✒️SAP / SAP SD - Ventas y Distribución Por Luciana Pascazzi

SAP SD - Ventas y distribución

Este módulo nos permite manejar las ventas y distribuciones de bs y ss. Es muy útil para tareas como la entrega de un producto o el procesamiento de un pedido de ventas.

Los procesos principales del ciclo de ventas y distribución que se pueden llevar a cabo con la implementación de SAP SD son: Las actividades de preventa, incluyendo solicitudes y cotizaciones; procesamiento de los pedidos de venta de los clientes; tramitación de envíos y expediciones o despachos y facturación.

Un proceso de ventas en SAP esta compuesto por actividades integradas:

1. Actividad de preventa: comienza cuando un cliente pide información acerca de un producto o ss que se procesa en SAP. Se crea una cotización o oferta de venta que SAP envía al cliente con pr de los materiales solicitados. Puede especificarse cantidad, fecha de entrega y destino.
2. Procesamiento del pedido de venta: (orden de venta) Es la confirmación de la creación de la oferta. Se envía al cliente el documento de oferta para que puede hacer la compra. Este documento puede crearse manualmente o a partir de la oferta anterior.
3. Tramitación de envíos y expediciones: Cuando el producto vendido se encuentra disponible en el almacén procedemos a la creación de la entrega o delivery order para bloquear el stock para el pedido de venta. Una vez listo el producto se hace la salida de mercancía y automáticamente se ajustan los niveles de stock en el almacén.
4. Facturación: Proceso final del ciclo de ventas una vez confirmada la salida de mercancías y expedición de material. Este documento se solicita al cliente que pague por los materiales o ss enviados con condiciones de venta especificadas en la orden.

Es importante que la empresa integre los módulos de SD, MM gestión de materiales y PP planificación de la producción para obtener una solución completa a todas sus necesidades.

Los sub módulos de SAP SD

Cada uno abarca una funcionalidad especifica dentro de las actividades de venta y distribución. Estos son:

• Datos maestros: rastrea cada transacción que afecta los datos del módulo SD como datos del cliente, materiales, registros de las condiciones de precios y gestión del crédito.
• Funciones básicas: establece las funciones básicas que funcionan en SD como fijación de precios, verificación de la disponibilidad de los bienes y gestión de crédito.
• Ventas: gestiona desde le registro del producto hasta los detalles del cliente, precios, comentarios y el proceso de venta.
• Envío: un producto debe enviarse y entregarse correctamente al cliente. Todo proceso desde el envio hasta la entrega o devolución se registra en este módulo.
• Transporte: Un producto puede enviarse por mensajería o entregarse manualmente. El modo de transporte es distinto para cada uno y se rastrea a través de este módulo.
• Comercio exterior: ayuda a manejar los datos relacionados con el comercio exterior incluidos productos importados y exportados al exterior.
• Facturación: gestiona los datos de facturación incluidos importes y métodos de pagos
• Soporte de ventas: desde vender un producto hasta mantenerlo durante un proceso, los clientes interactúan constantemente con el equipo de ventas. Los datos intercambiados entre venta y clientes se registran en este módulo.

Los perfiles ideales para aprender SAP SD

Contar con una carrera universitaria en contabilidad, ingeniería, administración, ventas, marketing o rrhh nos va a yudar mucho.

Tenemos la posibilidad de rendir la certificación del modulo de SAP. No es indispensable pero algunas empresas lo exigen. Para esta certificación no es necesario tener experiencia laboral.

SAP SD es una excelente opción de carrera profesional o perfeccionamiento del curriculum para: personas interesadas en aprender los procesos logísticos en ventas y distribución; ejecutivos, gerentes y supervisores de ventas corporativas; despachante de aduana; especialista en canales de distribución; técnicos en comercio exterior; técnicos en logística nacional o internacional; técnicos de compras y responsables de stock; analista de compras; analista de auditoria interna; jefes y operarios responsables en gestión logística; directores de planificación de operaciones y público en general.

Sistema SAP S/4 HANA y ventas y distribución

En SAP ECC las ventas y distribución formaban parte del componente SAP ERP que es la aplicación mmás importante de SAP Business Suite. Dentro de los módulos logísticos encontrábamos SAP SD.

Con SAP S/4 HANA se reordena la estructura en 10 lineas de negocio (LoBs). La linea de negocio Sales es donde se encuentran las funciones correspondientes a ventas y distribución.

Accediendo a SAP SD

Se puede ingresar desde el menú SAP. Abrimos la carpeta Logística. Luego abrimos la carpeta Comercial. Dentro de esta vemos las funciones del módulo. Si abrimos alguna carpeta vamos a ver las funciones para realizar esa gestión. Finalmente si abrimos alguna de esas carpetas vamos a ver en el ultimo nivel las transacciones.

