✒️SAP / SAP CO - Control de Costos Por Maria Villalba

Introducción a SAP CO

El módulo de Control de SAP, también conocido como SAP Controlling es un módulo financiero que se encarga de la gestión y el control de costos o costes y de la planificación a nivel contable de la empresa que lo implementa.

El módulo de SAP CO nos proporciona la información necesaria sobre costes para facilitar las decisiones de gestión en la empresa. Facilita la coordinación, el control y la optimización de todos los procesos en una empresa. Esto implica que previamente se deberán registrar en el sistema tanto el consumo de los factores de fabricación como los servicios suministrados por una empresa y todos estos registros quedarán plasmados en el módulo de control de costo.

La tarea principal del módulo de CO es la planificación, además de documentar sucesos reales. Es gracias a esta planificación de costes a través de la cual puede determinar desviaciones mediante la compensación de datos reales con datos del plan. La determinación de estas desviaciones permite controlar los flujos empresariales, este modulo CO proporciona información de apoyo a los mandos de la empresa con la finalidad de planificar, informar y monitorizar las operaciones del negocio lo que facilita el proceso de la toma de decisiones.

El módulo CO proporciona transacciones que nos permitirán llevar a cabo las tareas del día adía del control de costos, con estas transacciones podremos:

• Comparar los costos actuales con los costos planeados
• Calcular el costo de un producto
• Evaluar cómo se está desempeñando cada unidad de negocio dentro de la empresa
• Analizar los beneficios de la empresa

Los componentes de la Contabilidad de Gestión de CO

Si una empresa divide su contabilidad en interna y externa, la contabilidad de Gestión de CO define la contabilidad interna desde el momento que provee la responsabilidad de administrar y controlar las operaciones de la empresa con la información necesaria. CO provee todas las opciones de control y no se encuentra restringido desde el aspecto legal, como la contabilidad externa de FI.

El objetivo de la contabilidad externa o también llamada Contabilidad Financiera, es la necesidad de crear un balance financiero (balance y estado de resultado). Este reporte externo tiene que estar alineado con los estándares y requisitos legales del país en que la empresa opera.

Los sub módulos de SAP CO

Podemos dividir a CO en sub módulos, cada uno de ellos abarca una funcionalidad especifica dentro de las actividades del control de costos.

Los sub módulos clave de SAP CO son:

• Contabilidad de centros de costos
• Ordenes internas
• Contabilidad de elementos de costos
• Análisis de beneficios
• Control de costos del producto
• Contabilidad de centro de beneficios

El sistema S/4HANA y el Control de costos

En el sistema SAP ECC, el control de costos formaba parte del componente SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro de los denominados módulos financieros encontramos a SAP CO. A partir del sistema SAP S/4HANA, se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocios (LoBs) dentro de S/4HANA. La línea de negocio SAP S/4HANA Finance es donde se encuentra las funcionalidades correspondientes al Control de costos.

Estructura organizativa de SAP CO

Para alinear los procesos de la empresa con el módulo CO lo primero que debemos hacer es definir la estructura organizativa del negocio. La estructura organizativa proporciona a SAP de la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad

Se puede relacionar las unidades de negocio existentes en la empresa con alguno de los siguientes componentes de la unidad organizativa disponible en SAP

• Clientes: está en el nivel más alto de la estructura organizativa. Es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas como un grupo hacia un objetivo común. Por ejemplo: un grupo empresarial se puede definir como un cliente
• Sociedad: es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales. Por ejemplo: una compañía o empresa que forma parte del grupo empresarial se puede definir como una sociedad.
• Estructura de ventas: es definida por la empresa para calcular sus ingresos. La estructura de ventas consiste de una organización de ventas, productos, clientes y precios. Utilizando la organización de ventas se puede decidir a qué nivel se quiere analizar la rentabilidad de la empresa.
• Área de control: también denominada área de controlling, vamos a utilizarla para registrar lis costos e ingresos del negocio. Un área de control consiste en centros de costos y centros de beneficios. Un centro de costo solo monitorea los costos de un negocio

Los datos maestros de SAP CO

Para utilizar las transacciones de CO, también será necesario definir los datos maestros de CO. Estos datos maestros almacenan información que no cambia con frecuencia. A continuación, vemos los datos maestros esenciales que debemos definir para comenzar a trabajar con las transacciones de CO.

• Centro de costos: es una unidad de negocio, tal como una unidad de producción que incurre en gastos dentro de la empresa. Se asigna un código de costo a cada unidad de negocios de la empresa.
• Elementos de costo: también denominados elementos de coste, describen el origen de los costos de la empresa. ejemplo: los gastos incurridos en salarios, teléfono y electricidad son considerados como costos iniciales dentro de la empresa. Cada transacción relacionada con estos registrará bajo un elemento de costos los gastos.
• Centro de beneficios: es una unidad de negocios tal como una unidad de ventas que obtiene ingresos dentro de la empresa. Un código de centro de beneficio es asignado a cada unidad de negocio. Los ingresos obtenidos por cada unidad de negocios son registrados bajo su correspondiente código de centro de beneficio.

La Principales transacciones de SAP CO

El módulo ofrece un amplia lista de transacciones. Las siguientes transacciones son las más utilizada:

• Centro de Costos de Contabilidad (transacciones KS01 (Alta), KS02 )Modificación) y KS03 (Visualización)): es una unidad de negocios tal como marketing, producción o servicios del cliente, dentro de una empresa que incurre en gastos tal como salarios, teléfono o electricidad.

Con esta transacción podremos:

- Definir la estructura de costos de la empresa

- Asignar costos a los centros de costos apropiados

- Planificar los costos para cada unidad de negocios y comparar los cotos planeados con los costos actuales

• Pedidos internos (transacciones KO01 (Alta), KO02 (Modificación) y KO03 (Visualización)): nos permite planear, realizar el seguimiento y calcular el costo de realizar una tareas específica tal como mostrar el producto en una feria comercial o la publicidad del producto. El costo incurrido en llevar a cabo estas tareas se establece a través de pedidos internos.
• Contabilidad de centro de beneficios (transacciones KE51 (Alta), KE52 (Modificación) y KE53 (Visualización)): nos permite evaluar cómo se está desarrollando y cómo contribuye, dentro de la organización, cada unidad de negocio al beneficio de la empresa.
• Análisis de Rentabilidad (transacciones KES1 (Modificar valores de características), KEDE (Actualizar reglas de derivación) y KE30 (Informes))): permite analizar los beneficios de una organización basándose en el producto, precio, clientes u organización de ventas.

Principales transacciones de CO

Centro de costos de contabilidad = KS01 - KS02 - KS03

Pedidos Internos = KO01 - KO02 - KO03

Contabilidad de centro de beneficios = KE51 - KE52 - KE53

Análisis de rentabilidad = KES1 - KEDE - KE30