✒️SAP MM / Configurar contabilizaciones automáticas de Cuentas contables Por Miguel Pineda Vela

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SAP MM Configurar contabilizaciones automáticas de Cuentas contables

SAP MM Configurar contabilizaciones automáticas de Cuentas contables

    1. Generalidades de la definición de cuentas automáticas

    Se hablará de:

    • Aspectos del uso del recurso de solicitudes de pedido por su importancia frente a cambio de negocios que relacionan los módulos MM y FI

    Texto alternativo generado por el equipo: Como mencionáramos, la creación de documentos contables originados en el Módulo MM, llevan por lo general, una asignación automática de las Cuentas contables a las cuales se imputan sus movimientos de impacto en el módulo FI.

    Es por esto que existe un segmento importante de la parametrización que determina para cada una de las actividades y algunas variables asociadas cual será la cuenta mayor a aplicar.

    Texto alternativo generado por el equipo: Si bien este tema ha sido incluido en la sección de parametrización de las Facturas, durante el desarrollo de los temas se observará que la misma no se refiere sólo a la Verificación de facturas, sino también en las restantes actividades de MM relacionadas al módulo FI.

    Esquema para la interpretación de los factores que intervienen en el proceso:

    Texto alternativo generado por el equipo: Imagen 1.1 - En la gestónde pua la el I & i a de M apr Cáno se determinan las Cuentas de M ayor ? e n MM el i ngresa ni noma may. ya que e su de V la Qué son las Claves de Operación ? Para 105 movi mie ntm de y Se han de fi fido Ope para re al al de ra de el a de a e Para se utilizan las Clases de Valoración de de fi a de ra la de la de Mav« nte de e O Cárrera•CbnsuItor Fúncy en SAP MM Síntesis de los aspectos asociados a la Contabilización automática

    Como se indica en la imagen el sistema cuenta con sus propios recursos para definir las cuentas de mayor que utilizarán las operaciones originadas en MM y que impactan en FI mediante documentos contables.

    Texto alternativo generado por el equipo: Para ello, se define el concepto de "Operaciones" ligadas a las diversas actividades posibles, las " Categorías de Valoración" que permiten agrupar los materiales según determinadas características e impactar sus movimientos según cuentas diferentes y otros recursos que se presentarán al analizar las opciones de configuración.

    1.1. Introducción a la configuración de las cuentas de mayor automáticas

    Ruta SPRO:

    Texto alternativo generado por el equipo: Definir la Configuración de contabilizaciones automáticas La siguiente ruta indica el acceso mediante el menú del SPRO para gestionar las Contabilizaciones automáticas y la definición de cuentas contables. > Menú del SPRO Gestión de materiales Valoración e imputación Determinación de cuentas Determinación de cuentas sin asistente Configurar contabilizaciones automáticas

    Texto alternativo generado por el equipo: Estructura Imagen 1.2 - Gesbón de materiales Oociones generales gestión de materiales Planificación de necesidades sobre consumo Compras Prestación de servicios Gestión de stocks e itwentario Impuesto especial Valoración e imputación Fijar control ae precio para tipos ae material t» Valoración separada D Valoración precio venta y gestión stocks en base al valor Determinación de cuentas Asistente de determinación de cuentas Determinación de Cuentas Sin asistente Fijar control Ce valoración Agrupar áreas de valoración Determinar categorías de valoración Fijar modificación de cuentas para dases de movimiento Gestión de Cu enta de compras Carrera Consultor F un c.' en'SAP MM Acceso del SPRO para configuración de las Contabilizaciones automáticas

    La opción señala nos dirige a la opción:

    Texto alternativo generado por el equipo: Contabilización automática Imputación Simulación Cuentas de mayor Configuración Cuentas para cada operación Resumen de la utilización de las Cuentas de Mayor en operaciones MM Simulación de procesos y determinación de Cuentas asociadas a cada actividad Referencia de utilización cuentas de mayor e Simulación Gestión-sto ks: Entrada de datos de —tas : OJE 1 E.s•p. so. ucdeba. Cta. para EM diente D noo D 8Sx D 9'00 rick E-SAP-" m•enWio CUENTA STOZK. PR,nJC'OS de

    La segunda y tercera función corresponden a verificaciones:

    1.1.1. Simulación:

    Permite la ejecución de una simulación del proceso de acuerdo a los parámetros ingresados y la confección de una reporte del estado de las cuentas asignadas o pendientes de asignación:

    En la siguiente imagen se representa el informe de acuerdo a los datos brindados:

