Unidad 3 – SAP CO: Control de Costos
1. Introducción a SAP CO
SAP CO (Controlling o Control de Costos) es el módulo financiero encargado de gestionar, controlar y planificar los costos de una empresa.
Su objetivo principal es proporcionar información interna para que los responsables puedan controlar los gastos, analizar resultados y tomar decisiones empresariales.
Sus principales funciones son:
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Comparar los costos reales con los costos planificados.
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Calcular el costo de fabricación de productos o prestación de servicios.
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Evaluar el desempeño de cada unidad de negocio.
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Analizar los beneficios y la rentabilidad de la empresa.
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Identificar desviaciones entre los valores reales y los planificados.
La tarea principal de CO consiste en planificar los costos, registrar los acontecimientos reales y comparar ambos resultados para identificar desviaciones.
2. Diferencias entre SAP FI y SAP CO
Es fundamental comprender la diferencia entre ambos módulos:
SAP FI – Contabilidad Financiera
SAP CO – Contabilidad de Gestión
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Contabilidad externa.
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Contabilidad interna.
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Orientada a cumplir requisitos legales.
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Orientada al control y gestión empresarial.
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Genera balances y estados de resultados.
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Analiza costos, ingresos y rentabilidad.
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Debe respetar las normas contables del país.
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Tiene mayor flexibilidad para la gestión interna.
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Informa sobre la situación financiera de la empresa.
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Ayuda a los responsables a tomar decisiones.
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Integración FI y CO: la información relevante para los costos fluye automáticamente desde FI hacia CO. De esta manera, los registros financieros también pueden utilizarse para analizar los costos internos de la organización.
3. Componentes de la Contabilidad de Gestión de CO
SAP CO permite asignar costos e ingresos a diferentes objetos de imputación para conocer dónde se generan los gastos y qué sectores producen beneficios.
Los principales objetos de imputación son:
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Centros de costos: áreas de la empresa donde se generan gastos.
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Tipos de actividad: representan las actividades que un centro de costo proporciona a otro centro, orden o proceso.
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Procesos de negocio: combinan actividades que se desarrollan a través de distintos centros de costos.
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Órdenes internas: permiten planificar, recopilar y analizar los costos de actividades específicas.
Componentes principales
Contabilidad de Centros de Costos: permite controlar los gastos generales de la empresa y asignarlos a las unidades que los generan.
Control de Costos de Productos: calcula cuánto cuesta fabricar un producto o prestar un servicio. Permite planificar costos, determinar precios estándar y calcular costos reales para identificar desviaciones.
Análisis de Rentabilidad (CO-PA): analiza ganancias y pérdidas según diferentes segmentos del mercado, como clientes, productos, pedidos, organizaciones de ventas y canales comerciales. Permite evaluar márgenes de cobertura y rentabilidad.
4. Submódulos de SAP CO
SAP CO se divide en seis submódulos principales:
1. Contabilidad de Centros de Costos
Es uno de los componentes más importantes de CO. Permite definir las clases de costos, controlar los gastos generales y asignar los costos a las unidades correspondientes.
Trabaja con clases de costos primarias y secundarias y funciona como nexo con otros componentes del sistema.
2. Órdenes Internas
Permiten planificar, recopilar y analizar los costos de actividades o proyectos específicos.
Funcionan como colectores de gastos para tareas determinadas.
Ejemplo: una campaña publicitaria de Marketing. Se registran todos sus gastos y posteriormente se liquidan al centro de costo correspondiente.
3. Contabilidad de Elementos de Costos
Proporciona información sobre el origen de los costos y beneficios de la organización.
Los elementos de costos permiten identificar conceptos como salarios, electricidad, teléfono y otros gastos.
Está integrado con FI, por lo que los asientos contables relevantes se actualizan automáticamente en CO.
4. Análisis de Beneficio (CO-PA)
Permite evaluar la rentabilidad de diferentes segmentos del mercado.
Puede analizar los resultados según:
Su objetivo es conocer los beneficios y márgenes de cobertura para facilitar las decisiones de ventas y marketing.
5. Control de Costos del Producto
Se dedica a gestionar y controlar los costos de los productos y servicios.
Sus principales actividades son:
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Planificación de los costos para determinar el precio estándar.
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Contabilidad de objetos de costo para controlar la fabricación y las órdenes de producción.
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Cálculo del costo real para identificar desviaciones entre lo planificado y lo ejecutado.
6. Contabilidad de Centros de Beneficio
Permite calcular y analizar los resultados internos de las diferentes unidades de negocio.
Un centro de beneficio representa una unidad que genera ingresos y permite evaluar su desempeño económico considerando costos y beneficios.
