✒️SAP / SAP CO - Control de Costos Por María Isabel Baña Espasandín

UNIDAD 3 - TEMA 6 - EL MÓDULO SAP CO (CONTABILIDAD ANALÍTICA - CONTROLLING)

El módulo CO de SAP permite definir la estructura de costes de una empresa y ayuda a la gestión y a tomar decisiones relacionadas con el control de los costes del negocio.

El módulo CO proporciona transacciones con las que se podrá:

• Comparar los costos actuales con los costos planeados.
• Calcular el coste de un producto.
• Evaluar como se está desempeñando cada unidad de negocio dentro de la empresa.
• Analizar los beneficios de una empresa.

El módulo CO trabaja en combinación con el módulo FI del que recibe información.

TRANSACCIONES DE SAP CO : hay una amplia lista pero las mas utilizadas son cinco.

• Centro de Costo de Contabilidad (Cost Center Accounting):Transacciones KS01 (Alta), KS02 (Modificación) y KS03 (Visualización) : Es una unidad de negocios (Marketing, Producción o Servicios del Cliente), dentro de una empresa que incurre en gastos tales como salarios, teléfono o electricidad.

Con esta transacción podremos:

- definir la estructura de costes de la empresa,

- asignar costes a los centros de costes apropiados,

- planificar los costes para cada unidad de negocios y comparar los costes planeados con los costes actuales.

• Pedidos internos (Internal Orders): Transacciones KO01 (Alta), KO02 (Modificación) y KO03(Visualización) . Permite planear, realizar el seguimiento y calcular el coste de realizar una tarea específica, tal como mostrar el producto en una feria comercial o la publicidad del producto. El coste incurrido en llevar a cabo estas tareas se establece a través de Pedidos internos.
• Costeo de productos (Product Costing): Transacción CK00 (Planificación de costes): Permite:

- Calcular el coste incurrido en fabricar un producto,

- Planificar el coste del producto sin referirse a los precios fijados,

- Analizar los costos actuales y planeados de un producto.

• Contabilidad de centro de beneficio (Profit Center Accounting):Transacciones KE51 (Alta), KE52 (Modificación) y KE53 (Visualización). Permite evaluar cómo se está desarrollando y cómo contribuye, dentro de la organización, cada unidad de negocio al beneficio de la empresa.

Por ej, el pago del salario al personal del departamento de ventas es considerado un gasto mientras que las ganancias obtenidas por el mismo departamento son considerados ingresos.

La transacción KE51 se utiliza para crear un centro de beneficio, es decir, el dato maestro que después se puede utilizar en la estructura de CO para imputar costos e ingresos. Una vez que lo creamos, lo podemos almacenar en otros objetos de imputación de CO como un centro de costos, una orden, elementos PEP, etc para que en una contabilización a éstos el centro de beneficio se impute estadísticamente.

• Análisis de Rentabilidad (Profitability Analysis):Transacciones KES1 (Modificar valores de característica), KEDE (Actualizar reglas de derivación) y KE30 (Informes). Permite analizar los beneficios de una organización basándose en el producto, precio, clientes u organización de ventas.

Una organización de venta es una unidad dentro de la empresa que es responsable de la venta y distribución de bienes y servicios.

ACCEDIENDO A SAP CO. Pantalla del SAP Easy Access, carpeta Finanzas, carpeta Controlling, en la que veremos las funciones del módulo CO.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE SAP CO

Para alinear los procesos de la empresa con el módulo CO lo primero que debemos hacer es definir la estructura organizativa del negocio. La estructura organizativa proporciona a SAP la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.

Se pueden relacionar unidades de negocio existentes en la empresa con alguno de los siguientes componentes de la unidad organizativa disponibles en SAP:

• Cliente: Está en el nivel más alto de la estructura organizativa. Es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objeto común. Un grupo empresarial se puede definir como un cliente SAP.
• Sociedad: Es una entidad jurídica independiente dentro de un cliente y está en el segundo nivel en la estructura organizativa. Cada sociedad tiene su propia cuenta de resultados y su propio balance.
• Estructura de ventas (Operating concern): Es definida por la empresa para calcular sus ingresos. La estructura de ventas consiste en una organización de ventas, productos, clientes y precios. Utilizando la organización de ventas se puede decidir a qué nivel se quiere analizar la rentabilidad de la empresa.

Se puede asignar una o más áreas de control a una Estructura de ventas.

• Área de Control: Utilizaremos el área de control para registrar los costes e ingresos del negocio. Un área de control consiste en centros de costes y centros de beneficio. Un centro de coste solo monitorea los costes de un negocio.

Se puede asignar una o más sociedades a un área de control.

Un concepto muy popular muy importante dentro de SAP CO son los elementos PEP. Un elemento PEP es un objeto de CO que puede recibir gastos e ingresos. Es como un colector. Un elemento PEP se puede estructurar en jerarquías. Podemos crear un proyecto A, que tiene Asub1, Asub2, etc. Cada uno de estos elementos son elementos PEP. El elemento PEP es versátil; nos permite planificar, presupuestar, cargarle tareas internas, externas, costos primarios, etc. Además nos ayuda en planificación de tiempos porque cada uno de los elementos PEP puede involucrar una tarea de un proyecto para luego planificar los costos por parte de las tareas que se conjugan por el total del proyecto o en una tarea individual. Por ejemplo, supongamos que vendemos barcos a medida. Cada barco para nosotros es un proyecto. Creamos como proyecto principal el barco. Barco - cliente X - elemento PEP - A. El barco necesita fuselaje y motor entre otras cosas; entonces para la tarea de fuselaje creamos un elemento PEP A1 que cuelga de A; idem con el motor como A2. Los costos en los que incurrimos en el fuselaje lo vemos a ver en el PEP A1 y en el A. Los costos que incurrimos en el motor los vamos a ver en el PEP A2 y en el A y los ingresos por la venta los vamos a ver también en el A. De esta manera podemos saber cuánto nos salió armar el barco completo o cuanto nos costó el motor solo o el fuselaje.

DATOS MAESTROS DE SAP CO

Para utilizar las transacciones de CO, también será necesario definir los datos maestros de CO. Estos datos maestros almacenan información que no cambia con frecuencia. Los datos maestros esenciales que debemos definir para comenzar a trabajar con las transacciones de CO son:

• Centro de costo: Es una unidad de negocio, tal como una unidad de producción que incurre en gastos dentro de la empresa. Se asigna un código de centro de coste a cada unidad de negocios de la empresa. Los costes incurridos por una unidad de negocio son registrados bajo su código de centro de coste correspondiente.
• Elemento de coste: Describe el origen de los costes dentro de la empresa. Por ejemplo, los gastos incurridos en salarios, teléfono y electricidad son considerados como costes iniciales dentro de la empresa. Cada transacción relacionada con estos costes registrará bajo un elemento de costes los gastos.
• Centro de beneficio: Es una unidad de negocios tal como una unidad de venta que obtiene ingresos dentro de la empresa. Un código de centro de beneficio es asignado a cada unidad de negocios. Los ingresos obtenidos por cada unidad de negocios son registrados bajo su correspondiente código de centro de beneficio.