✒️SAP / SAP CO - Control de Costos Por Andrea Monteagudo

SAP CO (Controlling)

Se encarga de la gestión y del control de costos y de la planificación a nivel de la empresa que lo implementa, de documentar sucesos reales.

Previamente se deberá registrar en el sistema tanto el consumo de los factores de fabricación como los servicios suministrados por una empresa.

Permite determinar desviaciones mediante la comparación de los datos reales con los del plan, facilitando la toma de decisiones a los mandos de la empresa:

• comparar los costos actuales con los costos planeados;
• calcular el costo de un producto
• evaluar cómo se está desempeñando cada unidad de negocio dentro de la empresa.
• analizar los beneficios de la empresa.

Los componentes de la Contabilidad de Gestión de CO

La contabilidad de Gestión CO define la contabilidad interna (emisión de los informes estatutarios o legales) desde el momento que provee la responsabilidad de administrar y controlar las operaciones de la empresa con la información necesaria, sin operar con restricciones desde el punto de vista legal, a diferencia de SAP FI (Contabilidad Financiera).

Los costos e ingresos son asignados a los diferentes objetos de imputación de CO, tales como centros de costos, procesos de negocio, proyectos u órdenes internas.

La contabilidad de Centros de Costos es utilizada con el propósito de control de cualquier organización para monitorear los costos generales y asignar estos a la unidad organizativa que incurre en los mismos.

El Control de costos de productos calcula los costos incurridos cuando un servicio es provisto o un producto es manu facturado. Permite que se pueda calcular los precios mínimos en los que el producto puede ser vendido para resultar rentable.

El Análisis de Rentabilidad o PA analiza las pérdidas y beneficios de una organización de acuerdo a segmentos individuales del mercado. en PA los costos son asignados a las ganancias de un sector de cada mercado. esto da la base para el cálculo de precios, clientes objetivo, determinación de condiciones, selección de canales de ventas, entre otros.

Los gastos generales son costos que no pueden ser asignados a la manufactura de productos o a los servicios que presta la empresa, por lo que se asignan a localizaciones o centros de costos a los que pertenecen o a las locaciones que han solicitado estos gastos.

Los Centros de costos son áreas separadas dentro de un área de control en lo que respecta a los costos incurridos que se pueden crear de acuerdo a varios criterios.

Un tipo de actividad define las actividades que pueden ser provistas por un centro de costo. Las actividades de salida suministradas por un centro de costo (emisor) hacia otro centro de costo, una orden o un proceso, representan la utilización de recursos para este centro de costo emisor. el usuario dentro del módulo CO valúa las actividades utilizando un precio calculado en la base de cierta in formación de gestión o del negocio.

Los procesos de negocio combinan actividades que fluyen dentro de la organización a lo largo de los criterios de costos individuales. pueden ser utilizados como un proceso de control organizacional con funciones particulares.

Las órdenes internas son usadas para planificar, recolectar y analizar costos desde actividades internas

Los submódulos de SAP CO

• Contabilidad de los centros de costos: Fija las definiciones de las clases de costos fundamentales para el módulo de CO.
• Órdenes internas: Se encarga de la gestión de las órdenes (colectores de los distintos gastos de los centros de costo que tienen una vida finita) y los proyectos.
• Contabilidad de elementos de costo: Proporciona información sobre costos y beneficios de la organización y se encuentra integrado con FI, por lo que todos los asientos contables se actualizan automáticamente desde el módulo FI de Contabilidad Financiera al módulo CO.
• Análisis de beneficios: Proporciona a los departamentos de ventas, marketing, gestión de productos y planificación del grupo la información para llevar a cabo la contabilidad interna y la toma de decisiones.
• Control de costos del producto: se dedica a la gestión y al control de los costos de los productos, enfocándose en la planificación de los costos de los productos, la contabilidad de objetos de costo y el cálculo del costo real de los productos para determinar los desvíos o variaciones que hayan ocurrido en la gestión de aprovisionamiento.
• Contabilidad de Centro de Beneficios: se utiliza principalmente para calcular resultados internos según el método de costos totales, pero también puede analizar los resultados de acuerdo al método de los costos de ventas.

Los perfiles ideales para aprender SAP CO

• Personas interesadas en aprender a manejar los procesos financieros de las empresas líderes mundiales.
• Consultores, super visores, analistas y asistentes en costos
• Especialistas en ciencias económicas y financieras.
• Gerentes y responsables en administración y finanzas
• Asesores y gerentes de franquicias
• Empleados administrativos y contables
• Contadores público
• Consultores financieros
• Licenciados en Administración
• Administradores de empresas
• Gestores contables e impositivos
• Auditores tributarios
• Público en general que busque iniciar una carrera exitosa y de gran salida laboral.