    Texto alternativo generado por el equipo: Simulación Gestión-stocks: Imputaciones Movimiento* Movimiento- Verit estruct.pant. Centro Material CI movi mi ento contables D-IFI Sociedad - > Ámbito valorac Tipo material ESAP D_IFI Plan de cuentas - » Categoría valoración Pl Actualización valor Texto apunte contable EM Entrada mrcías, ModVa Moct CT Gastos / ingresos por revaloraci Contabilización de inventario Costes incidentales subcontrat Servicios ajenos Variación existencias Cuenta de contrapartida de com Cuenta de compras Diferencias de cambio gestión Diferencias de precio Compensación EM/RF Contabilización de inventario ga 913 glJlJlJ Cuenta D gggggg -ta Ita --falta-- 170101 CT Cuenta H 93 gggggg gg 17E11E11 ta Ita falta-- (uncsen MM

    Texto alternativo generado por el equipo: La imagen pone en evidencia las cuentas asociadas a cada actividad o ámbito de imputación de documentos y las cuentas asignadas o su faltante. Por tratarse de configuraciones muy flexibles los resultados podrían cambiar sustancialmente frente otro lote diferente de datos de referencia.

    1.1.2. Cuentas de Mayor:

    Es un recurso de SAP que brinda un informe de utilización de cada cuenta mayor utilizada en cada actividad y operación MM.

    En la imagen se replica un posible informe basado en los datos provistos anteriormente:

    Texto alternativo generado por el equipo: Referencia de utilización cuentas de mayor en determinación cu Sociedad 3000 Plan de cuentas ESAP Area valoración DJFI Cód.agrupación valor. ninguno Plan ctaJCuentaJCategoría Descripción Tipo de cuenta Balance CanstMa = ESAP s ooooh70h01 c' 0000170102 c' n 9100 c' 0000170103 c' g200 C' [2 0000220102 c' gooo D WRX c' g100 WRX c' g200 WRX 0000560118 n DIF c' [3 gooo CUENTA DE STOCK - MATERIAS PRIMAS E-SAP-Materia prima Contabilización de inventario CUENTA STOCK - PRODUCTOS SEMIELABO... E-SAP-Producto Semiterm Contabilización de inventario CUENTASTOCK- PRODUCTOS TERMINADOS Balance E-SAP-Producto Terminado Contabilización de inventario COMPENSACION EMIRF E-SAP-Materia prima Compensación EMIRF E-SAP-Producto Semiterm Compensación EMIRF E-SAP-Producto Terminado Compensación EMIRF DIFERENCIA DE PRECIOS Diferencias menores en gestión mat E-SAP-Materia prima Balance

    Texto alternativo generado por el equipo: A esta altura del análisis del tema quizás te resulten extrañas todavía, las operaciones denominadas "BSX", "WRX" u otras que aparecen en el gráfico. Muy pronto, cuando abordemos el tema de la asignación de Cuentas de Mayor automáticas y su relación con las operaciones, comprenderás totalmente a que me estoy refiriendo.

    1.2. Configuración de las cuentas de mayor automáticas

    Se hablará de:

    • El desarrollo del procedimiento de asignación de las cuentas de mayor para cada actividad y operación disponible en MM y con impacto en el módulo FI mediante documentos contables.

    Esquemas que representa la pantalla a la que se accede en la función del SPRO mencionado:

    Texto alternativo generado por el equipo: Actualizar config. contab.: Cntb. automáticas - Operacione Grupo Oenominaadn Contabilizaciones de la Gestmat (MM) Operación pgr Gastos,-lngresos por raslado Pro•ásión por liquidación posterior Ingresos por liquidación posterior Diferencias de provisiones Contabilización delta para inventario al M ación POS Denominación S Con Sum OS la operación o uupo operadones para las gue pueden generarse contaoilizadones a utomáti cas Determ_cuemas Indicador: ¿Operación con determinación de cuentas? Clave de operación La clave para la cuentas o ae en aquellas posiciones el sistema genera a utomáticamente, Las dav*S de operación están en el sistema no pueden ser por el usuario. CarreraConsuItor (uncsen SAP MM

    Procedimiento de configuración de las operaciones más habituales utilizadas en MM y la manera de aplicación de las categorías de valoración y cuentas de mayor.

    Texto alternativo generado por el equipo: Cabe destacar que los ejemplos que se presentarán serán algunas de las opciones disponibles, las que deberán ser aplicadas de acuerdo a los requerimientos contables de la Compañía.

    Texto alternativo generado por el equipo: Operadones Denominación Contabilización detta para inventario nación existencias entab•ilizacion de inventario Valoración SteriOt de O u OS plan ae a•emas Operación Oe!erm.cuentas Seleccionamos la Operación a parametrizar sus cuentas Escogemos el plan de Cuentas de la Sociedad correspondiente Actualizar config. contab.: Cntb. auto Plan Operad ón Asignad de cuentas Cate saler Cuenta glee '78102 '78103 Clave Ce contatilización Overa de Cuentas de Configuramos las Cuentas de acuerdo a los requerimientos 6JCarrera.ConsuItor F,uncsen SAP MM

    Esquema de la representación de forma resumida para realizar la configuración completa de una operaciones.

