✒️SAP / SAP SD - Ventas y Distribución Por David Leal Melendez

SAP Ventas y Distribución SD

Este módulo de SAP nos permite manejar las ventas y distribuciones de bienes y servicios de una empresa a las empresas clientes de ésta, es decir permite a las empresas manejar todos los procesos asociados a su ciclo de ventas y distribución de las ventas.

SAP SD es muy útil para trabajar las tareas del día a día, como la entrega de un producto o el procesamiento de un pedido de ventas.

Es muy común que las empresas integren el módulo SAP SD con el módulo SAP MM de Gestión de Materiales y el Módulo SAP PP Planificación de la Producción. Así, obtienen una solución completa a todas sus necesidades de logística.

Utilizando el módulo SD, se puede planificar e implementar eficientemente las actividades relacionadas al ciclo de ventas de una empresa.

Los procesos Principales del ciclo de ventas y distribución que podemos llevar a cabo con la implementación de SAP SD en la empresa son:

• Las actividades de pre-venta, incluyendo las solicitudes y la realización de cotizaciones.
• El procesamiento de los pedidos de venta de los clientes
• La tramitación de envíos y expediciones o despacho
• La facturación

Vamos a describir un proceso de ventas en SAP, las actividades que lo componen y cómo estas se integran en el módulo de Ventas y Distribución:

1. Actividades de Preventa: La Preventa comienza cuando un cliente pide información acerca de un producto o servicio ofrecido por la empresa. Esta solicitud es procesada a través de SAP, dando lugar a la creación de la oferta de ventas, también llamada cotización, que es el documento creado en SAP para enviar al cliente con los precios de los materiales solicitados. En la oferta puede especificarse la cantidad del material, la fecha de entrega y el destino.
   
   
2. Procesamiento del pedido de la venta: El siguiente paso tras la creación de la oferta es la confirmación de esta con el pedido de ventas, también de nominada orden de venta. En este paso se envía al cliente el documento de oferta creado anteriormente para que este pueda hacer efectivo en su procedimiento de compra. Este documento puede ser creado manualmente o a partir de la oferta anteriormente mencionada.
   
3. Tramitación de envíos y expediciones: Cuando el producto que hemos vendido se encuentra disponible en el almacén, podemos proceder a la creación de la entrega o Delivery Order para bloquear el Stock para el pedido de ventas en concreto. Esta entrega puede ser creada tomando como referencia la orden de venta anterior.
   
   Una vez que el producto esté listo para ser enviado se hace la salida de mercancías y automáticamente se ajustan los niveles de stock en el almacén, restando el stock aquellos materiales que están en la orden de venta del cliente.
   
4. Facturación: La generación de la factura al cliente es el proceso final del ciclo de ventas en SAP, una vez que ya se ha confirmado la salida de mercancías y la expedición del material. En este documento se le solicita al cliente que pague por los materiales o servicios enviados con las condiciones de venta especificadas en la orden.

Los Sub Módulos de SAP SD

Los sub módulos clave de SAP SD son:

• Datos Maestros: Se encarga de rastrear cada transacción que afecta a los datos del módulo SD, incluidos los datos del cliente, los datos de los materiales, los registros de las condiciones de precios y la gestión del crédito.
• Funciones Básicas: Permite establecer las funciones básicas que funcionan en SD, como la fijación de precios, la verificación de la disponibilidad de los bienes y la gestión del crédito.
• Ventas: Se encarga de gestionar desde el registro del producto hasta los detalles del cliente, los precios, los comentarios y el proceso de ventas.
• Envío: Las ventas están estrechamente relacionadas con el envío y la entrega. Un producto debe enviarse y entregare correctamente al cliente. Todo el proceso desde el envío hasta la entrega o evolución se registra a través de este módulo.
• Transporte: Este componente trabaja en estrecha colaboración con el módulo de envío anterior. Un producto puede enviarse por mensajería o entregarse manualmente. El modo de transporte es diferente para cada uno y se rastrea a través de este módulo.
• Comercio exterior: Este componente ayuda a manejar los datos relacionados con el comercio exterior, incluidos los productos importados y los productos exportados al exterior.
• Facturación: Se encarga de gestionar los datos de facturación, incluidos los importes y los métodos de pago.
• Soporte de Ventas: Desde vender un producto hasta mantenerlo durante un proceso, los clientes interactúan constantemente con el equipo de ventas. Los datos intercambiados entre el equipo de ventas y los clientes mientras se brinda soporte para un producto se registran e informan a través de este módulo.

