✒️SAP / SAP CO - Control de Costos Por Patricia Silva

SAP CO - CONTROL DE COSTOS

El módulo de Control de Costos de SAP, también conocido como SAP Controlling es un módulo financiero que se encarga de la gestión y del control de costos o costes y de la planificación a nivel contable de la empresa que lo implementa.

Este módulo nos proporciona la información necesaria sobre costes para facilitar las decisiones de gestión en la empresa. Facilita la coordinación, el control y la optimización de todos los procesos en una empresa.

La tarea principal del módulo de CO es la planificación, además de documentar sucesos reales. Es gracias a esta planificación de costes a través de la cual puede determinar desviaciones mediante la comparación de datos reales con datos del plan. La determinación de estas desviaciones permite controlar los flujos empresariales.

El módulo CO proporciona transacciones que nos permitirán llevar a cabo las tareas del día a día del control de costos. Con estas transacciones podremos:

• Comparar los costos actuales como los costos planeados
• Calcular los costos de un producto
• Evaluar cómo se está desempeñando cada unidad de negocio dentro de la empresa
• Analizar los beneficios de la empresa

Los Componentes de Contabilidad de Gestión de CO

La Contabilidad Interna o de Costos o también llamada de gestión, se representa con CO, su objetivo principal es monitorear los costos generales y la asignación de estos a la unidad organizativa que incurre en los mismos.

La Contabilidad Externa o Financiera con FI, su objetivo es la emisión de los informes estatuarios o legales.

La Contabilidad de Centros de Costos es utilizada con el propósito de control en cualquier organización.

El Control de Costos de Productos calcula los costos incurridos cuando un servicio es provisto o un producto es manufacturado. Éste permite que se pueda calcular los precios mínimos para el cual el producto puede ser vendido de forma rentable.

El Análisis de Rentabilidad o PA, analiza las pérdidas y beneficios de una organización de acuerdo a segmentos individuales del mercado. En PA, los costos son asignados a las ganancias de un sector de cada mercado. Esto da la base para el cálculo de precios, clientes objetivo, determinación de condiciones, selección de canales de venta, entre otros.

Los Centros de Costos son áreas separadas dentro de un área de control en lo que respecta a los costos incurridos.

Un tipo de actividad define las actividades que pueden ser provistas por un centro de costo. El usuario dentro del módulo de CO valúa las actividades utilizando un precio calculado en la base de cierta información de gestión o del negocio.

Los procesos de negocio combinan actividades que fluyen dentro de la organización a lo largo de los centros de costos individuales.

Las órdenes internas son usadas para planificar, recolectar y analizar costos relevantes desde actividades internas.

Los sub módulos de SAP CO

Los sub módulos clave de SAP CO son:

Contabilidad de centros de costos: fija las definiciones de las clases de costos fundamentales para el módulo de CO. Es vital para el funcionamiento de todos los demás módulos de CO ya que gestiona los nexos con los otros sub módulos a través de clases de costos primarias y secundarias.

Órdenes internas: se encarga de la gestión de las órdenes y los proyectos. Las órdenes son colectores de los distintos gastos de los centros de costo. Las órdenes tienen una vida finita.

Contabilidad de elementos de costo: proporciona información sobre costos y beneficios de la organización, este sub módulo se encuentra completamente integrado con el módulo FI de SAP.

Análisis de beneficio: la cuenta de resultados nos permite evaluar segmentos de mercado que se pueden clasificar según artículos, clientes, pedidos o cualquier combinación de estos o unidades comerciales estratégicas tales como las organizaciones de venta o las divisiones, con respecto al beneficio o el margen de cobertura de la empresa.

Control de costos del producto: se dedica a la gestión y al control de los costos de los productos. Se enfoca en tres aspectos principalmente:

• La planificación de los costos de los productos que permitirá determinar el precio estándar del producto que se fabrica internamente.
• La contabilidad de objetos de costo que nos dará la posibilidad de controlar la ejecución de la fabricación monitoreando el costo de las órdenes de producción, el proceso o los colectores.
• El cálculo del costo real de los productos que ayuda a determinar el verdadero valor de las transacciones de acuerdo a los desvíos o variaciones que hayan ocurrido en la gestión de aprovisionamiento.

Contabilidad de centro de beneficio: se utiliza principalmente para calcular resultados internos según el método de costos totales.

El Sistema S/4HANA y el Control de costos

La línea de negocio SAP S/4HANA FINANCE es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes al Control de costos.

Accediendo a SAP CO

Se puede acceder a SAP CO utilizando la pantalla del SAP Easy Access. A continuación:

• Abrimos la carpeta Finanzas
• Luego la carpeta carpeta Controlling
• Dentro de la carpeta Controlling vemos las funciones del módulo CO
• Si abrimos la carpeta de Contabilidad de centro de beneficio y luego las carpetas Datos maestros / Centro de beneficio / tratamiento individual visualizamos las transacciones correspondientes a la contabilidad de centros de beneficio.

La Estructura Organizativa de SAP CO

La estructura organizativa proporciona a SAP la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.

• Cliente: está en el nivel más alto de la estructura organizativa. Es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común.
• Sociedad: es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas.
• Estructura de ventas: es definida por la empresa para calcular sus ingresos.
• Área de control: también denominada área de controlling, se utiliza para registrar los costos e ingresos del negocio.

Los Datos Maestros de SAP CO

Datos Maestros esenciales que debemos definir para comenzar a trabajar con las transacciones de CO.

• Centro de costo: es una unidad de negocio, tal como una unidad de producción que incurre en gastos dentro de la empresa. Se asigna un código de centro de costo a cada unidad de negocios de la empresa.
• Elemento de costo: también denominados elementos de coste, describen el origen de los costos dentro de la empresa.
• Centro de beneficio: es una unidad de negocios tal como una unidad de venta que obtiene ingresos dentro de la empresa. Son denominados CeBe.

Las principales transacciones de SAP CO

El módulo CO ofrece una amplia lista de transacciones. Las siguientes transacciones son las más utilizadas:

• Centro de Costo de Contabilidad (transacciones KS01 (Alta), KS02 (Modificación) KS03 (Visualización)): es una unidad de negocios. Con esta transacción podremos:

Definir la estructura de costos de la empresa

Asignar costos a los centros de costos apropiados

Planificar los costos para cada unidad de negocios y comparar los costos planeados con los costos actuales

• Pedidos internos (transacciones KO01 (Alta), KO02 (Modificación), KO03 (Visualización)): nos permite planear, realizar el seguimiento y calcular el costo de realizar una tarea específica.
• Contabilidad de centro de beneficio (transacciones KE51 (Alta), KE52 (Modificación) Y KE53 (Visualización)): nos permite evaluar como se está desarrollando y cómo contribuye, dentro de la organización, cada unidad de negocio al beneficio de la empresa.
• Análisis de Rentabilidad (transacciones KES1 (Modificar valores de característica), KEDE (Actualizar reglas de derivación) y KE30 (informes)): permite analizar los beneficios de una organización basándose en el producto, precio, clientes u organizaciones de ventas.