    Texto alternativo generado por el equipo: Tener en cuenta que por una operacion que no ambiente ("BSV"), han existentes en el sistema, Cuenta de Mayor, aunque FI así lo requirieran. razones operativas se ha tomado como ejemplo impacta en el funcionamiento habitual del sido tomadas Categorías de Valoración ya y se ha utilizado en todos los casos la misma pudieran ser distintas si razones operativas de

    Diagrama de análisis:

    Texto alternativo generado por el equipo: La figura anterior refleja los pasos a seguir para la configuración, lo que puede describirse según los siguientes pasos Seleccionar la Operación a configurar Ingresar el Plan de Cuentas correspondiente a la sociedad involucrada Configurar la asignación de Cuentas . 1 — Escoger el criterio de configuración de cuentas ee cuentasÉ ESAP El sistema cuentas en 2 — Guardar la opción configurada 3 — Configurar las Cuentas contables correspondientes As.gna05n de alentas As.gnaotn de alentas 999998 4 — Guardar la configuración en una Orden de Transporte ep,SA?, MM

    Texto alternativo generado por el equipo: A fin de dominar las opciones de este recurso, analizaremos diferentes casos que ocurren para distintos escenarios basados en la combinación de "Debe/Haber", "Agrup. de valorización" y "Categoría de valoración" La idea es prestar especial atención a los casos y procedimientos, más que a la aplicación de cada operación tomada como referencia, lo cual comprobarás es relativamente simple.

    1.2.1. Configuración dependiente de la operación (AUM)

    La pantalla que recibimos al ingresar una operación es:

    Texto alternativo generado por el equipo: Actualizar config. contab.: Cntb. automáticas Clave de contabilización Operaciones Normas Plan de cuentas Operación ignación de cuentas ESA? AUM Debe gggggg Imagen 1.9 - Haber ggggg Plan de Cuentas E-SAP Gastos/lngresos por traslado Carrera Consultor FuncSen'SAP MM Ejemplo de configuración sólo según la Operación

    Se observa que el sistema presenta la configuración de las cuentas contables sólo dependientes de la operación, ya que, independientes de cualquier otro factor, siempre su utilización impactará en las cuentas mencionadas, en este caso, "999999".

    Texto alternativo generado por el equipo: Nótese que se podrán indicar cuentas similares o diferente para "Debe" o "Haber" (ingresos o egresos). Esto es debido a que la operación puede ser aplicada para Entradas y/o Salidas.

    1.2.2. Configuración dependiente de la categoría de valoración:

    Texto alternativo generado por el equipo: La pantalla a la que accedemos es la siguiente : Actualizar config. contab.: Cntb. automáticas C] Clave de contabilización Operaciones Nor Plan de cuentas Operación Asignación de cuentas Categvalaración Cuenta 173131 173132 173133 ESA? BSX Plan de cuentas E-SAP Contabilización de inventario Carrera Consultor Funa en CAP MM Imagen 1.10 - Ejemplo de parametrización dependiente de Cat. de valoración

    En la imagen se deja en claro que las cuentas contables a la que imputará son dependientes de las categorías de valoración. Por tratarse de una operación para imputación al stock, se ha escogido aplicar cuentas diferentes según el criterio adoptado por las "Categorías de valoración" en el maestro de materiales.

    Texto alternativo generado por el equipo: Esta operación es de suma importancia para MM ya que aplica a las imputaciones en FI originadas por cambios en la valorización del stock.

    1.2.3. Configuración de contabilización/sin asignación de cuenta (KBS)

    Se trata de un tipo particular donde su denominación "Pedido imputado", indica que es tomada del pedido.

    Texto alternativo generado por el equipo: Actualizar config. contab.: Cntb. automáticas - Cla Operación Clave de contabilización KBS Pedido imputado Debe Haber Nota Imagen 1.11 - Claves contabilización independientes de plan de cuentas Carrera Consultor FuncSenSAP MM Ejemplo de configuración según la Clave de contabilización

    Se observa que la única definición que requiere son las "claves de contabilización" que aplicará el sistema al momento de crear las posiciones del documento FI.

    1.3. Ejemplo de configuración de las cuentas mayor automáticas

    A continuación se presenta el proceso completo de configuración en el cual, se configuran todos los parámetros de las operaciones disponibles.