El sistema S/4HANA y las Ventas de Distribución

SAP ERP está compuesta por 4 Módulos generales: Logístico, Financiero, Multi-aplicación y de Recursos Humanos, donde Ventas y Distribución se ubica en la sección de Logística. A partir del Sistema de SAP S/4HANA se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de S/4HANA y a pesar que en S/4HANA es llamado SAP S/4HANA Ventas las personas le siguen acuñando el término SD.

Accediendo a SAP SD

Podemos acceder al módulo SAP SD desde el menú SAP, el cual visualizamos al ingresar al sistema. Accedemos a la Carpeta de Logística, posteriormente abrimos la carpeta Comercial, allí nos encontraremos las funciones del módulo SD. Si accedemos a algunas de esas funciones, por ejemplo ventas, veremos funciones que nos proporciona SAP para realizar la gestión de las ventas, tal y como lo veremos en la imagen a continuación:

La estructura organizativa de SAP SD

Con el fin de alinear los procesos de ventas y distribución con el módulo SD lo primero que debemos hacer es definir la estructura organizativa del negocio.

La estructura organizativa proporciona a SAP de la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.

Se puede asignar las unidades de negocios existentes que participan en la venta y distribución de la empresa a una de las siguientes unidades organizacionales disponibles en SAP.

• Cliente: Es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común (Grupo empresarial).
• Sociedad: Es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales, por ejemplo una compañía que forma parte e un grupo empresarial.
• División: Es la responsable de las ventas de un grupo específico de productos. Una división es asignada a una Organización de Ventas. Es una unidad empresarial separada para que la que puede llevar a cabo reportes internos multi-sociedades. Constituyen entidades de compensación que pueden crear sus propios cierres con fines internos.
• Organización de Ventas: Es una unidad que es responsable de vender productos y servicios. Es responsable de negociar con los clientes. Una Organización de ventas es asignada a una sociedad.
  
  La organización de de ventas es responsable de:
  
  ° La distribución de Mercancías y Servicios
  ° De los Productos Vendidos
  ° De la Reclamación del cliente sobre los productos o servicios vendidos.
  
  Para utilizar las funciones comerciales del sistema, es necesario tener al menos una organización de ventas. En las estadísticas de ventas, la Organización de Ventas es el nivel mas alto de totalización de valores. Todos los documentos comerciales (pedidos, entregas y facturas), se asignan a una organización de ventas.
  
  Las organizaciones de ventas pueden utilizarse para subdividir mercados en regiones. Cada operación comercial se procesa dentro de una organización de ventas.
  
  Cada organización de ventas tiene sus propios datos maestros, como seria datos maestros de clientes y de materiales.
• Canal de Distribución: Es un canal a través del cual se proporcionan productos y servicios a os clientes. Algunos canales de distribución de venta comunes son mayoristas, minoristas y directa.
  
  El canal de distribución representa las estrategias para distribuir mercancías y/o servicios a los clientes. Para utilizar las funciones comerciales se necesita definir al menos un canal de distribución. De esta forma se puede entre tras cosas:
  
  ° Definir responsabilidades.
  ° Llevar a cabo una estructura de precios flexibles, dependientes del canal de distribución.
  ° Diferenciar estadísticas de ventas.
• Sector: Se utiliza para agrupar materiales y servicios en una misma línea de productos.
  
