos de cuentas para crear Cuentas de deudor.
- Se tiene que haber definido y parametrizado el rol de Interlocutor Comercial. Esta parametrización se lleva a cabo en la actividad definir roles IC que veremos más adelante, por ahora utilizaremos los estándares que trae el sistema.
- Especificar función de Interlocutor Comercial en sentido Deudor
|>> Componentes multiaplicaciones
|>> Sincronización de datos maestros
|>> Integración cliente proveedor
|>> Parametrizaciones interlocutor comercial
|>> Parametrizaciones de integración de clientes/deudores
|>> Especificar función IC en sentido deudor según IC
Para seguir un ejemplo puntual, el Grupo de cuentas de deudor "ZDBP" lo vamos a asignar a las funciones estándares de Interlocutor comercial para Clientes en FI y en SD.
FLCU00: permite crear al Deudor en la sociedad FI.
FLCU01: permite crear al Deudor en el Área de ventas. Es decir, es lo que necesitamos para poder utilizar el Interlocutor en el Módulo de SD.
3.3.1 | Asignación de Números para la integración
Al inicio de esta lección hicimos mención sobre cómo se numeran los Interlocutores, respecto a que cada rol puede tener la misma numeración del Interlocutor comercial o pueden ser distintas. En este punto del Customizing es donde definimos este comportamiento. Para que usen la misma numeración, el Grupo de deudor tiene que tener numeración externa y mismo rango que el Interlocutor comercial.
Condiciones previas
- Haber definido y asignado Rangos de números y agrupaciones para el Interlocutor comercial.
- En el Customizing de Gestión financiera, se deben haber especificado los Grupos de cuentas y los Rangos de números asignados a los Grupos de cuentas para crear las cuentas de Deudor.
- Asignación de números
|>> Componentes multiaplicaciones
|>> Integración cliente proveedor
|>> Parametrizaciones interlocutor comercial
|>> Parametrizaciones de integración de clientes/deudores
|>> Asignación campos para la integración de deudores
|>> Asignación de claves
|>> Especificar asignación de números p.dirección interloc.comercial a deudor
En esta actividad, se asignan Grupos de cuentas del registro maestro de Deudor a las Agrupaciones del Interlocutor comercial para permitir que al tratar el Interlocutor comercial se actualice al mismo tiempo el Deudor. Con esta asignación, se selecciona si el registro maestro de deudor se crea con una Agrupación de cuentas con asignación de números interna o externa, o con igualdad de números.
FIGURA 11.5 Maestro de Proveedores-Clientes - Grupos de Cuentas e Interlocutores
3.4 | Integración Proveedor (Acreedor)
Al igual que vimos en el punto 3.3, en esta actividad se le asigna al Grupo de cuentas de acreedores el rol IC (Interlocutor Comercial) en el que se debe crear el Interlocutor durante el tratamiento como Proveedor.
Condiciones previas
- En Gestión Financiera se tienen que haber configurado los Grupos de cuentas y los Rangos de números asignados a los Grupos de cuentas para crear cuentas de Proveedor.
- Se tiene que haber definido y parametrizado el rol de Interlocutor Comercial. Esta parametrización se lleva a cabo en la actividad definir roles IC que veremos más adelante, por ahora utilizaremos los estándares que trae el sistema.
- Asignar Grupo de cuentas de Acreedor a Agrupación IC - (Vista V_TBC001)
|>> Componentes multiaplicaciones
|>> Sincronización datos maestros
|>> Integración cliente proveedor
|>> Parametrizaciones interlocutor comercial
|>> Parametrizaciones de integración proveedores/acreedores
|>> Asignación campos para integración de deudores
|>> Asignación de claves
|>> Especificar asignación de números para dirección IC a acreedor
En esta actividad se asignan Grupos de cuentas del registro Maestro de Proveedor a las agrupaciones del Interlocutor comercial para permitir durante el tratamiento del Interlocutor comercial, la actualización simultánea del Proveedor. Con esta asignación se selecciona si el registro maestro de Proveedor se crea con un Grupo de cuentas con asignación de números interna o externa o con igualdad de números.
FIGURA 11.6 Maestro de Proveedores-Clientes - Grupos de Cuentas e Interlocutores
- ¡Configuración lista!
Con todo lo que hemos hecho hasta aquí, ya estamos en condiciones de comenzar a crear Interlocutor Comercial en su rol general y ampliarlo a sus roles como acreedores y deudores, tanto en FI como en SD y MM.
4 | Parametrizaciones propias de Interlocutor Comercial
Ahora revisaremos algunas configuraciones propias de Interlocutor comercial que pueden ser útiles para ajustar determinados procesos.
4.1 | Definir Función de Interlocutor Comercial
SAP trae predefinidos una gran cantidad de funciones de Interlocutor, pero si necesitamos crear una nueva podremos hacerlo como se indica a continuación.
Accedemos a la ruta del Customizing y veremos todas las funciones existentes. Para crear una nueva función, podremos copiar una estándar o crear una entrada nueva.
- Definir Funciones de Interlocutor Comercial
|>> Componentes multiaplicaciones
|>> Interlocutor comercial central
|>> Interlocutor comercial
|>> Parametrizaciones básicas
|>> Funciones interlocutor comercial
|>> Definir funciones IC
¿Qué datos necesitamos para crear una función IC?
- Función IC: una clave alfanumérica de hasta 6 caracteres.
- Denominación: un nombre o descripción para la función IC.
- Tipo de Función: los programas pueden acceder mediante el tipo de función de Interlocutor comercial directamente a las funciones de interlocutor comercial asignadas a un Interlocutor comercial. En el recuadro "Otras funciones IC" asignadas al tipo de función IC veremos todas las funciones IC asignadas a ese tipo de función.