La estructura organizativa de SAP SD

La estructura organizativa proporciona a SAP de la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad. Se puede asignar las unidades de negocio existentes que participan en la venta y distribución de la empresa a una de las siguientes unidades organizacionales disponibles en SAP:

• Cliente: conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas
• Sociedad: unidad independiente dentro del cliente con su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Representar a un grupo empreasarial desde el punto de vista de la contabilidad financiera. Pueden crearse varias sociedades para un mismo cliente para que se pueda llevar a cabo la contabilidad financiera de varias empresas distintas en forma simultanea. Cada una representa una unidad contable independiente. Es obligatorio definir por lo menos una para poder operar.
• División: es el responsable de las ventas de un grupo específico de productos. Una división es asignada a una organización de ventas. Es una unidad empresarial separada que puede llevar a cabo reporte internos multisociedades. Son entidades de compensación que pueden crear sus propios cierres con fines internos. Representar a un grupo empresarial desde el punto de vista de la contabilidad financiera. No están limitadas por las sociedades. El uso de esta es opcional. Se utilizan si se desea calcular la cuenta de perdidas y ganancias independientemente de la sociedad.
• Organización de ventas: una unidad responsable de vender productos y servicios. Es responsable de negociar con clientes. Esta es asignada a una sociedad. Es el nivel más alto de totalización de valores. Todos los documentos comerciales se asignan a una organización de ventas. Puede subdidivir mercado en regiones. Cada una tiene sus propios datos maestros. Es responsable de:

1. La distribución de mercancías y ss
2. De los productos vendidos
3. De la reclamación de cliente sobre los productos o ss vendidos.

Para poder utilizar las funciones comerciales es necesario tener una organización de ventas.

• Canal de distribución: es un canal a través del cual se proporcionan productos y ss a los clientes. Los mas comunes son: mayorista, minorista y directa. Representa las estrategías para distribuir mercancías y ss. Para utilizar las funciones se requiere definir al menos un canal de distribución. Se puede:

1. Definir responsabilidades
2. Llevar a cabo una estructura de precios flexibles, dependientes del canal de distribución
3. Diferencias estadísticas de ventas

• Sector: se utiliza para agrupar materiales y ss a una misma linea de productos. Para utilizar las funciones comerciales se necesita definir al menos un sector. Ej, determinado grupo de productos. Se pueden generar descuentos para un sector como llevar análisis estadísticos.
• Área de ventas: es la combinación de organización de ventas + canal de distribución + sector. Define el canal de distribución que una organización de ventas para comercializar los productos de un determinado sector.
• Puesto de expedición: es una unidad responsable de las actividades de embarque y entrega como embalaje y transporte. Nos permite realizar la salida de mercancías, programar controles de tiempo para despacho y establecer momentos en que se puede dar salida a los materiales. Este puesto puede ser:

1. Una rampa de carga
2. Un almacén de correo o almacén de ferrocarril
3. Un grupo de empleados responsables de organizar entregas urgentes

Principales transacciones

• Consulta (transacción VA11 (Alta), VA12 (Modificación), VA13 (Visualización)): se utiliza para registrar la solicitud de un cliente de información relacionada con ventas. Puede ser una consulta sobre productos o ss, plazo y condiciones de venta o tiempo necesario de entrega.
• Cotización o Oferta (VA21 (alta), VA22 (modificación), VA23 (visualización)): se utiliza para enviar oferta para entrega de bs y ss a un cliente. Es una oferta legal que es valida por un periodo especifico de tiempo.
• Orden de venta o pedido de venta (VA01 (alta), VA02 (modificación), VA03 (visualización)): acuerdo contractual entre empresa y clientes donde indica que la empresa va a realizar la entrega de bienes o ss al cliente a un precio y tiempo determinado.
• Entrega de salida (VL01N (alta), VL02N (modificación), VL03N (visualización)): transacción utilizada para realizar las actividades relacionadas al envío de mercancías. Inicia la recolección, embalaje y transporte de mercancías.
• Factura (VF01 (alta), VF02 (modificación), VF03 (visualización)): se utiliza para cargar a un cliente la entrega de bienes y ss. La información incluida es el nombre de las mercancías, cantidad entrgeada y cantidad debida.

Los datos maestros de SAP

Para utilizar las transacciones SD es necesario definir los datos maestros de SD. Estos datos almacenan información que no cambian con frecuencia. Los datos maestros esenciales a definir son:

• Maestro de clientes: es una base de datos de información de clientes a los cuales la empresa vende productos y presta ss. El maestro de cliente incluye:

1. Datos generales de los clientes
2. Información de bancos y pagos del cliente
3. Datos de ventas y distribución

• Maestro de materiales: es la base de datos de información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro. Un registro incluye:

1. Atributos del material
2. Sector de la industria del material
3. Unidad de medida
4. Precios y datos contables

• Maestro de precios: es la base de datos de condiciones utilizada para los procedimientos de fijación de precios del día a día. Algunos ejemplos son:

1. Recargo
2. Descuentos
3. Gastos de flete
4. Impuestos