✒️SAP / SAP SD - Ventas y Distribución Por Adriana Lucuara Arenas

1.Introducción a SAP SD (Ventas y distribución)

• Permite manejar las ventas y distribuciones de bienes y servicios de una empresa a las empresas clientes de ésta, es decir permite a las empresas manejar todos los procesos asociados a su ciclo de ventas y distribución de las ventas. Ej: como la entrega de un producto o el procesamiento de un pedido de ventas.
• Muchas empresas integran el módulo SAP SD con el módulo SAP MM de Gestión de Materiales y el módulo SAP PP de Planificación de la Producción. Como una solución completa a todas sus necesidades de logística.
• Los procesos principales del ciclo de ventas y distribución que podemos llevar acabo con la implementación de SAP SD en la empresa son:

1. Las actividades de pre-venta: incluyendo las solicitudes de información de los clientes, esta es procesada por SAP dando lugar a la oferta de ventas o cotizaciones.

2. El procesamiento de los pedidos de venta de los clientes: confirmación de la cotización u oferta por parte del cliente y se genera el pedido de venta u orden de venta.

3. La tramitación de envíos y expediciones o despacho: cuando el producto vendido esta disponible en el almacén, se crea la entrega o delivery order para bloquear el stock, esta entrega se crea respaldada por la orden de venta anterior. Listo para ser enviado se hace la salida de mercancías y automáticamente se ajustan los niveles de stock en el almacén, restando del stock aquellos materiales que están en la orden de venta del cliente.

4. La facturación: proceso final del ciclo de ventas en SAP, una vez que ya se ha confirmado la salida de mercancías y la expedición del material. En este documento se le solicita al cliente que pague por los materiales o servicios enviados con las condiciones de venta especificadas en la orden.

2. Los sub módulos de SAP SD

• Datos maestros: se encarga de rastrear cada transacción que afecta a los datos del módulo SD, incluidos los datos del cliente, los datos de los materiales, los registros de las condiciones de precios y la gestión del crédito.
• Funciones básicas: permite establecer las funciones básicas que funcionan en SD, como la fijación de precios, la verificación de la disponibilidad de los bienes y la gestión del crédito.
• Ventas: se encarga de gestionar desde el registro del producto hasta los detalles del cliente, los precios, los comentarios y el proceso de ventas.
• Envío: las ventas están estrechamente relacionadas con el envío y la entrega. Un producto debe enviarse y entregarse correctamente al cliente. Todo el proceso desde el envío hasta la entrega o devolución se registra a través de este módulo.
• Transporte: este componente trabaja en estrecha colaboración con el módulo de envío anterior. Un producto puede enviarse por mensajería o entregarse manualmente. El modo de transporte es diferente para cada uno y se rastrea a través de este módulo.
• Comercio Exterior: este componente ayuda a manejar los datos relacionados con el comercio exterior, incluidos los productos importados y los productos exportados al exterior.
• Facturación: se encarga de gestionar los datos de facturación, incluidos los importes y los métodos de pago.
• Soporte de ventas: desde vender un producto hasta mantenerlo durante un proceso, los clientes interactúan constantemente con el equipo de ventas. Los datos intercambiados entre el equipo de ventas y los clientes mientras se brinda soporte para un producto se registran e informan a través de este módulo.

3. Los perfiles ideales para aprender SAP SD

Igual que en el modulo SAP MM

4. El sistema S/4HANA y las ventas y disribución

• En el sistema SAP ECC, las ventas y la distribución formaban parte del componente SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro de los denominados módulos logísticos encontramos a SAP SD.
• • A partir del sistema SAP S/4HANA, se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de S/4HANA. La linea de negocio SAP S/4HANA Sales es donde se encuentran las funcionalidades de ventas y distribución.

5. Accediendo a SAP SD

Se puede acceder al módulo SAP SD desde el menú SAP, el cual visualizamos al ingresar al sistema. Aquí abrimos la carpeta Logística. Luego abrimos la carpeta Comercial. Dentro de la carpeta Comercial vemos las funciones del módulo SD. Si abrimos alguna de las carpetas, por ejemplo, Ventas, vamos a ver las funciones que nos proporciona SAP para realizar la gestión de las ventas. Finalmente si abrimos alguna de las carpetas, por ejemplo, Pedido, vamos a ver en el último nivel las transacciones que nos proporciona SAP para realizar la gestión de los pedidos de venta.

6. La estructura organizativa de SAP SD

La estructura organizativa proporciona a SAP de la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad. Se puede asignar las unidades de negocio existentes que participan en la venta y distribución de la empresa a una de las siguientes unidades organizacionales disponibles en SAP:

• Cliente: es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común. Ej) Grupo empresarial.

TIPS: Sociedad y división se usan para representar a un grupo empresarial desde la contabilidad financiera. Pueden crearse varias sociedades en un mismo mandante o cliente para así llevar la contabilidad financiera de varias empresas en forma simultanea. Cada sociedad representa una unidad contable independiente, las divisiones no están limitadas por las sociedades, el uso de esta unidad organizacional es opcional mientras que es mandatorio u obligatorio definir una sociedad para poder operar. Las divisiones se utilizan si se desea calcular la cuenta de pérdidas y ganancias independientemente de la sociedad. se puede definir como sociedad a una empresa dentro de un grupo corporativo o una subsidiaria.

