✒️SAP / SAP SD - Ventas y Distribución Por Romina Hergesheimer Elias

INTRODUCCIÓN A SAP SD

El módulo de Ventas y Distribución nos permite manejar las ventas y distribuciones de bienes y servicios de una empresa a las empresas clientes de ésta, es decir permite a las empresas manejar todos los procesos asociados a su ciclo de ventas y distribución de las ventas.

Es muy común que las empresas integren el módulo SAP SD con el módulo SAP MM y el módulo SAP PP, obteniendo así una solución completa a todas sus necesidades de logística.

Utilizando el módulo SD se puede planificar e implementar eficientemente las actividades relacionadas al ciclo de ventas de una empresa.

Los procesos principales del ciclo de ventas y distribución que podemos llevar a cabo con la implementación de SAP SD en la empresa son:

• Las actividades de pre-venta, incluyendo las solicitudes y la realización de cotizaciones: la preventa comienza cuando un cliente pide información acerca de un producto o servicio ofrecido por la empresa. Esta solicitud es procesada a través de SAP, dando lugar a la creación de la oferta de ventas, también llamada cotización, que es el documento creado en SAP para enviar al cliente con los precios de los materiales solicitados. En la oferta puede especificarse la cantidad de material, la fecha de entrega y el destino.
• El procesamiento de los pedidos de ventas de los clientes: el siguiente paso tras la creación de la oferta es la confirmación de ésta con el pedido de ventas, también denominada orden de venta. En este paso se envía al cliente el documento de oferta creado anteriormente para que este pueda hacer efectivo en su procedimiento de compra. Este documento puede ser creado manualmente o a partir de la oferta mencionada anteriormente.
• La tramitación de envíos y expediciones o despacho: cuando el producto que hemos vendido se encuentra disponible en el almacén, podemos proceder a la creación de la entrega o delivery order para bloquear el stock para el pedido de ventas en concreto (esta entrega puede ser creada tomando como referencia la orden de venta anterior). Una vez que el producto está listo para ser enviado, se hace la salida de mercancías y automáticamente se ajustan los niveles de stock en el almacén, restando del stock aquellos materiales que están en la orden de venta del cliente.
• La facturación: la generación de la factura al cliente es el proceso final del ciclo de ventas en SAP, una vez que se ya se ha confirmado la salida de mercancías y la expedición del material. En este documento se le solicita al cliente que pague por los materiales o servicios enviados con las condiciones de venta especificadas en la orden.

- Los sub módulos de SAP SD

• Datos maestros: se encarga de rastrear cada transacción que afecta a los datos del módulo SD, incluidos los datos del cliente, los datos de los materiales, los registros de las condiciones de precios y la gestión del crédito.
• Funciones básicas: permite establecer las funciones básicas que funcionan en SD, como la fijación de precios, la verificación de la disponibilidad de los bienes y la gestión del crédito.
• Ventas: se encarga de gestionar desde el registro del producto hasta los detalles del clientes, los precios, los comentarios y el proceso de ventas.
• Envío: las ventas están estrechamente relacionadas con el envío y la entrega, un producto debe enviarse y entregarse correctamente al cliente. Todo el proceso desde el envío hasta la entrega o devolución se registra a través de este módulo.
• Transporte: este componente trabaja en estrecha colaboración con el módulo de envío anterior. Un producto puede enviarse por mensajería o entregarse manualmente. El modo de transporte es diferente para cada uno y se rastreas a través de este módulo.
• Comercio exterior: este componente ayuda a manejar los datos relacionados con el comercio exterior, incluidos los productos importados y los exportados al exterior.
• Facturación: se encarga de gestionar los datos de facturación, incluidos los importes y métodos de pago.
• Soporte de ventas: desde vender un producto hasta mantenerlo durante un proceso, los clientes interactúan constantemente con el equipo de ventas. Los datos intercambiados entre el equipo de ventas y los clientes mientras se brinda soporte para un producto se registran e informas a través de este módulo.

- El sistema S/4HANA y las ventas y distribución

En el sistema SAP ECC las ventas y distribución formaban parte del componente SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro de los módulos logísticos encontramos a SAP SD.

A partir del sistema SAP S/4HANA se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de S/4HANA. La línea de negocio SAP S/4HANA Sales es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes a las ventas y la distribución.

- El acceso a SAP SD

Se puede acceder al módulo SAP SD desde el menú SAP, abriendo la carpeta logística, luego la carpeta comercial y dentro de ésta veremos las funciones del módulo SD.

Si abrimos alguna de las carpetas, por ejemplo ventas, vamos a ver las funcionalidades que nos proporciona SAP para realizar la gestión de las ventas. Y, si abrimos por ejemplo la carpeta pedido, vamos a ver en el último nivel las transacciones que nos proporciona SAP para realizar la gestión de los pedidos de venta.

- La estructura organizativa de SAP SD

Para alinear los procesos de ventas y distribución con el módulo SD lo primero que debemos hacer es definir la estructura organizativa del negocio, que proporciona a SAP la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.