El sistema S/4HANA y el Control de Costos

En el sistema ECC el control de costos formaba parte del componente ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro de los denominados módulos financieros encontramos a SAP CO.

A partir del sistema SAP S/4HANA se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de S/4HANA.

La línea de negocio SAP S/4HANA Finance es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes al Control de costos.

Accediendo a SAP CO

Se puede acceder al módulo SAP CO utilizando la pantalla del SAP Easy Access. Aquí abrimos la carpeta Finanzas. Luego abrimos la carpeta Controlling y dentro de ella vemos las funcionalidades del módulo CO, así vamos ingresando a carpetas hasta encontrar las transacciones con las que necesitamos operar.

La estructura organizativa de SAP CO

Se puede relacionar las unidades de negocio existentes en la empresa con alguno de los siguientes componentes de la unidad organizativa disponible en SAP:

• Cliente: está en el nivel más alto de la estructura organizativa. Es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo en común (por ejemplo, un grupo empresarial).
• Sociedad: es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. hacer referencia a la más pequeña unidad de negocio dentro del punto de vita jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales (una compañía o una empresa que forma parte de un grupo empresarial).
• Estructura de ventas: es definida por la empresa para calcular sus ingresos y consiste de una organización de ventas, productos, clientes y precios. Utilizando la organización de ventas se puede decidir a qué nivel se quiere analizar la rentabilidad de la empresa. Se puede asignar una o más áreas de control a una estructura de ventas.
• Área de control (área de controlling): registra los costos e ingresos del negocio. Un área de control consiste en centros de costos y centros de beneficio. un centro de costo solo monitorea los costos de un negocio.

Un elemento PEP es un objeto dentro de CO que puede recibir gastos e ingresos y se puede estructurar en jerarquías. Nos permite planificar, presupuestar, cargarle tareas, costos primarios, etc. Puede cargar tareas de un proyecto.

Los datos maestros de SAP CO

• Centro de costo: es una unidad de negocio, tal como una unidad de producción que incurre en gastos dentro de la empresa. Se asigna un centro de costo a cada unidad de negocio de la empresa. Los costos incurridos por una unidad de negocio son registrados bajo su código de centro de costo correspondiente.
• Elementos de costo: describen el origen de los costos dentro de la empresa (salarios, teléfono y electricidad como costos iniciales dentro de la empresa. Cada transacción relacionada con esos costos registrará bajo un elemento de costos los gastos).
• Centro de beneficio (CeBe): es una unidad de negocio tal como una unidad de venta que obtiene ingresos dentro de la empresa. Un código de centro de beneficio es asignado a cada unidad de negocio. Los ingresos obtenidos por cada unidad de negocio son registrados bajo su correspondiente código de centro de beneficio. Permite obtener resultados por cada negocio de la empresa.

Las principales transacciones de SAP CO

• Centro de Costo de Contabilidad (transacciones KS01, KS02 y KS03: Alta, Modificación y Visualización): Es una unidad de negocio tal como marketing, producción o servicios del Cliente dentro de una empresa que incurre en gastos tales como salarios, teléfono, electricidad)

Podremos mediante esta transacción:

1. Definir la estructura de costos de la empresa;
2. Asignar costos a los centros de costos apropiados;
3. Planificar los costos para cada unidad de negocios y comparar los costos planeados con los costos actuales;

• Pedidos internos (transacciones KO01, KO02, KO03: Alta, Modificación y Visualización): nos permite planear, realizar el seguimiento y calcular el costo de realizar una tarea específica. El costo incurrido en llevar a cabo estas tareas se establece a través de pedidos internos.
• Contabilidad de beneficios (transacciones KE51, KE52, KE53: Alta, Modificación y Visualización ): nos permite evaluar cómo se está desarrollando y cómo distribuye dentro de la organización cada unidad de negocio al beneficio de la empresa.
• Análisis de Rentabilidad (transacciones KES1 (Modificar valores de características), KEDE (Actualizar reglas de derivación) y KE30 (Informes)): permite analizar los beneficios de una organización basándose en el producto, precio, clientes u organización de ventas (unidad dentro de la empresa que es responsable de la venta y distribución de bienes y servicios).