    Texto alternativo generado por el equipo: A modo de ejemplo tomaremos una de las operaciones que aún no tenga parametrización alguna, por ejemplo, "FR2 - Provisión de flete".

    Texto alternativo generado por el equipo: 1.3.1 - De manera Accedemos a la transacción mediante la ruta o la transacción similar a ejemplos anteriores recibiremos la siguiente pantalla, OBYC" donde remarca la operación que configuraremos como ejemplo . Operaciones Castos/ingresos por consumo matconsig_ Gastosangresos por traslado Provisión por liquidación posterior ngteSOS por liquidación posterior Diferencias de provisiones para inventario anadón existencias Contaoilizaeón ee inventario aloración posterior de otros consumos Diferencias menores en gestión mat Cuenta de compras Cuenta 'e contrapartida de compras Comoensaeón neteS Oeterm,cuentas mision Ce retes Imagen 1.12 - Carrera Consultor FuncSenSAP MM Listado completo de las Operaciones disponibles

    Texto alternativo generado por el equipo: Seleccionamos la operación con un doble click. 1.3.2 - Ingreso en la operación a configurar Nos será solicitado el " Plan de Cuentas" utilizado por FI para la Sociedad en cuestión, nuestro caso, "ESAP

    Texto alternativo generado por el equipo: C? Entrada de plan cuentas Plan de cuentas ESA? Imagen 1.13 Carrera Consultor FuncSenSAP MM - Ejemplo de ingreso del Plan de Cuentas para la configuración

    Texto alternativo generado por el equipo: 1.3.3 - Elección de las norn.as (criterios) de configuración Al no estar configurada la Operación, el sistema solicita en primer término, el criterio o norma a utilizar, tal como indica el siguiente diagrama . Actualizar config. contab.: Cntb. automáticas - Cuentas Clave 'e contabilización Normas an de cuentas O ración Es.AP Plan de cuentas E-SAP FR2 pm'sión de fletes El sistema amtas en de Oe be,yaber -erup. valoración Cate g.valoración Imagen 1.14 - Carrera Consultor Func en CAP MM Ejemplo de selección de la Norma para la parametrización de Cuentas

    Texto alternativo generado por el equipo: Actualizar config. contab.: Cntb. auto Cuentas Clave de contabilización Plan de cuentas Operación ESA? FR2 Plan de cuentas E-SAP Provisión de fletes Imagen 1.15 - sistema proguyne cuentas en función de Debe/Haber Agrum valoración Categvaloración Carrera Consultor FuncSen'SAP MM Ejemplo de utilización de Debe/Haber y Categoría de valoración

    Texto alternativo generado por el equipo: Según se observa, se han escogido como criterios la posibilidad de cuentas diferentes para "Debe y Haber" y la segmentación por "Categoría de valoración". Para continuar, guardaremos los cambios.

    Texto alternativo generado por el equipo: 1.3.4 - Configuración de la información De acuerdo a la parametrización elegida deberemos especificar las " Categorías de valoración" y las " Cuentas contables" para cada una de ellas. En nuestro ejemplo, aplicaremos las tres Categorías creadas especialmente y les aplicaremos la misma cuenta a todas ellas (pudiendo ser diferentes). Quedando configurado de la manera indicada en la imagen siguiente :

    Texto alternativo generado por el equipo: Plan de cuentas Operación ignación de cuentas Categualor Debe gggggg ESA? FR2 Plan de Cuentas E-SAP Provisión de fletes Haber ggggg carrera consultor Funcsen'SAP MM Imagen 1.16 - Ejemplo de configuración Cuentas según Debe/Haber y Cat. de valoración

    Texto alternativo generado por el equipo: Finalizado el ingreso de todos los datos, Orden de Transporte correspondiente : Consulta orden Customizjng Contabilizaciones auto ESAPFR2 procedemos a guardar la configuración en la Orden Descripción breve Orden Customizing E-SAP - Parametrización Módulo Avanzado - Daniel FI esl Órdenes propias X Carrera Consultor FuncS en CAP MM Imagen 1.17 - Detalle de la Orden de Transporte para registro de los cambios

    Texto alternativo generado por el equipo: Con este último paso hemos finalizado la configuración de una Operación desde el principio hasta el fin. Debe quedar claro, independientemente procedimiento consiste de los siguientes pasos del ejemplo, que Elección de la Operación adecuada al proceso de negocio Elección del Plan de cuentas Selección de la norma a aplicar Ingreso de la información requerida

 

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Sobre el autor

Publicación académica de Miguel Angel Pineda Vela, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Avanzado.

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Miguel Angel Pineda Vela

Profesión: Purchasing Corporate Assistant - Colombia - Legajo: VR18S

✒️Autor de: 166 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Certificación Académica de Miguel Pineda

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

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