✒️SAP / SAP SD - Ventas y Distribución Por Patricia Silva

SAP SD - VENTAS Y DISTRIBUCIÓN

Este módulo nos permite manejar los bienes y distribución de bienes y servicios de una empresa a las empresas clientes de ésta, es decir permite a las empresas manejar todos los procesos asociados a su ciclo de ventas y distribución de las ventas.

SAP SD es muy útil para trabajar en las tareas del día a día, como la entrega de un producto o el procesamiento de un pedido de ventas, con el uso de este módulo se puede planificar e implementar eficientemente las actividades relacionadas al ciclo de ventas de una empresa.

Es común la integración de módulo SAP SD con el módulo SAP MM de gestión de materiales y el módulo SAP PP de planificación de producción. Así obtienen una solución completa a todas sus necesidades de logística.

Principales procesos del ciclo de ventas y distribución que se pueden realizar implementando SAP SD:

Las actividades de pre-venta, incluyendo las solicitudes y la realización de cotizaciones.

El procesamiento de los pedidos de venta de los clientes.

La tramitación de envíos y expediciones o despacho.

La facturación.

Descripción de un proceso de ventas de SAP, las actividades que la componen y cómo estas se integran en el módulo de Ventas y Distribución:

• Actividades de preventa:

1. Comienza cuando un cliente pide información sobre un producto o servicio que ofrece la empresa.
2. La solicitud, es procesada a través de SAP, dando lugar a la creación de la oferta de ventas /cotización.

• Procesamiento del pedido de ventas:

El siguiente paso tras la creación de la oferta es la confirmación de esta con el pedido de ventas, también denominada orden de ventas, se envía al cliente el documento de oferta creado anteriormente para que este pueda ser efectivo en su procedimiento de compra.

• Tramitación de envíos y expediciones:

Cuando un producto que hemos vendido se encuentra disponible en el almacén, podemos proceder a la entrega o delivery orden para bloquear el stock para el pedido de ventas en concreto. Esta entrega puede ser creada tomando como referencia la orden de venta anterior. Una vez listo el producto se hace la salida de mercancías y automáticamente se ajustan los niveles de stock en el almacén.

• Facturación:

La generación de la factura al cliente es el proceso final del ciclo de ventas en SAP, una vez que ya se ha confirmado la salida de mercancías y la expedición del material. En este documento se le solicita al cliente que pague

por los materiales o servicios enviados con las condiciones de venta especificadas en la orden.

Los Sub Módulos de SAP SD

Podemos dividir a SD en sub módulos, cada uno de ellos abarca una funcionalidad específica dentro de las actividades de ventas y distribución.

Los sub módulos clave de SAP SD son:

• Datos Maestros: se encarga de rastrear cada transacción que afecta a los datos del módulo SD, incluidos los datos del cliente, los datos de los materiales, los registros de las condiciones de precios y la gestión de crédito.
• Funciones Básicas: permite establecer las funciones básicas que funcionan en SD, como la fijación de precios, la verificación de la disponibilidad de los bienes y la gestión del crédito.
• Ventas: se encarga de gestionar desde el registro del producto hasta los detalles del cliente, los precios, los comentarios y el proceso de ventas.
• Envío: las ventas están estrechamente relacionadas con el envío y la entrega. Un producto debe enviarse y entregarse correctamente al cliente. Todo el proceso desde el envío hasta la entrega o devolución se registra a través de este módulo.
• Transporte: este componente trabaja en estrecha colaboración con el módulo de envío anterior. Un producto puede enviarse por mensajería o entregarse manualmente. El modo de transporte es diferente para cada uno y se rastrea a través de este módulo.
• Comercio Exterior: este componente ayuda a manejar los datos relacionados con el comercio exterior, incluidos los productos importados y los productos exportados al exterior.
• Facturación: se encarga de gestionar los datos de facturación, incluidos los importes y los métodos de pago.
• Soporte de Ventas: desde vender un producto hasta mantenerlo durante un proceso, los clientes interactúan constantemente con el equipo de ventas. Los datos intercambiados entre el equipo de ventas y los clientes mientras se brinda soporte para un producto se registran e informan a través de este módulo.

El Sistema S/4HANA y Las Ventas y Distribución

En la línea de negocio SAP S/4HANA Sales es donde encuentran las funcionalidades correspondientes a las ventas y distribución. El término módulo está tan interiorizado por las personas que forman parte del mundo SAP, ya SAP no lo usa desde la versión SAP R/3 pero aún se sigue utilizando, lo mismo sucede con las siglas SD que se continúa utilizando a pesar que actualmente la forma correcta de llamarlo es SAP S/4HANA Ventas.

Accediendo a SAP SD

Se puede acceder al módulo SAP SD desde el menú SAP, el cual visualizamos al ingresar al sistema.

Aquí abrimos la carpeta LOGÍSTICA

Luego abrimos la carpeta COMERCIAL

Dentro de la carpeta COMERCIAL vemos las funciones del módulo SD

Si abrimos algunas de las carpetas, por ejemplo, VENTAS, vamos a ver las funciones que nos proporciona SAP para realizar la gestión de ventas.

