1 - Generalidades de la Definición de Cuentas Automáticas
En la Creación de Documentos contables por el Modulo MM, llevan por lo general, una asignación automática de las Cuentas Contables a las cuales se imputan sus Movimientos de Impacto en el Modulo FI.
Notas: Este procedimientos no solo es especifico para la Verificación de Facturas, sino tambien en las otras actividades de MM relacionadas con el Modulo FI.
Aspectos a contemplar para las funcionalidades de esta parametrización:
Que son las Contabilizaciones automáticas?
- En operaciones de Gestión de Materiales que son relevantes para la contabilidades, el sistema genera de forma automática las contabilizaciones imputadas a Cuentas de Mayor configuradas.
Como se determinan las Cuentas de Mayor?
- En los Registros Contables originados en MM el operador no ingresa ninguna Cuenta de Mayor, ya que se asignan automaticamente por el sistema, basado en un plan de Cuentas y la Parametrización
Que son las Claves de Operación?
- Para los movimientos de mercadería y verificación de factura se definen operaciones para cada actividad relevante en la contabilidad (Contabilización al Stock, Consumo, etc.). de manera que se asocie cada una de ellas a las Cuentas de Mayor a las que recurrirá el sistema
Para qué se utilizan las Clases de Valoración?
- Son definiciones que permiten aplicar diferentes Categorías a los materiales de manera que la determinación de la cuenta de mayor será dependiente de ella.
El sistema cuenta con recursos para definir las Cuentas de Mayor que utilizaran las operaciones originadas en MM y que impactan en FI (Documentos Contables). Para esto se define las "Operaciones" que son ligadas a las diversas actividades.
Las "Categorias de Valoracion" permiten agrupar los materiales según determinadas caracteristicas e impactar sus movimientos según cuentas diferentes y otros recursos que se presentarán al analizar las opciones de configuración
1.1 - Introducción a la configuración de las Cuentas de Mayor automáticas
Ruta:
- Gestión de Materiales - Valoración e Imputación - Determinación de Cuentas - Determinación de cuentas sin asistente - Configurar Contabilizaciones Automáticas
La pantalla cuenta con 3 opciones de Contabilización Automática
- Imputación: Configuración Cuentas para cada Operación
- Simulación: Simulación de procesos y determinación de Cuentas asociadas a cada actividad
- Cuentas de Mayor: Resumen de la Utilización de las Cuentas de Mayor en Operaciones MM
Simulación: Permite la ejecución de una "Simulación" del proceso de acuerdo a los parámetros ingresados y la confección de un reporte del estado de las Cuentas asignadas o pendientes de asignación. Datos a Ingresar:
- Centro
- Material
- Clase de Movimiento
Nos Mostrara apuntes Contables asociadas a cada actividad o ambito de imputación referentes a la simulación, las cuales muestran las Cuentas Asignadas o Faltante
Cuentas de Mayor: Es un Recurso de SAP para obtener un Informe de la utilización de cada Cuenta de Mayor en cada actividad u operación de MM. Datos Mostrados:
- Plan cta./Cuenta/Categoria: ESAP - 000170101 - 900 - BSX
- Descripcion: Cuenta de Stock Materias Primas - E-SAP-Materia Prima - Contabilización de Inventario
- Tipo de Cuenta: PyG
Nota: La carpeta Padre es la ESAP, que deriba de Plan de Cuentas como la (001170101) con Cuenta (9000) Categoria (BSX)
1.2 - Configuración de las Cuentas de Mayor automáticas
Con este procedimiento se realizara la asignacion de Cuentas de Mayor para cada actividad u Operación disponibles en MM y con Impacto en el Módulo FI mediante Documentos Contables. Datos Importantes
- Grupo: RMK - Contabilizacion de la Gestion.Materiales (MM)
- Denominación: Gastos/Ingresos por consumo mat.consig
- Operación: AKD
- Determinacion Cuentas: (Check)
- Denominación: Describe las operaciones o Grupo de operación para las que pueden generarse contabilizaciones automáticas
- Clave de Operación: La clave de operación sirve para la determinación de cuentas o claves de contabilización en aquellas posiciones de documentos que el sistema genera automaticamente. No pueden ser modificadas por el usuario
- Determ. Cuentas: Indicador, Operación con determinación de cuentas?
