✒️SAP / Los costos de implementar y mantener SAP Por Claudia Naranjo Santaella

Los costos de implementar y mantener SAP

Para determinar el costo del sistema SAP en una empresa que lo desea implementar, lo primero que debemos saber es qué requiere la empresa del sistema, puesto que es a través de la complejidad de sus procesos que se escoge el más recomendable.

1. Para empresas con procesos simples: si son comercializadoras, empresas de manufactura con procesos sencillos o empresas que prestan servicios, entonces necesitan un software como SAP Business One que puede gestionar fácilmente todas las áreas de la empresa.
2. Para empresas con procesos complejos: en cambio sí son empresas con procesos más robustos o estructuras más grandes y específicas podrían utilizar SAP S/4HANA.

Posteriormente la empresa determinará cuál será el producto de SAP que se implementará, es decir on-premise o en la nube.

La implementación del sistema SAP on-premise es un poco más costosa ya que se requiere el acondicionamiento de la infraestructura con el hardware necesario, adicional a los costos del software y su personalización pueden disparar el precio total.

SAP en la nube es de menor costo de inversión para su implementación, ya que no hay que adquirir hardware, puesto que la empresa proveedora del sistema lo proporciona. De la nube hay que destacar que el precio del mantenimiento, las actualizaciones y el soporte técnico estarán incluidos en la subscripción mensual, sin ningún costo adicional para la empresa.

Seguidamente se debe determinar qué producto de SAP se implementarán en la empresa y cuál será el modo de implementación, la próxima gran pregunta que debemos hacernos es: ¿Cuáles son los módulos o áreas funcionales del sistema que se quieren implementar? Esta pregunta es sumamente importante ya que dimensiona el tamaño del proyecto de implementación.

Luego debemos preguntarnos cuántas personas utilizarán el sistema, ya que el costo total de la implementación del sistema SAP se encuentra atado a la cantidad de usuarios que tendrá el sistema. Por cada persona regularmente se requiere una licencia, que por lo general son de dos tipos:

Licencias profesionales: tienen acceso a todo el sistema, las usan las personas que requieren acceso completo a la plataforma.

Las licencias profesionales para el sistema SAP Business One cuestan 2700 dólares. Las licencias profesionales para el sistema SAP S/4HANA cuestan 4800 dólares.

Licencias limitadas: tienen un acceso restringido al sistema, las usa el resto de la organización.

Las licencias limitadas para el sistema SAP Business One cuestan 1400 dólares. Las licencias limitadas para el sistema SAP S/4HANA cuestan 2000 dólares.

Adicionalmente, después de decidir cuál será el producto de SAP a implementar basado en lo antes expuesto, existen muchos otros costos que debemos tener en cuenta de modo de poder contestar las siguientes dos preguntas:

¿Cuál será el costo para implementar el sistema SAP en la empresa?

Luego de implementado el sistema, ¿Cuál será el costo para mantener el sistema SAP en la empresa?

Los costos, ya sea de implementar el sistema SAP o de mantenerlo mes a mes, se distribuyen principalmente en torno a tres variables: software, hardware y servicios.

Costos relativos al hardware: los gastos en hardware aumentarán en función del equipamiento necesario para que el sistema SAP pueda funcionar, como computadoras, servidores o la infraestructura que haya que crear. Si el sistema SAP se implementa en la nube entonces no será necesaria tanta inversión en hardware ya que esto será responsabilidad del proveedor del servicio.

Costos relativos al software: el costo del software de SAP es el más importante, aunque no necesariamente el más costoso, a veces no están del todo claros, ya que existen diversos paquetes y funcionalidades que hacen variar el precio final.

Cabe señalar, que dentro de estos costos se debe incluir el costo del software no SAP, ya que en ocasiones será necesario comprar por ejemplo una herramienta para controlar mejor un proceso y adaptarlo a SAP.

Costos relativos a los servicios: aquí se encuentra los costos de la implementación, el mantenimiento, la consultoría y la capacitación. El costo de estos servicios dependerá del grado de personalización del sistema de la empresa que lo requiera.

Vamos a analizar en detalle cómo están compuestos los costos relativos al mantenimiento pero antes tengamos presente que existe un período de garantía que puede estar determinado de distintas formas según la empresa, es decir se pueden fijar una cantidad de meses desde el momento de la implementación del sistema o puede establecerse de otra forma, por ejemplo cuando el nivel de incidencias diarias que surgen en el ambiente de producción, es menor a tantas incidencias diarias.

Respecto de la garantía de la implementación del sistema SAP resulta sumamente importante que nos hagamos las siguientes preguntas:

• ¿Desde qué momento comienza a correr el plazo de garantía?
• ¿Cuándo vence?
• ¿Qué cubre?
• ¿Qué no cubre?

Una vez que se implementa el sistema SAP en la empresa comienza una etapa que se denomina Mantenimiento correctivo, el cual se realiza después de un fallo o problema que surge en un sistema, con el objetivo de restablecer la operatividad del sistema y el trabajo continuado de la empresa.

Ahora bien, mientras se utiliza el sistema en el ambiente productivo, la empresa que implementó SAP puede notar que necesita nuevas funcionalidades, no previstas con anterioridad, estos cambios no son errores que surgen, sino que son nuevos requerimientos que tiene el cliente que se conoce como Mantenimiento evolutivo, el cual es el proceso realizado para aumentar, disminuir o cambiar las funcionalidades del sistema, y/o adicionar nuevas funcionalidades, ya sea por las necesidades del usuario final o por otras causas externas (por ejemplo cambios en normativas impositivas, fiscales o legales).

Podemos decir que el mantenimiento correctivo va a estar incluido durante un período de tiempo en el contrato de post implementación del sistema SAP, en cambio el mantenimiento evolutivo en general no se encuentra incluido en el contrato de post implementación, o si se encuentra incluido, entonces está acotado a una cantidad de horas de trabajo determinadas por mes. Esas horas no son acumulativas, es decir o se consumen o se pierden.

También dentro de lo que se conoce como mantenimiento, debemos tener presente el Mantenimiento de la infraestructura, dentro de este punto, se considera fundamentalmente el mantenimiento de la base de datos de la aplicación. Usualmente el proveedor SAP no realiza esta tarea a menos que lo incluya específicamente.

Es importante tener en cuenta que un motor de base de datos HANA, Oracle o Microsoft SQL por citar los más populares, son productos de software, que requieren mantenimiento. Esto comprende tanto copias de respaldo o backups, como detalles de datos de auditoría, revisión de mensajes de error, mantenimiento de balanceo de carga y otros.

A parte de toda la estructura de gastos que acabamos de mencionar, existe un cargo anual que se denomina Fee anual de licencias para tener acceso a actualizaciones y nuevas versiones de los productos. De modo que el cliente debe abonar un costo conocido como Cargo Anual de Soporte y Mantenimiento o Fee de licencias.

Como conclusión final vamos a tratar de justificar: ¿Por qué decimos que SAP no es un sistema costoso? Porque es un sistema confiable y las empresas que lo implementan reciben en su totalidad el cumplimiento de sus necesidades, esto significa se obtiene entre 10 a 20 % de incremento en la satisfacción al cliente.

Además, es un sistema de gestión empresarial sólido y con años de experiencia por lo que difícilmente dejará la operación de la empresa parada, que crece con la empresa y está diseñado para empresas en crecimiento y puede adaptarse a sus procesos de negocio de manera sencilla.