- Vista IC: Sirve para determinar el control de dympros o pantallas en la creación de un Interlocutor comercial. La configuración de las Vista IC lo veremos en el próximo punto.
FIGURA 11.7 Maestro de Proveedores-Clientes - Control
4.2 | Tipo de Función IC
Al crear la función IC se indica un Tipo de función IC, el cual también es un dato parametrizable.
En el tipo función se indican dos cosas:
- Tipo de diferenciación: es un dato utilizado internamente que especifica qué características se utilizan para diferenciar objetos iguales. Por ejemplo, Datos generales, Datos de sociedad, Datos de área de ventas, etc.
- Tipo de Interlocutor posible: aquí podemos definir si un Interlocutor puede ser creado como organización, persona o grupo. Si marcamos más de una opción, al crearlo nos solicitará que indiquemos el tipo, pero si la opción es única, el usuario ya no debe elegir el tipo ya que se crea automáticamente en el tipo asignado. Por ejemplo, si estamos creando un Contacto comercial, tiene solo la opción persona, por lo tanto, desaparece la ventana inicial que consulta el tipo de interlocutor a crear.
FIGURA 11.8 Maestro de Proveedores-Clientes - Función IC
4.3 | Definir Transacciones de aplicación
En esta actividad se definen las transacciones para tratar al Interlocutor comercial. De esta forma se especifica el contexto con el cual se accede al tratamiento de un interlocutor comercial en función de la actividad deseada y de las funciones de interlocutor comercial asignadas.
A las transacciones "Z" (zeta) o no estándares se les puede asignar tanto funciones IC como tipos de funciones IC, mientras que las transacciones proporcionadas con la versión estándar de SAP únicamente tienen asignados tipos de funciones IC.
Cuando se asigna un Tipo de función IC, al llamar la transacción de aplicación se selecciona y trata la función IC asignada a ese tipo y marcada como asignación estándar. Además, el usuario cuenta para su selección todas las funciones IC asignadas a ese tipo de función IC.
- Definir Funciones de Interlocutor Comercial
|>> Componentes multiaplicaciones
|>> Interlocutor comercial central
|>> Interlocutor comercial
|>> Parametrizaciones básicas
|>> Funciones interlocutor comercial
|>> Definir transacciones de aplicación
Para crear una transacción debemos seguir dos pasos:
- Definir una transacción y un texto
- Asignar el tipo de función IC o función IC
FIGURA 11.9 Maestro de Proveedores-Clientes - Transacciones
- Si el usuario ingresa directamente a la transacción "FLCU1", se abrirá la pantalla de creación de Interlocutor comercial con el rol "FLCU00", sin necesidad de que tenga que crear primero el Interlocutor a nivel general y luego elegir el rol como Deudor.
4.4 | Control de pantallas o status campo
La vista de Interlocutor comercial se define en lo que se llama Business Data Toolset (BDT) y sirve para el control de dynpros, el cual puede especificarse en el Customizing mediante la asignación a una función IC. De esta forma, es posible controlar entre otras cosas, qué datos desean visualizarse en modo interactivo para un Interlocutor comercial cuando se ha seleccionado la correspondiente función.
- Definir Agrupaciones (Vista V_TB001)
|>> Componentes multiaplicaciones
|>> Interlocutor comercial central
|>> Interlocutor comercial
|>> Parametrizaciones básicas
|>> Modificaciones campo
|>> Configurar atributos campo p.función IC
En la primera pantalla al ingresar, tendremos disponibles todas las funciones IC estándares. Sin embargo, podremos agregar las funciones IC que hayamos parametrizado en el punto 4.1.
FIGURA 11.10 Maestro de Proveedores-Clientes - Formato de campos
Presionando el botón Modificaciones de Campo, accederemos a la lista completa de campos. Del lado izquierdo tendremos el Set de Datos BDT que contiene un grupo de campos. Del lado derecho, veremos la lista de campos disponibles para ese set y podremos configurar cada campo como opción, oculto, solo visualización o no especificado.
FIGURA 11.11 Maestro de Proveedores-Clientes - Definición de estado de campos
En la siguiente imagen, podremos ver como impacta al definir un dato como obligatorio en el rol de Deudor.
FIGURA 11.12 Maestro de Proveedores-Clientes - Ejemplo de impacto de datos obligatorios
5 | Video Demostrativo
Aguarde unos instantes a continuación compartiremos un vídeo...
6 | Tablas relevantes
A continuación, encontrarás algunas de las tablas más relevantes para Interlocutores comerciales y sobre todo aquellas que son necesarias para armar el vínculo entre IC y Deudores y Acreedores. Las tablas que ya conocíamos del ERP tradicional siguen vigentes como por ejemplo, "KNA1", "KNB1", "LFA1", "LFB1", etc.
Tabla Descripción
BUT000 Contiene los datos generales del interlocutor comercial. El campo clave es PARTNER
BUT0BK Detalla las cuentas bancarias de los IC. Buscando tablas con BUT* encontraremos tablas con datos adicionales de los IC, por ejemplo, BUT020.
BUT100 Detalla las funciones o roles en las que esta creado un IC.
CVI_CUST_LINK Link entre datos maestros de deudores e IC. El link es por medio del campo PARTNER_GUID
CVI_VEND_LINK Link entre datos maestros de acreedores e IC. El link es por medio del campo PARTNER_GUID
Tabla 11.13 Listado de Tablas de Interlocutores
Para finalizar la lección veremos un video donde complementaremos el contenido de la lección aclarando algunos aspectos respecto a la parametrización de los Business Partner ya que constituye un elemento nuevo en el estructura de información de SAP. El análisis que se hace de los detalles de parametrización de este segmento de SAP te será muy ejemplificadores.