✒️SAP - SAP SD - Ventas y Distribución

SAP SAP SD - Ventas y Distribución

LECCIÓN 2: SAP SD – VENTAS Y DISTRIBUCIÓN

1.Introducción a SAP SD

Módulo de Ventas y Distribución SD de SAP permite manejar las ventas y distribuciones de bienes y servicios, es decir permite a las empresas todos los procesos asociados a su ciclo de ventas y distribución de las ventas. SAP SD es muy útil para tareas del día a día, como la entrega de un producto o el procesamiento de un pedido de ventas. Es común que las empresas integren el modulo SAP SD con el modulo SAP MM de Gestión de Materiales y el modulo SAP PP de Planificación de Producción, así obtienen una solución completa a todas sus necesidades de logística. Utilizando el modulo SD se puede planificar e implementar eficientemente las actividades relacionadas al ciclo de ventas de una empresa. Los procesos principales del ciclo de ventas y distribución que se puede llevar a cabo con la implementación de SAP SD en la empresa son:

-Las actividades de pre-venta, incluyendo las solicitudes y la realización de cotizaciones

-El procesamiento de los pedidos de venta de los clientes

-La tramitación de envíos y expediciones o despacho

-La facturación

*Descripción de un proceso de ventas en SAP, las actividades que lo componen y como estas se integran en el modulo de ventas y distribución:

-Actividades de preventa: Comienza cuando un cliente pide información acerca de un producto o servicio ofrecido por la empresa. Esta solicitud es procesada en SAP, y se crea la cotización, que es el documento de SAP para enviar al cliente con los precios de los materiales solicitados. En la cotización u oferta puede especificarse la cantidad del material, fecha de entrega y destino.

-Procesamiento del pedido de venta: Luego de la creación de la cotización se confirma con el pedido de ventas o orden de venta. Aquí se envía al cliente la cotización para hacerla efectiva en el procedimiento de compra. Este documento puede ser manualmente creado o a partir de la cotización.

-Tramitación de envíos y expediciones: Cuando el producto que se ha vendido se encuentra disponible en el almacén, se puede acceder a la creación de la entrega o delivery order para bloquear el stock para dicho pedido. Esta entrega puede ser creada tomando como referencia la orden de venta

-Facturación: la generación de la factura al cliente es el proceso final del ciclo de ventas en SAP, luego de confirmar la salida de mercancías y la expedición del material. Aquí se le solicita al cliente que pague por los materiales o servicios con las condiciones de ventas especificadas en la orden.

2.Los sub módulos de SAP SD:

-Datos maestros: Se encarga de rastrear cada transacción que afecta a los datos del módulo SD, incluidos los datos del cliente, datos de materiales, registros de las condiciones de precios y gestión de crédito.

-Funciones básicas: Permite establecer las funciones básicas que funcionan en SD, como la fijación de precios, verificación de la disponibilidad de bienes y gestión del crédito.

-Ventas: Se encarga de gestionar desde el registro del producto hasta los detalles del cliente, precios, comentarios y proceso de ventas.

-Envío: Ventas están muy relacionadas con el envio y la entrega. Un producto debe enviarse y entregarse correctamente al cliente. Todo el proceso desde el envio hasta la entrega o devolución se registra a través de este modulo.

-Transporte: Se relaciona directamente con el módulo de envío anterior. Un producto puede enviarse por mensajería o entregarse manualmente. El modo transporte es diferente para cada uno y se rastrea a través de este módulo.

-Comercio exterior: Ayuda a manejar los datos relacionados a comercio exterior, incluidos los productos importados y exportados al exterior.

-Facturación: Se encarga de gestionar los datos de facturación, incluidos los importes y los métodos de pago.

-Soporte de ventas: Desde vender un producto hasta mantenerlo durante un proceso, los clientes interactúan siempre con el equipo de ventas. Los datos intercambiados, mientras se brinda soporte para un producto se registran e informan en este módulo.