Se puede asignar las unidades de negocio existentes que participan en la venta y distribución de la empresa a una de las siguientes unidades organizacionales disponibles en SAP:

• Cliente: es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común. Por ejemplo, un grupo empresarial.
• Sociedad: es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales. Por ejemplo, una compañía que forma parte del grupo empresarial.
• División: es la responsable de las ventas de un grupo específico de productos. Una división es asignada a una organización de ventas, es una unidad empresarial separad para la que puede llevarse a cabo reportes internos multisociedades. Constituyen entidades de compensación que pueden crear sus propios cierres con fines internos.
• Organización de ventas: unidad que es responsable de vender productos y servicios. Es responsable de negociar con los clientes. Una organización de ventas es asignada a una sociedad.

La organización de ventas es responsable de:

- La distribución de mercancías y servicios.

- De los productos vendidos.

- De la reclamación del cliente sobre los productos o servicios vendidos.

Para utilizar las funciones comerciales del sistema, es necesario tener al menos una organización de ventas.

Las organizaciones de ventas pueden utilizarse para subdividir mercados en regiones. Cada operación comercial se procesa dentro de una organización de ventas.

Cada organización de ventas tiene sus propios datos maestros, como ser datos maestros de clientes y de materiales.

• Canal de distribución: es un canal a través del cual se proporcionan productos y servicios a los clientes. Algunos canales de distribución de venta comunes son mayoristas, minoristas y directa.

El canal de distribución representa las estrategias para distribuir mercancías y/o servicios a los clientes. Para utilizar las funciones comerciales se necesita definir al menos un canal de distribución, de esta forma se puede:

- Definir responsabilidades.

- Llevar a cabo una estructura de precios flexibles, dependientes del canal de distribución.

- Diferenciar estadísticas de ventas.

• Sector: se utiliza para agrupar materiales y servicios en una misma línea de productos.

Para utilizar las funciones comerciales se necesita definir al menos un sector. Un sector puede representar por ejemplo un determinado grupo de productos, por lo tanto, se pueden generar descuentos especiales para un determinado sector, como así también llevar a cabo análisis estadísticos por sector. Ejemplos: motocicletas, alta tecnología, electrodomésticos o cosméticos.

• Área de ventas: es la combinación de la organización de ventas, el canal de distribución y el sector. Define el canal de distribución que una organización de ventas utiliza para comercializar los productos de un determinado sector.
• Puesto de expedición: es una unidad responsable de las actividades de embarque y entrega, como embalaje y transporte. Nos permite realizar la salida de mercancías, programa controles de tiempos para el despachos y establecer momentos en que se puede dar salida a los materiales.

Un puesto de expedición puede ser:

- Una rampa de carga.

- Un almacén de correos o de ferrocarril.

- Un grupo de empleados responsables de organizar las entregas urgentes.

- Principales transacciones de SAP SD

• Consulta (VA11, VA12, VA13): se utiliza para registrar la solicitud de un cliente de información relacionada con las ventas. Un cliente puede solicitar información sobre productos o servicios, el plazo y las condiciones de venta o el tiempo necesario para la entrega.
• Cotización u oferta (VA21, VA22, VA23): es utilizada para enviar una oferta para la entrega de bienes y servicios a un cliente. Una cotización es una oferta legar que es válida por un período específico de tiempo.
• Orden de venta o pedido de venta (VA01, VA02, VA03): es un acuerdo contractual entre la empresa y sus clientes en donde se indica que la empresa va a realizar la entrega de bienes o servicios al cliente, a un precio dado y tiempo determinado.
• Entrega de salida (VL01N, VL02N, VL03N): es una transacción utilizada para realizar las actividades relacionadas al envío de mercancías, inicia la recolección, embalaje y el transporte de las mercancías.
• Factura (VF01, VF02, VF03): se utiliza para cargar a un cliente la entrega de bienes y servicios. La información incluida en una factura incluye el nombre de las mercancías o servicios prestados, la cantidad entregada y la cantidad debida.

- Datos maestros de SAP SD

Para utilizar las transacciones de SD será necesario definir los datos maestros de SD, que almacenan información que no cambia con frecuencia.

• Maestro de clientes: es una base de datos de información de clientes a los cuales la empresa vende productos y presta servicios. Incluye:

- Datos generales de los clientes, como dirección y número telefónico.

- Información de bancos y pagos del cliente.

- Datos de ventas y distribución tales como condiciones de envío y facturación del cliente.

• Maestro de materiales: es la base de datos de información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro en el maestro de material, que incluye:

- Atributos del material definidos, como el tipo de material.

- Sector de la industria del material.

- Unidades de medida para comprar, almacenar o vender el material.

- Precios y datos contables relacionados con el material.

• Maestro de precios: es la base de datos de condiciones utilizada para los procedimientos de fijación de precios del día a día. Algunos ejemplos de condiciones de precios son: recargos, descuentos, gastos de flete e impuestos.