También permite analizar resultados mediante el método de costos totales y el método de costos de ventas.
5. SAP CO en SAP ECC y SAP S/4HANA
En SAP ECC, el módulo CO formaba parte de SAP ERP, dentro del conjunto de módulos financieros, junto con FI.
Con SAP S/4HANA, la estructura se reorganiza en 10 líneas de negocio (Lines of Business o LoBs).
Importante para el examen
Las funcionalidades de Control de Costos se encuentran dentro de SAP S/4HANA Finance.
6. Acceso al módulo SAP CO
Para ingresar desde el menú principal de SAP GUI se utiliza la siguiente ruta:
SAP Easy Access → Finanzas → Controlling.
Dentro de esta sección se encuentran las funciones correspondientes a la gestión y el control de costos.
7. Estructura organizativa de SAP CO
La estructura organizativa establece la jerarquía de las unidades de negocio y permite organizar los procesos de control de costos.
Sus principales elementos son:
Cliente: nivel más alto de la estructura. Representa al conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo empresarial.
Sociedad: unidad jurídica y financiera independiente dentro del cliente. Tiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas.
Estructura de Ventas: representa cómo organiza la empresa sus actividades comerciales para calcular los ingresos. Incluye organización de ventas, productos, clientes y precios. Permite determinar a qué nivel se analizará la rentabilidad.
Área de Control o Área de Controlling: unidad organizativa donde se registran y administran los costos e ingresos del negocio. Está relacionada con los centros de costos y centros de beneficio.
Una regla importante es que un área de control puede tener asignada una o más sociedades.
8. Datos maestros de SAP CO
Los datos maestros contienen información relativamente estable que se utiliza para realizar las operaciones de control de costos.
Los tres principales son:
1. Centro de Costo
Es una unidad organizativa que genera gastos dentro de la empresa.
Ejemplos: Producción, Administración, Marketing y Mantenimiento.
Cada centro de costo tiene un código propio y los gastos correspondientes se registran bajo ese código.
2. Elemento de Costo
Describe el origen o naturaleza del gasto.
Ejemplos:
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Salarios.
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Electricidad.
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Teléfono.
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Materiales.
Permite identificar qué tipo de costo se está generando.
3. Centro de Beneficio
Es una unidad de negocio que genera ingresos y permite analizar los resultados económicos de un sector.
Ejemplo: una unidad comercial o un área de ventas.
Para diferenciarlos fácilmente:
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Centro de costo: dónde se gasta.
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Elemento de costo: en qué se gasta.
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Centro de beneficio: dónde se generan los beneficios.
9. Principales transacciones de SAP CO
Las transacciones permiten crear, modificar y visualizar los elementos principales del módulo.
A. Centros de costo
Transacción
Función
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KS01
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Crear centro de costo.
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KS02
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Modificar centro de costo.
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KS03
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Visualizar centro de costo.
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Permiten definir la estructura de costos, asignar gastos y comparar los costos reales con los planificados.
B. Órdenes internas
Transacción
Función
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KO01
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Crear orden interna.
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KO02
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Modificar orden interna.
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KO03
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Visualizar orden interna.
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Permiten planificar y recopilar los costos de actividades específicas, como campañas publicitarias o proyectos internos.
C. Centros de beneficio
Transacción
Función
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KE51
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Crear centro de beneficio.
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KE52
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Modificar centro de beneficio.
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KE53
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Visualizar centro de beneficio.
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Permiten analizar cómo contribuye cada unidad de negocio a los resultados de la empresa.
D. Análisis de rentabilidad
Transacción
Función
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KES1
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Modificar valores de características.
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KEDR
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Actualizar reglas de derivación.
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KE30
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Generar informes de rentabilidad.
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Permiten analizar los beneficios según productos, clientes, precios y organizaciones de ventas.
Conceptos fundamentales para el examen
Concepto
Qué recordar
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SAP CO
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Gestiona y controla los costos de la empresa.
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FI
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Contabilidad externa y financiera.
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CO
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Contabilidad interna y de gestión.
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Centro de costo
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Unidad que genera gastos.
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Elemento de costo
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Identifica el origen del gasto.
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Centro de beneficio
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Unidad que genera ingresos.
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Orden interna
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Colector de costos de actividades específicas.
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Tipo de actividad
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Actividad que proporciona un centro de costo.
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CO-PA
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Analiza beneficios y rentabilidad por segmentos de mercado.
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Control de costos del producto
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Calcula y controla los costos de fabricación.
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Área de control
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Unidad donde se registran costos e ingresos.
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SAP S/4HANA Finance
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Línea de negocio donde se encuentran las funciones de CO.
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