Finalmente si abrimos algunas de las carpetas, por ejemplo, PEDIDO, vamos a ver en el último nivel las transacciones que nos proporciona SAP para realizar la gestión de los pedidos de venta.

La Estructura Organizativa de SAP de SAP SD

La estructura organizativa proporciona a SAP de la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.

• Cliente: es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común.
• Sociedad: es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales legales.
• División: es la responsable de las ventas de un grupo específico de productos. Una división es asignada a una Organización de ventas. Es una unidad empresarial separada para la que puede llevarse a cabo reportes internos multisociedades. Constituyen entidades de compensación que pueden crear sus propios cierres con fines internos.
• Organización de Ventas: es una unidad que es responsable de vender productos y servicios. Es responsable de negociar con los clientes. Una organización de ventas es asignada a una sociedad y es responsable de:

La distribución de mercancía y servicios.

De los productos vendidos.

De la reclamación del cliente sobre los productos o servicios vendidos.

Para utilizar las funciones comerciales del sistema, es necesario tener al menos una organización de ventas.

En las estadísticas de ventas, la organización de ventas es el nivel más alto de totalización de valores. Todos los documentos comerciales (pedidos, entregas y facturas), se asignan a una organización de ventas, pueden utilizarse para subdividir mercados en regiones.

Cada Operación Comercial se procesa dentro de una organización de ventas y estas tienen sus propios datos maestros de clientes y de materiales.

• Canal de Distribución: es un canal a través del cual se proporcionan productos y servicios a los clientes. Algunos canales de distribución de ventas comunes son mayoristas, minoristas y directa. Representa las estrategias para distribuir mercancías y/o servicios a los clientes.

Para utilizar las funciones comerciales se necesitan definir al menos un canal de distribución. De esta forma se puede entre otras cosas:

Definir responsabilidades.

Llevar a cabo una estructura de precios flexibles.

Diferenciar estadísticas de ventas.

• Sector: se utiliza para agrupar materiales y servicios en una misma línea de productos. Para utilizar las funciones comerciales se necesita definir al menos un sector. Un sector puede representar un grupo de productos.
• Área de Ventas: es la combinación de la organización de ventas, el canal de distribución y el sector. Define el canal de distribución que una organización de ventas utiliza para comercializar los productos de un determinado sector.
• Puesto de Expedición: es una unidad responsable de las actividades de embarque y entrega, como embalaje y transporte. Nos permite realizar la salida de mercancías, programar los controles de tiempos para el despacho y establecer momentos en que se pueda dar salida a los materiales.

El puesto de expedición puede ser:

Una rampa de carga.

Un almacén de correos o un almacén de ferrocarril.

Un grupo de empleados responsables de organizar las entregas urgentes.

Las Principales Transacciones de SAP SD

El módulo SD incluye una lista exhaustiva de transacciones. Veremos las más comúnmente utilizadas:

• CONSULTA: (transacciones VA11 (Alta), VA12 (Modificación), VA13 (Visualización)): se utiliza para registrar la solicitud de un cliente de información relacionada con las ventas.
• COTIZACIÓN u OFERTA: (transacciones VA21 (Alta), VA22 (Modificación), VA23 (Visualización)): es utilizada para enviar una oferta para la entrega de bienes y servicios a un cliente. Una cotización es una oferta legal que es valida por un período específico de tiempo.
• ORDEN DE VENTA o PEDIDO DE VENTA: (transacciones VA01 (Alta), VA02 (Modificación), VA03 (Visualización)): es un acuerdo contractual entre la empresa y sus clientes en donde se indica que la empresa va a realizar la entrega de bienes o servicios al cliente, a un precio dado y tiempo determinado.
• ENTREGA DE SALIDA: (transacciones VL01N (Alta), VL02N (Modificación) y VL03N (Visualización)): es una transacción utilizada para realizar las actividades al envío de mercancías. Esta transacción inicia la recolección, embalaje y el transporte de las mercancías.
• FACTURA: (transacciones VF01 (Alta), VF02 (Modificación), VF03 (Visualización)): se utiliza para cargar a un cliente la entrega de bienes y servicios. La información incluida en una factura incluye el nombre de las mercancías o servicios prestados, la cantidad entregada y la cantidad debida.

Los Datos Maestros de SAP SD

Para utilizar las transacciones de SD, también será necesario definir los datos maestros de SD. Estos datos maestros almacenan información que no cambian con frecuencia. A continuación veremos los datos maestros esenciales que debemos definir para comenzar a trabajar con las transacciones SD.

• Maestro de Clientes: es una base de datos de información de clientes a los cuales la empresa vende productos y presta servicios. El maestro de clientes incluye:

Datos generales de los clientes, como dirección y número telefónico.

Información de bancos y pagos del cliente.

Datos de ventas y distribución tales como condiciones de envío y facturación del cliente.

• Maestro de Materiales: Es la base de datos de información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Un registro maestro de materiales incluye:

Atributos del material definidos, como el tipo de material.

Sector de la industria del material.

Unidades de medida para comprar, almacenar o vender el material.

Precios y datos contables relacionados con el material.

• Maestro de Precios: es la base de datos de condiciones utilizadas para los procedimientos de fijación de precios del día a día. Algunas condiciones de precios son:

Recargos.

Descuentos.

Gastos de flete.

Impuestos.