3.Los principales ideales para aprender SAP SD:

No se necesita contar previamente con un tipo de formación universitaria para convertirse en Consultor SAP SD, pero si es un apoyo tener una carrera universitaria en áreas como contabilidad, ingeniería, administración, ventas, marketing o recursos humanos.

SAP SD es una excelente opción para perfeccionar carreras profesionales y CVs, los perfiles entre los cuales se destacan son:}

-Personas interesadas en aprender a manejar los procesos logísticos en ventas y distribución.

-Ejecutivos, gerentes, supervisores de ventas corporativas

-Despachantes de aduana

-Especialistas en canales de distribución

-Analistas de compras

-Analistas de auditoria interna

-Tecnicos de compras responsables de stock

-etc.

4.El sistema S/4 HANA y las Ventas de Distribución:

En el sistema SAP ECC, las ventas y la distribución formaban parte del componente SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business Suite, dentro de los módulos logísticos encontramos a SAP SD. A partir del sistema SAP S/4 HANA, se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de SAP S/4HANA. La línea de negocios SAP S/4HANA es donde se encuentran las funcionalidades de ventas y distribución.

5.Accediendo a SAP SD:

Se puede acceder al módulo SAP SD desde el menú de SAP, el que se visualiza al ingresar al sistema. Se abre la carpeta Logística. Luego se abre la carpeta Comercial y dentro de esta carpeta se ven las funciones del módulo SD. Si se abre algunas de las carpetas de Comercial, por ejemplo Pedido, se verá en el ultimo nivel las transacciones que nos proporciona SAP para realizar la gestión de los pedidos de venta.

6.La estructura organizativa de SAP SD:

Proporciona a SAP la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad. Se puede asignar las unidades de negocio existentes que participan en la venta de distribución de la empresa a una de las siguientes unidades organizacionales disponibles en SAP:

-Cliente: Conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común. Ej: un grupo empresarial se puede definir como un cliente.

-Sociedad: unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y perdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requisitos comerciales y legales. Ej: Una compañía que forma parte del grupo empresarial se puede definir como una sociedad.

*Cliente y sociedad son los mismos conceptos que ya se definieron en la lección anterior de gestión de materiales de SAP.

-División: Responsable de las ventas de un grupo especifico de productos. Una división es asignada a una organización de ventas. Es una unidad empresarial separada para la que puede llevarse a cabo reporte interno multisociedades. Constituyen entidades de compensación que pueden crear sus propios cierres con fines internos.

-Organización de ventas: Unidad que es responsable de vender productos y servicios. Es responsable de negociar con los clientes. Una organización de ventas es asignada a una sociedad.

La organización de ventas es responsable de: La distribución de mercancías y servicios, de los productos vendidos, de la reclamación del cliente sobre los productos o servicios vendidos. Para utilizar las funciones comerciales del sistema, es necesario tener al menos una organización de ventas. En las estadísticas de ventas, la organización de ventas es el nivel más alto de totalización de valores. Todos los documentos comerciales (pedidos, entregas y facturas) se asignan a una organización de ventas.

La organización de ventas puede utilizarse para subdividir mercados en regiones. Cada operación comercial se procesa dentro de una organización de ventas. Cada organización de ventas tiene sus propios datos maestros, como ser, datos maestros de clientes y materiales

-Canales de distribución: Es un canal a través del cual se proporcionan productos y servicios a los clientes. Algunos canales de distribución de venta comunes son mayoristas, minoristas y directa. El canal de distribución representa las estrategias para distribuir mercancías y/o servicios a los clientes. Para utilizar las funciones comerciales se necesita definir al menos un canal de distribución:

-Definir responsabilidades

-Llevar a cabo una estructura de precios flexibles, dependientes del canal de distribución

-Diferenciar estadísticas de ventas

-Sector: Se utiliza para agrupar materiales (los que conforman el stock de la empresa) y servicios en una misma línea de productos. Para utilizar las funciones comerciales se necesita definir al menos un sector. Un sector puede representar por ejemplo determinado grupo de productos, por lo que se pueden generar descuentos especiales para un determinado sector, así como también un análisis estadístico por sector. Algunos ejemplos de sectores son: Motocicletas, alta tecnología, electrodomésticos, cosméticos, etc.

