✒️SAP / Los costos de implementar y mantener SAP Por Daiana Pilato
Los costos de implementar y mantener SAP
# EL COSTO DE IMPLEMENTAR Y MANTENER SAP
- Determinar el costo de un sistema SAP para una empresa es un proceso que comienza por comprender a fondo sus necesidades. La complejidad de los procesos empresariales será clave para seleccionar la solución SAP más adecuada.
- Selección de la Versión de SAP
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Para empresas con procesos sencillos: Si tu empresa se dedica al comercio, la manufactura con procesos simples o la prestación de servicios, SAP Business One es una excelente opción. Este software gestiona de manera eficiente todas las áreas de la empresa.
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Para empresas con procesos complejos: Si tu organización tiene procesos más robustos, estructuras grandes o necesidades muy específicas, SAP S/4HANA es la solución indicada.
- Una vez definida la versión, el siguiente paso es determinar el modo de implementación: on-premise o en la nube.
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SAP on-premise: Esta opción tiende a ser más costosa inicialmente, ya que requiere la adquisición y acondicionamiento de infraestructura de hardware. A esto se suman los costos de software y personalización, que pueden elevar significativamente el precio total.
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SAP en la nube: La inversión inicial es menor, ya que no es necesario adquirir hardware; el proveedor del sistema se encarga de ello. Además, el precio de mantenimiento, actualizaciones y soporte técnico suelen estar incluidos en la suscripción mensual, sin costos adicionales para la empresa.
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Módulos y Usuarios: Dimensionando el Proyecto
- Después de elegir la versión y el modo de implementación, la siguiente pregunta crucial es: ¿Qué módulos o áreas funcionales del sistema se desean implementar? Esta decisión es fundamental, ya que dimensiona el alcance y tamaño del proyecto.
- Posteriormente, es esencial considerar cuántas personas utilizarán el sistema, dado que el costo total de la implementación de SAP está directamente relacionado con la cantidad de usuarios. Generalmente, se requiere una licencia por cada usuario, que suelen ser de dos tipos:
- Licencias profesionales: Permiten acceso completo al sistema y son para usuarios que requieren funcionalidad integral de la plataforma.
a. SAP Business One: Aproximadamente $2700 por licencia.
b. SAP S/4HANA: Aproximadamente $4800 por licencia.
2. Licencias limitadas: Ofrecen acceso restringido al sistema y son para el resto de la organización.
a. SAP Business One: Aproximadamente $1400 por licencia.
b. SAP S/4HANA: Aproximadamente $2000 por licencia.
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Otros Costos a Considerar
- Además de lo anterior, existen otros costos importantes a tener en cuenta para responder a dos preguntas clave:
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¿Cuál será el costo de implementar el sistema SAP en la empresa?
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Una vez implementado, ¿cuál será el costo de mantener el sistema SAP mes a mes?
- Los costos, tanto de implementación como de mantenimiento, se distribuyen principalmente en torno a tres variables: software, hardware y servicios.
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Costos de Hardware: Los gastos de hardware aumentan según el equipamiento necesario (computadoras, servidores, infraestructura) para que el sistema SAP funcione. Si se implementa SAP en la nube, la inversión en hardware es menor, ya que es responsabilidad del proveedor.
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Costos de Software: El costo del software SAP es el más significativo, aunque no siempre el más elevado. Los precios pueden variar considerablemente debido a los diversos paquetes y funcionalidades. Es crucial incluir también el costo de software no-SAP que pueda ser necesario para complementar o adaptar procesos específicos.
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Costos de Servicios: Aquí se agrupan los costos de implementación, mantenimiento, consultoría y capacitación. El precio de estos servicios dependerá del grado de personalización que requiera el sistema para la empresa.
- Mantenimiento de SAP: Más Allá de la Implementación
- Antes de adentrarnos en los detalles del mantenimiento, es importante considerar el período de garantía de la implementación, que puede definirse de diversas formas (ej. una cantidad de meses, o hasta que el nivel de incidencias diarias en producción sea bajo). Es fundamental clarificar:
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¿Cuándo comienza el plazo de garantía?
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¿Cuándo vence?
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¿Qué cubre?
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¿Qué no cubre?
- Una vez que el sistema SAP está implementado, comienza la etapa de mantenimiento correctivo. Este se realiza para solucionar fallos o problemas que surgen en el sistema, con el objetivo de restaurar su operatividad y asegurar la continuidad del negocio.
- Por otro lado, mientras el sistema está en uso productivo, la empresa puede identificar la necesidad de nuevas funcionalidades no previstas inicialmente. Estos cambios no son errores, sino nuevos requerimientos del cliente, conocidos como mantenimiento evolutivo. Este proceso busca aumentar, disminuir o modificar funcionalidades, o añadir nuevas, ya sea por necesidades del usuario final o por causas externas (como cambios en normativas impositivas, fiscales o legales).
- Es importante destacar que, por lo general, el mantenimiento correctivo suele estar incluido por un período en el contrato post-implementación de SAP. Sin embargo, el mantenimiento evolutivo no siempre se incluye, o si lo hace, está limitado a una cantidad específica de horas de trabajo mensuales que no son acumulativas.
- También dentro del mantenimiento, debemos considerar el mantenimiento de la infraestructura, que se enfoca principalmente en la base de datos de la aplicación. Habitualmente, el proveedor de SAP no realiza esta tarea a menos que se incluya específicamente en el contrato. Motores de base de datos como HANA, Oracle o Microsoft SQL, requieren mantenimiento continuo que abarca copias de seguridad (backups), auditorías de datos, revisión de mensajes de error y mantenimiento del balanceo de carga, entre otros.
- Cargos Anuales y el Verdadero Valor de SAP
- Adicionalmente a toda la estructura de gastos mencionada, existe un cargo anual por licencias que permite el acceso a actualizaciones y nuevas versiones de los productos. Este costo se conoce como Cargo Anual de Soporte y Mantenimiento o Fee de licencias.
- ¿Por qué SAP no es un sistema costoso?
- Es un sistema confiable que, al ser implementado correctamente, cumple plenamente con las necesidades de las empresas. Esto se traduce en un incremento del 10% al 20% en la satisfacción del cliente.
- Además, SAP es un sistema de gestión empresarial sólido, con años de experiencia, lo que minimiza el riesgo de interrupciones operativas. Está diseñado para crecer con la empresa y puede adaptarse de manera sencilla a los procesos de negocio en constante evolución.
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Sobre el autor
Publicación académica de Daiana Pilato, en su ámbito de estudios para el Curso Introducción SAP.
SAP SemiSenior
Daiana Pilato
Profesión: Administrativa - Argentina - Legajo: WG33P
✒️Autor de: 37 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Presentación:
Estoy comenzando mi camino en sap con muchas ganas de aprender y crecer. busco desarrollarme en el área administrativa y sumar valor con compromiso, organización y entusiasmo.
Certificación Académica de Daiana Pilato
Disponibilidad Laboral: FullTime