  Para utilizar las funciones comerciales se necesita definir al menos un sector. Un sector puede representar por ejemplo un determinado grupo de productos. Por lo tanto, se pueden generar descuentos especiales para un determinado sector así como también llevar a cabo análisis estadísticos por sector.
• Área de Ventas: Es la combinación de la organización de ventas, el canal de distribución y el sector. Define el canal de distribución que una organización de ventas utiliza para comercializar los productos de un determinado sector.
• Puesto de expedición: Es una unidad responsable de las actividades de embarque y entrega, como embalaje y transporte. Nos permite realizar la salida de mercancías, programar los controles de tiempos para el despacho y establecer momentos en que se puede dar salida a los materiales.
  
  Un puesto de expedición puede ser:
  
  ° Un puesto de Carga
  ° Un Almacén de correos o un almacén de ferrocarril
  ° Un grupo de empleados responsables de organizar las entregas urgentes.

Las principales transacciones en SAP SD

EL módulo SD incluye una lista exhaustiva de transacciones. A continuación, Presentamos las transacciones más comúnmente utilizadas.

• Consulta (Transacciones VA11 (Alta), VA12 (Modificación), VA13 (Visualización)): Se utiliza para registrar la solicitud de un cliente de información relacionada con las ventas. Un cliente puede solicitar a una empresa información sobre productos o de servicios, el plazo y condiciones de venta o el tiempo necesario para la entrega.
• Cotización o Oferta (Transacciones VA21 (Alta), VA22 (Modificación), VA23 (Visualización)): Es usada para enviar una oferta para la entrega de bienes y servicios a un cliente. Una cotización es una oferta legal que es válida por un periodo específico de tiempo.
• Orden de Venta o Pedido de venta (Transacciones VA01 (Alta), VA02 (Modificación), VA03 (Visualización)): Es un acuerdo contractual entre la empresa y sus clientes en donde se indica que la empresa va a realizar la entrega de bienes o servicios al cliente, a un precio dado y tiempo determinado.
• Entrega de Salida (Transacciones VL01N (Alta), VL02N (Modificación), VL03N (Visualización)): Es una transacción utilizada para realizar las actividades relacionadas al envío e mercancías. Esta transacción inicia la recolección, embalaje y el transporte de las mercancías.
• Factura (Transacciones VF01 (Alta), VF02 (Modificación), VF03 (Visualización)): Es usada para cargar a un cliente la entrega de bienes y servicios. La información incluida en una factura incluye el nombre de las mercancías o servicios prestados, la cantidad entregada y la cantidad debida.

Principales Transacciones de SD

• Consulta --> VA11 - VA12 - VA13
• Cotización --> VA21 - VA22 - VA23
• Orden de Compra o pedido de Venta --> VA01 - VA02 - VA03
• Entrega de Salida --> VL01N - VL02N - VL03N
• Factura --> VF01 - VF02 - VF03

Los Datos Maestros de SAP SD

Para utilizar las transacciones de SD, también será necesario definir los datos maestros de SD. Estos datos maestros almacenan información que no cambia con frecuencia. A continuación, vemos los datos maestros esenciales que debemos definir para comenzar a trabajar con las transacciones de SD.

• Maestro de Clientes: Es una base de datos de información de clientes a los cuales la empresa vende productos y presta servicios. El maestro de clientes incluye:
  
  ° Datos Generales de los clientes, como dirección y número telefónico.
  ° Información de bancos y pagos del cliente.
  ° Datos de ventas y distribución tales como condiciones de envío y facturación del cliente.
• Maestro de Materiales: Es la base de datos de información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro maestro de material. Un registro maestro de materiales incluye:
  
  ° Atributos del material definidos.
  ° Sector de la industria del material
  ° Unidades de medida para comprar, almacenar o vender el material
  ° Precios y datos contables relacionados con el material.
• Maestro de Precios: Es la Base de datos de condiciones utilizada para los procedimientos de fijación de precios del día a día. Algunos ejemplos de condiciones de precios son:
  
  ° Recargas
  ° Descuentos
  ° Gastos de Flete
  ° Impuestos