✒️SAP MM / Definición de Objetos de la Estructura de la Empresa Por Rafael Marrero

Definición de Objetos de la Estructura de la Empresa

En esta lección se incorporan la definición de los objetos que integran la estructura de la empresa a nivel logistico, el Centro y la Organización de compras. Adicionalmente se menciona objetos que no pertenecen a la estructura pero son parte de las definiciones de MM, como el Grupo de Compras.

Aqui no se menciona a la Sociedad, ya que es un objeto parametrizado en el Módulo FI.

Entramos al sistema con la transacción SPRO.

Definicion de centros: aqui aprenderemos el procedimiento para la creación de nuevos Centros. Para ello ingresamos a la transacción SPRO y navegamos hasta la opción Estructura de la Empresa, Definición, Logistica general, Definir, Copiar, borrar, verificar centro.

Con el boton ejecutar, entraremos a la opción donde podremos definir centros, Copiar-borrar-verificar centros o definir centro para el flujo de mercancías.

Ingresamos con un doble-click en la opción marcada con una tilda obteniendo una pantalla con el listado de Centros definidos en el ambiente SAP.

Aqui podremos tomar en consideración los siguientes procedimientos:

Seleccionar un registro como referencia: Seleccionamos el centro y pulsamos con el ratón sobre el botón correspondiente.

Creamos un nuevo Centro como copia: habiendo seleccionado el centro de referencia, pulsamos el boton "Copiar como..." donde recibiremos como respuesta una pantalla con todos los datos del centro donde podremos modificar los datos necesarios para crear el nuevo centro, copiando los datos del centro de referencia.

- Actualizamos los datos del nuevo Centro. Como cpdigo, nombre, etc.

- Actualizamos la dirección del nuevo Centro. Dirección, telefono, etc.

Luego guardamos la información modificada del nuevo Centro, dando Click a la tílde, para retornar a la pantalla anterior.

Pulsamos sobre el boton guardar, allí se nos solicitará la creación de la orden de transporte.

Si se trata de la primera Orden de Transporte, será propuesta una nueva, si ya se hubiera hecho otras configuraciones aparecerán la ultima orden de transporte utilizada o crear una nueva.

Podrás evaluar las opciones que presenta SAP para la gestión de las Ordenes de transporte, entre ellas están "Aceptar OT actual", "Crear una nueva OT" o "Elegir una OT creada por el usuario"

Si creamos una nueva OT haremos lo siguiente:

- ingresamos los datos solicitados en la pantalla que aparecerá.

- guardamos los datos ingresados en la pantalla.

Luego, dependiendo de las acciones tomadas, podremos verificar el resultado obtenido, regresando a la pantalla inicial verificaremos que ya fue adicionado el nuevo Centro y podriamos navegar por sus datos.

Cuando tenemos la necesidad de creación de Centros?

- cuando la Empresa incorpore nuevos depósitos o almacenes a los ya existentes.

- cuando se efectúen operaciones de compras a ser entregadas en determinados lugares fisicos.

Es necesario aclarar que la creación o definición de un nuevo Centro no va asociada a que en el mismo la Empresa decida llevar el stock (cantidades de unidades) o no.

Depende fundamentalmente de los requerimientos de compras asociadas a la localización física.

Definición de Organizaciones de Compras.

Aqui incorporaremos el procedimiento para la creación de una Organización de Compras en el sistema. Es un proceso simple con respecto al anterior.

Actualizar Organización de compra, esta es la ruta.

Estructura de la empresa ---> Definición ----> Gestión de materiales -----> Actualizar organización de compras.

Accederemos por la transacción SPRO SAP nos llevará al listado de Organizaciones de Compras existentes en el ambiente.

Para agregar una nueva Organización de Compras procederemos de la siguiente manera.

Seleccionamos un registro como referencia.

Creamos una nueva Organización de Compras como copia.

Actualizamos los datos de la nueva Organización de Compras.

Guardamos la información de la nueva Organización de Compras. Aqui SAP nos puede proponer la misma Orden de Transporte utilizada anteriormente. Para evitar la creación de muchas orden de transporte, aceptaremos esta misma OT.

Verificar el resultado obtenido. Retornamos a la lista de Organizaciones de Compras y verificamos que está presente la que acabamos de crear.

Casos prácticos de necesidad de creación de Organización de Compras.

Pueden suceder algunos casos sugerentes, pero dependerán fundamentalmente de las necesidades del negocio de la empresa, su organización y reportes que quiera obtener.

- Sin importar la envergadura de la Empresa, podría serle suficiente una sola Organización de Compras para toda su estructura.

- En general el criterio de segmentación en varias Organizaciones de Compras o no, está determinado por el criterio de Compras Centralizadas o Compras distribuidas, que analizaramos en detalle en el módulo inicial. Si se opta por un criterio de centralizado, bastará una sola OC, en el caso de distribuidas, se crearian una de ellas por cada Centro, Sociedad, o zona según sea el criterio adoptado.

- Lo anterior es un criterio bastante sugerido, no necesariamente deba ser así, ya que podría adoptarse el criterio de centralización o distribución de compras de acuerdo a la función de los Grupos de Compras antes que la definición dada por la O.C.

- Otro criterio muy asociado a la definición de las Organizaciones de Compras está asociado al perfil de los proveedores. Algunos datos del proveedor son dependientes de la Organización de Compras. Cuando un Centro adquiere productos a los mismos proveedores, su asociación con diferentes O.C. podrían permitir condiciones e información diferente para cada uno de ellos.

La decisión del numero de Organizaciones de Compra a definir, cae dentro de una zona gris, donde las necesidades del Cliente a mediano y largo plazo y el criterio del consultor juegan un papel clave.

Esto dependerá fundamentalmente de los requerimientos de los procesos de compras y la flexibilidad o no que se requiera.

Uno de los consejos mas importantes es "analiza detenidamente el requerimiento a corto, mediano y largo plazo, y luego decide que propondrás al cliente y llevarás a cabo.

Definición de Grupos de Compras.

Ingresamos en la transacción SPRO. Gestión de materiales -----> Compras

Seleccionamos un registro como referencia.

Creamos un nuevo Grupo de Compras como copia.

Actualizamos los datos del nuevo Grupo de Compras.

Guardamos la información del nuevo Grupo de Compras. Utilizamos la misma OT que utilizamos anteriormente.

Verificar el resultado obtenido.

Casos prácticos de necesidad de creación de Grupos de Compras.

Depende de como el Cliente requiera organizar sus equipos de compradores. Al confeccionar un Pedido este queda asociado a un Grupo de Compras, por tanto, dependiendo de como se desee asignar las operaciones, análisis y seguimientos, deberemos diferenciar entre grupos de compradores.

Cuando se definen los Grupos de Compras pueden utilizarse diversos criterios de acuerdo a como se organicen las operaciones de compras, esto es, por Centro, por Especialidad, por Unidad de negocio, entre muchas otras.

Cuando se define un Grupo de Compras no se identifican los individuos (salvo por otros datos), de manera que el Cliente deberá decidir si cada comprador constituirá un Grupo, o seran representados mediante un Grupo de Compras varios de ellos.