✒️SAP WorkFlow

1. Definición WorkFlow

Flujo de trabajo, automatización de procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día, de tal forma que las tareas a realizar y la información pasen de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía determinada y siguiendo unas reglas o patrones preestablecidos con anterioridad. Es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio.

El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de Workflow. El control incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento. Son una herramienta Cross, es decir que impactan a todos los módulos del sistema SAP. El sistema de Workflow permite su integración con la gestión organizacional lo que posibilita relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas del Workflow. El sistema de workflow cubre todos los aspectos del proceso:

Las siguientes características son comunes a todos los Workflows:

• Los WorkFlows incluyen un número finito de actividades y estas se llevan a cabo de la misma manera
• Los WorkFlows involucran a diferentes personas y departamentos. Requieren un alto grado de coordinación
• Los WorkFlows residen en la memoria de los sistemas, por lo que si se corta la luz eléctrica se cae el WorkFlow. La mayoría de los WorkFlows que se caen o no funcionan es por falta de información
• Los WorkFlows se pueden configurar por roles o puestos de trabajo dentro de la empresa, en lugar del nombre y apellido de un empleado en particular, pero para eso se debe mantener la estructura del organigrama de los recursos humanos de la empresa
• Es posible crear un WorkFlow para realizar cualquier cosa, excepto lo que tiene que ver con dar permisos y autorizaciones a los empleados
• Los problemas de autorizaciones son los más comunes, particularmente cuando se va una persona y entra otra en su puesto de trabajo.

2. Ejemplo de Workflow de reclutamiento de empleados. Pasos

1: una vez aprobado en el proceso de selección, se envía un correo electrónico de bienvenida al empleado más nuevo.

2: se procede a ingresar la información personal de este empleado en la base de datos de la empresa.

3: se realizan todos los procedimientos legales, tales como firmar la tarjeta de trabajo, emitir el cupón de transporte, el cupón de comida, entre otros beneficios con los que pudiera contar el nuevo empleado.

4: se realiza la presentación del nuevo empleado a los otros miembros del equipo de trabajo.

5: se realiza la preparación de los materiales de trabajo que él nuevo empleado necesitará, tales como la computadora, la cuenta de e-mail, el acceso al software, etc.

6: se procede a capacitar al empleado para que pueda llevar a cabo sus tareas laborales.

APP Workflow para aprobación de facturas: facilitan a los aprobadores de facturas, les llega la imagen digitalizada de la factura, para aprobarla directamente en la app, direccionarla a otros usuarios o rechazar su aprobación.

Caso de empresa laboratorio oficina central capital del pais, posee locales de venta, dos centros de producción en el interior y subcontrata 3 empresas para la fabricación de componente para sus productos. El laboratorio tiene gran variedad de procesos de negocio tanto sencillos manuales y otros centralizados en el workflow automatizando su gestión y control. Un mayorista del laboratorio realiza un pedido, el laboratorio digitaliza el pedido y captura los datos importantes para almacenarlos en la base de datos central y archivarlos en un formato capaz de ser leído por otros programas. El sistema de workflow consulta las existencias en el stock, a los productos que hay en el almacén, le resta los pedido y los marca como reservados para ese cliente.. Luego el workflow envía un mensaje al departamento de envíos de mercancías, este procesa el envío consultando los envíos marcados para este mayorista, genera el remito o nota de entrega automáticamente y prepara el envío. El workflow consulta donde se fabrica cada producto de modo que actualiza automáticamente la planificación para cada centro de producción y envía los email con la información de los productos pedidos a cada una de las empresas subcontratadas.

3. Que no es un WorkFlow

Un sistema de gestión de documentos. Un sistema de e-mail. Un sistema de distribución de datos entre sistemas. Una transacción para secuenciar pantallas. La administración de datos temporales. Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema (si no se puede ejecutar la función manualmente en el sistema, entonces el sistema de Workflow tampoco lo hará)

4. Ventajas

• La comunicación interna de la empresa aumentará su nivel, volviéndose más ágil, más sencilla y por supuesto, considerablemente más segura.
• Se optimizará la circulación de la información.
• El proceso interno de toma de decisiones también se verá mejorado.
• Uno de los beneficios más importantes será que para todos los departamentos de la empresa, la división del trabajo estará más definida y será más fácil de comprender.
• Se conseguirá ahorrar tiempo, así como que la productividad del negocio experimente una considerable subida.
• También se conseguirá que la atención al cliente pase al siguiente nivel. Tengamos presente que un cliente satisfecho es la mejor estrategia de todas las empresas.
• Se optimizará la realización de trabajos y labores de forma corporativa.
• Se afianzará entre los empleados el sentimiento de pertenencia a la empresa, con todos los beneficios que esto reporta para las empresas.
• Los trabajadores se sentirán mejor valorados y reconocidos en su entorno laboral, lo cual no solo redundará en beneficio de la empresa, sino también, obviamente, en el del propio profesional.

