✒️SAP MM / Configurar contabilizaciones automáticas de Cuentas contables Por Juan Sanchez

CONFIGURAR CONTABILIZACIONES AUTOMATICAS DE CUENTAS CONTABLES

Como podemos recordar, en la unidad de Solicitudes de Pedido hicimos una introducción a este tema, aquí profundizaremos todos los aspectos de su uso ya que es clave en cualquier implementación frente a cambios de los Procesos de negocios que relacionan los módulos de MM y FI, recordemos que la creación de documentos contables en el módulo de MM llevan por lo general una asignación automática de las Cuentas Contables a las cuales afectan sus movimientos en el módulo de FI.

Para ello existe un apartado de parametrización que determina para cada una de las actividades y algunas variables asociadas cual será la Cuenta de Mayor a aplicar, si bien este tema se incluye en la sección de parametrización de las facturas, con la experiencia se observará que la misma no solo se refiere a la Verificación de facturas sino también a actividades restantes de MM relacionadas al módulo de FI.

Para comprender los factores que intervienen en el proceso, se mencionan y describen los aspectos a contemplar para comprender las funcionalidades de esta parametrización:

• Que son las Contabilizaciones automáticas?
  • En las operaciones de la gestión de materiales que son relevantes para la Contabilidad, el sistema genera automáticamente las contabilizaciones imputadas a Cuentas de Mayor previamente configuradas.
• Como se determinan las Cuentas de Mayor?
  • En los registros contables originados en MM el operador no ingresa ninguna Cuenta de Mayor, ya que son asignadas automáticamente por el sistema, basándose en el Plan de Cuentas y la parametrización.
• Qué son las Claves de Operación?
  • Para los movimientos de mercadería y verificación de la factura se han definido Operaciones para cada actividad relevante para la Contabilidad (Contabilización al stock, al consumo, etc), de manera que se asocie cada una de ellas a las Cuentas de Mayor a las que recurrirá el sistema.
• Para qué se utilizan las Clases de Valoración?
  • Se tratan de definiciones que permiten aplicar diferentes Categorías a los materiales de manera que la determinación de la Cuenta de Mayor sea dependiente de ella.

Se definen el concepto de “Operaciones” ligadas a las diversas actividades posibles, las “Categorías de Valoración” que permiten agrupar los materiales según determinadas características e impactar sus movimientos según cuentas diferentes y otros recursos que se presentarán al analizar las opciones de configuración.

INTRODUCCION A LA CONFIGURACION DE LAS CUENTAS DE MAYOR AUTOMATICAS

Seguiremos la siguiente ruta:

• SPRO (IMG Referencia SAP) -> Gestión de Materiales -> Valoración e imputación -> Determinación de cuentas -> Determinación de cuentas sin asistente -> Configurar contabilizaciones automáticas
  • “SPRO (SAP Reference IMG) -> Materials Management -> Valuation and Account Assignment -> Accounting Determination -> Accounting Determination without Wizard -> Configure Automatic Postings”

La pantalla desplegada tiene 3 botones de configuración, los dos últimos corresponden a funciones de verificación, estos son:

• Simulación.- Permite la ejecución de una “Simulación” del proceso de acuerdo a los parámetros ingresados y la confección de un reporte de estado de las Cuentas asignadas o pendientes de asignación, la imagen pone en evidencia las cuentas asociadas a cada actividad o ámbito de imputación de documentos y las cuentas asignadas o su faltante.

• Cuentas de Mayor.- Es un recurso de SAP para obtener un informe de la utilización de cada Cuenta de Mayor utilizada en cada actividad u operación de MM, a esta altura no te preocupe el desconocer los términos “BSX” o “WRX”, un poco más adelante se abordará el tema de Cuentas de Mayor automáticas y su relación con las operaciones y se clarificará este tema.

CONFIGURACION DE LAS CUENTAS DE MAYOR AUTOMATICAS

Esta lección desarrolla el procedimiento de asignación de Cuentas de Mayor para cada actividad u operación disponible en MM con impacto en FI mediante documentos contables.

En el primer botón de parametrización de la pantalla del SPRO (Imputación), contiene las siguientes columnas:

• Denominación.- Describe la operación o grupo de operaciones para las que pueden generarse contabilizaciones automáticas.
• Clave de operación.- Sirve para la determinación de cuentas o claves de contabilización en aquellas posiciones de documento que el sistema genera automáticamente, las claves están definidas en el sistema y no pueden ser modificadas por el usuario.
• Determinación de cuentas (checkbox).- Indicador: Operación con determinación de cuentas?

El procedimiento para configurar las operaciones más habituales utilizadas en MM y la manera de aplicar las “Categorías de valoración” y “Cuentas de Mayor”:

• Seleccionamos la operación a parametrizar
• Escogemos el plan de la Sociedad correspondiente
• Configuramos las Cuentas de acuerdo a los requerimientos.
  • Escoger el criterio de configuración de las Cuentas
    • Definición de cuentas de Debe y Haber
    • Definición según Categorías de Valoración
  • Guardar la opción configurada
  • Configurar las Cuentas Contables correspondientes.
  • Guardar la configuración en una Orden de Transporte.

CONFIGURACION DEPENDIENTE DE LA OPERACION (AUM)

Gastos/Ingresos por traslado

Podemos observar que el sistema presenta la configuración de las Cuentas Contables solo dependientes de la operación, ya que siempre impactará estas cuentas, en este caso “999999”, si se utilizan cuentas iguales en el debe y el haber, como en este caso, significa que esta misma cuenta será afectada tanto en las entradas como en las salidas.

CONFIGURACION DEPENDIENTE DE LA CATEGORIA DE VALORACION (BSX)

Contabilización de inventario

Podemos observar que las Cuentas contables a las que se imputará es independiente de las Categorías de valoración. Por tratarse de una operación para imputación al stock, se ha escogido aplicar Cuentas diferentes según el criterio adoptado por las “Categorías de valoración” en el Maestro de Materiales, esta operación es de suma importancia en MM ya que aplica a las imputaciones en FI originadas por cambios de valoración en el stock.

CONFIGURACION CLAVE DE CONTABILIZACION /SIN ASIGNACION DE CUENTA (KBS)

Pedido imputado.

Se trata de un tipo particular de operación donde su denominación “Pedido imputado” nos indica que la imputación la toma del pedido, de tal manera que la única definición que requiere son las “Claves de contabilización” que aplicará el sistema al momento de crear las posiciones del documento FI.

EJEMPLO DE CONFIGURACION DE LAS CUENTAS DE MAYOR AUTOMATICAS

Se presenta el proceso completo de configuración de una Operación en el cual se configuran todos los parámetros de las operaciones disponibles.

• Accedemos a la transacción OBYC y seleccionamos la operación deseada con un doble click.
• Se abre una pantalla con el “Plan de cuentas” usado por FI para la Sociedad correspondiente, confirmamos.
• Seleccionamos las normas (criterios) de configuración:
  • Determina cuentas para Debe/Haber
  • Agrupa criterios por grupos de valoración
  • Agrupa de acuerdo a la Categoría de valoración
  • Guardamos los cambios
    • De acuerdo a la parametrización elegida, deberemos especificar las “Categorías de valoración” y las “Cuentas contables” para cada una de ellas.
    • Finalizado el ingreso de todos los datos procedemos a guardar la configuración en la Orden de Transporte correspondiente

Resumiendo, el procedimiento para este proceso es:

• Elección de la Operación adecuada al proceso de negocio.
• Elección del Plan de cuentas.
• Selección de la norma a aplicar
• Ingreso de la información requerida

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