-Área de ventas: Combinación de la organización de ventas, el canal de distribución y el sector. Define el canal de distribución que una organización de ventas utiliza para comercializar los productos de un determinado sector.

-Puesto de expedición: Unidad responsable de las actividades de embarque y entrega, como embalaje y transporte.

Se puede realizar la salida de mercancías, programas los controles de tiempos para el despacho y establecer momentos en que se puede dar salida a los materiales. El puesto de expedición puede ser: Una rampa de carga, un almacén de correos o un almacen de ferrocarril, un grupo de empleados responsables de organizar las entregas urgentes.

7.Las principales transacciones de SAP SD:

Los módulos SD incluyen una lista exhaustiva de transacciones. Las transacciones más utilizadas son:

-Consulta (transacciones VA11 (Alta), VA12 (Modificación), VA13 (Visualización)): Se utiliza para registrar la solicitud de un cliente de información relacionada con las ventas. Un cliente puede solicitar a una empresa información sobre productos o de servicios, el plazo y condiciones de venta o el tiempo necesario para la entrega.

-Cotización o oferta (Transacción VA21 (Alta), VA22 (Modificación) y VA23 (Visualización)): Utilizada para enviar una oferta para la entrega de bienes y servicios a un cliente. Una cotización es una oferta legal que es valida por un periodo especifico de tiempo.

-Orden de venta o pedido de venta (Transacciones VA01 (Alta), VA02 (Modificación) y VA03 (Visualización)): Acuerdo contractual entre la empresa y sus clientes en donde se indica que la empresa va a realizar la entrega de bienes o servicios al cliente, a un precio dado y tiempo determinado.

-Entrega de salida (Trnasacción VL01 (Alta), VL02 (Modificaciones) y VL03 (Visualización)): Transacción utilizada para realizar las actividades relacionadas al envío de mercancías. Esta transacción inicia la recolección, embalaje y el transporte de las mercancías.

-Factura (Transacciones VF01 (Alta), VF02 (Modificación) y VF03 (Visualización)): Se utiliza para cargar a un cliente la entrega de bienes y servicios. La información incluida en una factura incluye el nombre de las mercancías o servicios prestados, la cantidad entregada y la cantidad debida.

*Principales transacciones de SD

Consulta à VA11 – VA12 – VA13

Cotización à VA21 – VA22 – VA23

Orden de venta o Pedido de venta à VA01 – VA02 – VA03

Entrega de salida à VL01N – VL02N – VL03N

Factura à VF01 – VF02 – VF03

8.Los Datos Maestros de SAP SD:

Para utilizar las transacciones de SD, se deben definir los datos maestros de SD. Estos datos maestros almacenan información que no cambia con frecuencia. Los datos maestros esenciales que se deben definir para comenzar a trabajar con las transacciones de SD:

-Maestro de Clientes: Una base de datos de información de clientes a los cuales la empresa vende productos y presta servicios, el maestro de clientes incluye: Datos generales de los clientes, como dirección y numero telefónico, información de bancos y pagos del cliente, datos de ventas y distribución tales como condiciones de envío y facturación del cliente.

-Maestro de Materiales: Es la base de datos de información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro en el maestro de material, que incluye: Atributos del material definidos como el tipo de material, sector de la industria del material, unidades de medida para comprar, almacenar o vender el material, precios y datos contables relacionados con el material.

-Maestro de Precios: Es la base de datos de condiciones utilizada para los procedimientos de fijación de precios del día a día. Ejemplos de condiciones de precios son: Recargos, descuentos, gastos de flete e impuestos.


Sobre el autor

Publicación académica de Maria Sylvana Andrea Vargas Alarcon, en su ámbito de estudios para el Curso Introducción SAP.

SAP SemiSenior

Maria Sylvana Andrea Vargas Alarcon

Profesión: Ingeniera Comercial - Chile - Legajo: BO94H

✒️Autor de: 30 Publicaciones Académicas

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