Otras ventajas: aseguran el cumplimiento de los estándares de calidad y procedimientos, proporcionan el estado real de los procesos en cada momento, mejoran la productividad de cada empleado, detectan con antelación los cuellos de botella y posibles incumplimientos, reduce el uso de papel.

5. Terminología

¿En qué orden?: El Workflow controla el flujo del proceso. Consiste en un conjunto de pasos. Puede ser lanzado mediante eventos (acontecimientos o sucesos que utilizan los objetos y las clases para desencadenar la ejecución de un método en otro objeto o clase.

Cada Workflow se compone de una serie de pasos enlazados. Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer. Un Workflow se activa mediante uno o más eventos. El evento depende del Workflow y debe estar activamente relacionado a él.

¿Qué? Actividad o tarea: Una actividad puede ser: Ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un módulo de funciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local y también: La generación y el envío de documentos. La toma de decisiones. El control de flujo

Por razones prácticas y por cuestiones de reusabilidad y consistencia de la lógica implementada, las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos. Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona (esto último requerirá de la técnica de determinación de agentes. En tiempo de ejecución la actividad o tarea se denomina WorkItem y le indica al responsable lo que debe hacer, así como también la información necesaria para ejecutar la actividad.

¿Con qué objeto?: Business Object: Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto declaves. Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores. Los componentes de un objeto son:

Atributos: son los campos que identifican el objeto

Métodos: indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto

Eventos: indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, entre otros

¿Quien? Determinación de agentes: Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles. Los agentes posibles son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán. Las tareas adicionalmente pueden definirse como tareas generales. En este tipo de tareas no existe restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirla. Luego se definen los agentes responsables. El agente responsable es quien recibirá la tarea en su Business Workplace. Siempre un agente responsable es un agente posible.

¿Cuándo? Evento: Los eventos informan al Workflow que algo ha sucedido. El Workflow a su vez puede reaccionar al evento si la relación entre ambos esta activada. Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los Workflows. Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o más eventos (por ejemplo, la tarea aprobar pedido puede dejar los eventos aprobado, rechazado, modificado). De esta manera el flujo del Workflow puede subdividirse en esa tarea en tres caminos diferentes. Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otros pasos que permiten generar eventos.

Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:

• Por programa (mediante funciones específicas de workflow)
• Mediante documentos de cambio (Change Documents)
• Mediante el sistema de mensajes ( utilizado en SD y MM)
• Mediante la gestión de status de documentos (utilizado en PP, PM, QM, etc.)
• Mediante el sistema de información de logística (alertas)
• Mediante documentos de cambio del módulo HCM)

6. Perfiles para aprender SAP WORKFLOW

• Ingenieros Industriales o Ingenieros en procesos cuya responsabilidad sea automatizar los procesos de las empresas
• Consultores ABAP que deseen especializarse técnicamente en el desarrollo de workflows
• Consultores Funcionales que deseen interiorizarse sobre cómo implementar WorkFlows en SAP
• Programadores en general que deseen especializarse en SAP WorkFlow

7. Accediendo a SAP WorkFlow

Menú correspondiente a la transacción SWLD. Dentro de cada una de las carpetas: Herramientas definición, Herramientas tiempo ejecución, Reporting, Utilidades, Presentación, Entorno y Gestión vamos a encontrar todas las funcionalidades asociadas a los WorkFlows en SAP.

8. Transacciones

SAP Business WorkPlace (correspondiente a la transacción SWBP): también llamada bandeja de entrada del usuario de SAP o Inbox, es una parte del entorno de ejecución de los SAP Business Workflows con el cual podremos: Procesar los workitems, Recibir y enviar mensajes, Almacenar documentos.

WorkFlow Builder (correspondiente a la transacción SWDD): es la herramienta utilizada para crear y editar la definición de un workflow. El workflow builder permite definir entre otras cosas: Los pasos del workflow,Los disparadores de los eventos, La interface de los datos.

Business Object Builder (correspondiente a la transacción SWO1): desde esta transacción podemos administrar los objetos de negocio existentes en el sistema. Un objeto de negocio es un programa ABAP que tiene datos, métodos y eventos. Podemos utilizar los objetos de negocio estándar existentes en el sistema SAP o el cliente puede crear sus propios objetos de negocio, copiando los objetos estándares.