• Sociedad: es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales. Ej) Una empresa del grupo empresarial.
• División: es la responsable de las ventas de un grupo específico de productos. Una división es asignada a una Organización de ventas. Es una unidad empresarial separada para la que puede llevarse a cabo reportes internos multisociedades. Constituyen entidades de compensación que pueden crear sus propios cierres con fines internos. Pueden utilizar-
• Organización de ventas: unidad que es responsable de vender productos y servicios y de negociar con los clientes. Responsable de la distribución de mercancías y servicios, de los productos vendidos, de la reclamación del cliente sobre los productos o servicios vendidos. Una organización de ventas es asignada a una sociedad. Para utilizar las funciones comerciales del sistema, es necesario tener al menos una organización de ventas. En las estadísticas de ventas, la organización de ventas es el nivel más alto de totalización de valores. Todos los documentos comerciales (pedidos, entregas y facturas), se asignan a una organización de ventas. Las organizaciones de ventas pueden utilizarse para subdividir mercados en regiones. Cada operación comercial se procesa dentro de una organización de ventas.Cada organización de ventas tiene sus propios datos maestros, como ser, datos maestros de clientes y de materiales.
• Canal de distribución: es un canal a través del cual se proporcionan productos y servicios a los clientes. Algunos canales de distribución de venta comunes son mayoristas, minoristas y directa. El canal de distribución representa las estrategias para distribuir mercancías y/o servicios a los clientes. Para utilizar las funciones comerciales se necesita definir al menos un canal de distribución. De esta forma se puede entre otras cosas: definir responsabilidades, llevar a cabo una estructura de precios flexibles, dependientes del canal de distribución; diferenciar estadísticas de ventas.
• Sector: se utiliza para agrupar materiales y servicios en una misma línea de productos. Para usar las funciones comerciales se necesita definir al menos un sector. Un sector puede representar por ejemplo un determinado grupo de productos. Por lo tanto, se pueden generar descuentos especiales para un determinado sector, así como también llevar a cabo análisis estadísticos por sector. (motocicletas, alta tecnología, cosméticos, electrodomésticos)
• Área de ventas: combinación de la organización de ventas + canal de distribución + sector.
• Puesto de expedición: es una unidad responsable de las actividades de embarque y entrega, como embalaje y transporte. Nos permite realizar la salida de mercancías, programar los controles de tiempos para el despacho y establecer momentos en que se puede dar salida a los materiales. Puede ser: una rampa de carga, un almacén de correos o un almacén de ferrocarril, un grupo de empleados responsables de organizar las entregas urgentes.

7. Las principales transacciones de SAP SD

• Consulta (transacciones VA11 (Alta), VA12 (Modificación), VA13 (Visualización)): se utiliza para registrar la solicitud de un cliente de información relacionada con las ventas. Un cliente puede solicitar a una empresa información sobre productos o de servicios, el plazo y condiciones de venta o el tiempo necesario para la entrega.
• Cotización o Oferta (transacciones VA21 (Alta), VA22 (Modificación) y VA23 (Visualización)): es utilizada para enviar una oferta para la entrega de bienes y servicios a un cliente. Una cotización es una oferta legal que es valida por un período específico de tiempo.
• Orden de Venta o Pedido de venta (transacciones VA01 (Alta), VA02 (Modificación) y VA03 (Visualización)): es un acuerdo contractual entre la empresa y sus clientes en donde se indica que la empresa va a realizar la entrega de bienes o servicios al cliente, a un precio dado y tiempo determinado.
• Entrega de salida (transacciones VL01N (Alta), VL02N (Modificación) y VL03N (Visualización)): es una transacción utilizada para realizar las actividades relacionadas al envío de mercancías. Esta transacción inicia la recolección, embalaje y el transporte de las mercancías.

• Factura (transacciones VF01 (Alta), VF02 (Modificación) y VF03 (Visualización)): se utiliza para cargar a un cliente la entrega de bienes y servicios. La información incluida en una factura incluye el nombre de las mercancías o servicios prestados, la cantidad entregada y la cantidad debida

8. Los datos maestros de SAP SD (datos que no cambian con frecuencia)

• Maestro de Clientes: base de datos de información de clientes a los cuales la empresa vende productos y presta servicios. El maestro de clientes incluye: Datos generales de los clientes, como dirección y número telefónico, Información de bancos y pagos del cliente, Datos de ventas y distribución tales como condiciones de envío y facturación del cliente.
• Maestro de materiales (el mismo definido en SAP MM) base de datos de información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro en el maestro de material. Un registro maestro de materiales incluye: Atributos del material definidos (como el tipo de material), Sector de la industria del material,Unidades de medida para comprar, almacenar o vender el material, Precios y datos contables relacionados con el material.
• Maestro de precios: base de datos de condiciones utilizada para los procedimientos de fijación de precios del día a día. Algunos ejemplos de condiciones de precios son: Recargos,Descuentos,Gastos de flete,Impuestos