Procedimiento para configurar las operaciones habituales en MM y la manera de aplicar las "Categorías de Valoración" y "Cuentas de Mayor".
- Seleccionamos la Operación a parametrizar sus cuentas - BSX
- Escogemos el Plan de Cuentas de la Sociedad Correspondiente - ESAP
- Configuramos las Cuentas de acuerdo a los requerimientos (Cate.Valor - Cuenta)
Nota: Se utilizaron cuentas que no tiene impacto en el funcionamiento del ambiente "BSV", ademas que en la mayoria de los casos se utiliza la misma Cuenta de Mayor, aunque se pueden utilizar distintas si la razon operativa FI lo requiere
En la misma transaccion se puede seleccionar mas opciones de configuracion
- Seleccionar la Operación a Configurar
- Ingresar el Plan de Cuentas Correspondiente a la Sociedad involucrada
- Configurar la Asignación de Cuentas:
- Escoger el Criterio de Configuración de Cuentas (Debe y Haber/ Categoria de Valoración/ Agrup. de Valorización
- Guardar la opción configurada
- Configurar las Cuentas Contables correspondiente (Cate.Valor - Cuenta)
- Guardar la configuración en una Orden de Transporte
- Configuración Dependiente de la Operación AUM
Nota: En el sistema se puede ver que se presenta la configuración de las Cuentas Contables dependientes de la operación, independiente de cualquier otro factor siempre su utilización impactará en las cuentas mencionadas "99999". Se podrán indicar cuentas similares o diferentes para "Debe" o "Haber". Esto debido a que la operación puede ser aplicada a Entras y/o Salidas.
- Configuración Dependiente de la Categoría de Valoración BSX
Otro ejemplo deja en claro que las Cuentas Contables que se pueden imputar son dependientes de las Categorías de Valoración. Por tratarse de operación para imputación al Stock, se puedes escoger cuentas diferentes según el criterio adoptado por las "Categorías de Valoración" en el Maestro de Materiales
- Configuración Clave de Contabilización/Sin asignación de Cuenta (KBS)
Es un Tipo particular de operación donde su Denominación "Pedido Imputado", indica que la imputación la toma del Pedido. La uníca definición que requiere son las "Claves de Contabilización" que aplicará el sistema al momento de crear las posiciones del documento FI
1.3 - Ejemplo de Configuración de las Cuentas de Mayor automáticas
- Ingresar a la Ruta o la Transacción "OBYC"
- Buscar el Tipo de Operación Deseado "FR2 - Provisión de Fletes
- Ingreso en la Operación a Configurar - Plan de Cuentas "ESAP" (Usado por FI)
- Elección de las Normas de Configuración (Cuando no esta configurada la Operación, el sistema solicita el criterio o norma a utilizar (Debe/Haber - Agrup.Valoración - Categ.Valoración)
- Por ejemplo, se escogió como criterio la posibilidad de cuentas diferentes para "Debe/Haber" y la segmentación por "Categoría de Valoración.
- Configurar la Información, de acuerdo a la parametrizacion elegida, se deben de especificar "Categorias de Valoración y las "Cuentas Contables" para cada una de ellas.
- Guardar los Cambios y Generar la Orden de Trasnporte
Proceso de Forma Resumida (Independiente del ejemplo:
- Elección de la Operación adecuada al proceso de Negocio
- Elección del Plan de Cuentas
- Selección de la norma a aplicar
- Ingreso de la Información a aplicar
- Ingreso de la Información requerida.