✒️SAP / Los costos de implementar y mantener SAP Por Adrian Barrios Robles

Los costos de implementar y mantener SAP

1.-Los costos de implementar y mantener SAP en la empresa

Lo primero que debemos saber es qué requiere la empresa del sistema. SAP tiene varios tipos de sistemas, la forma más sencilla de determinar cuál es el producto de SAP que necesita la empresa es a través de la complejidad de los procesos.

• Para empresas con procesos simples: si son comercializadoras, empresas de manufactura con procesos sencillos o empresas que prestan servicios, entonces necesitan un software como SAP Business One que puede gestionar fácilmente todas las áreas de la empresa.
• • Para empresas con procesos complejos: en cambio sí son empresas con procesos más robustos o estructuras más grandes y específicas podrían utilizar SAP S/4HANA.

Una vez que la empresa determina cuál será el producto de SAP que se implementará tendrá que decidir si la implementación se realizará en las instalaciones de la empresa, es decir on-premise o en la nube. decidiendo esto cambian los costos de implementación.

La implementación del sistema SAP on-premise suele ser un poco más costosa en comparación con un sistema en la nube. La necesidad de hardware, un proceso de implementación y acondicionamiento de la infraestructura así como los costos del software y su personalización pueden disparar fácilmente el precio total.

La principal ventaja del sistema SAP en la nube está en el menor costo de inversión para su implementación. No hay que adquirir hardware, ya que la empresa proveedora del sistema lo proporcionará en su lugar. el soporte y actualización están incluidos desde el principio.

Ahora bien, si ya determinamos que producto de SAP vamos a implementar en la empresa y cuál será el modo de implementación, la próxima gran pregunta que debemos hacernos es: ¿Cuáles son los módulos o áreas funcionales del sistema que se quieren implementar?.

preguntarnos cuantas personas utilizarán el sistema, ya que en gran medida el costo total de la implementación del sistema SAP se encuentra atado a la cantidad de usuarios que tendrá el sistema.

Por cada persona regularmente se requiere una licencia, estas pueden ser de muchos tipos pero principalmente hay dos tipos de licencias:

Licencias profesionales: tienen acceso a todo el sistema, las usan las personas que requieren acceso completo a la plataforma.

Las licencias profesionales para el sistema SAP Business One cuestan 2700 dólares.

Las licencias profesionales para el sistema SAP S/4HANA cuestan 4800 dólares.

Licencias limitadas: tienen un acceso restringido al sistema, las usa el resto de la organización.

Las licencias limitadas para el sistema SAP Business One cuestan 1400 dólares.

Las licencias limitadas para el sistema SAP S/4HANA cuestan 2000 dólares.

si ya sabemos cuál es el producto de SAP que se va a implementar en la empresa, si la implementación será enlas instalaciones de la empresa o en la nube y también conocemos la cantidad de usuarios que utilizarán el sistema entonces con esta información solamente ¿Podemos determinar el costo total del sistema SAP?

No, ya que existen muchos otros costos que debemos tener en cuenta de modo de poder

contestar las siguientes dos preguntas:

¿Cuál será el costo para implementar el sistema SAP en la empresa?

Luego de implementado el sistema, ¿Cuál será el costo para mantener el sistema SAP en la empresa?

Los costos, ya sea de implementar el sistema SAP o de mantenerlo mes a mes, se distribuyen principalmente en torno a tres variables: software, hardware y servicios.

Costos relativos al hardware: los gastos en hardware aumentarán en función del equipamiento necesario para que el sistema SAP pueda funcionar, como computadoras, servidores o la infraestructura que haya que crear. si es en la nube el proveedor lo cubre.

Costos relativos al software: el costo del software de SAP es el más importante, aunque no necesariamente el más costoso.

Dentro de los costos de software tenemos que mencionar también el costo del software no SAP ya que en ocasiones será necesario comprar algún software adicional.

Costos relativos a los servicios: dentro de los servicios que conforman el costo de SAP se encuentra la implementación, el mantenimiento, la consultoría y la capacitación. El costo de estos servicios dependerá del grado de personalización del sistema de la empresa que lo requiera.

cómo están compuestos los costos relativos al mantenimiento pero antes tengamos presente que como cualquier otro producto o servicio que se adquiere, luego de implementado el sistema SAP en una empresa, existe un período de garantía que puede estar determinado de distintas formas según la empresa.

Respecto de la garantía de la implementación del sistema SAP resulta sumamente importante que nos hagamos las siguientes preguntas:

• ¿Desde qué momento comienza a correr el plazo de garantía?
• ¿Cuándo vence?
• ¿Qué cubre?
• ¿Qué no cubre?

Una vez que se implementa el sistema SAP en la empresa comienza una etapa que se denomina Mantenimiento correctivo. forma de mantenimiento del sistema informático, el cual se realiza después de un fallo o problema que surge en un sistema.

Cuando los usuarios comienzan a operar con el sistema van a surgir errores de todo tipo. errores del uso del sistema SAP, es decir por error un usuario puede utilizar erróneamente una transacción del sistema y esto puede afectar los datos almacenados en la base de datos y el sistema en general.

surgir errores que tienen que ver con funcionalidades que se crearon durante el proyecto de implementación de SAP y que por más que hayan sido probadas exhaustivamente durante las diversas etapas de pruebas, al momento de utilizar el sistema en el ambiente de producción, el usuario nota que no cumplen exactamente con los requerimientos.

El equipo de mantenimiento correctivo pueden tener que ver con errores que pueden producirse al realizar la grabación de los datos en la base de datos, problemas de interrupción en la impresión de una factura de la empresa.

para trabajar en la solución de estos errores que surgen luego de la implementación de SAP, se va a conforman un equipo de mantenimiento correctivo, el cual va a estar formado por los usuarios especialistas en cada uno de los módulos o áreas funcionales que se hayan implementado del sistema SAP.

mientras se utiliza el sistema en el ambiente productivo, el usuario es decir la empresa que implementó SAP puede notar que necesita nuevas funcionalidades no previstas con anterioridad o que requiere realizar cambios a las reglas del negocio que se han implementado.

Mantenimiento evolutivo.-Es el proceso realizado para aumentar, disminuir o cambiar las funcionalidades del sistema, y/o adicionar nuevas funcionalidades, ya sea por las necesidades del usuario final o por otras causas externas.

El mantenimiento correctivo.- va a estar incluido durante un período de tiempo en el contrato de post implementación del sistema SAP. Luego de finalizado ese plazo de tiempo, que es en general cuando la implementación del nuevo sistema ya se encuentra estabilizada, es decir la cantidad de errores que surgen día a día.

En cambio el mantenimiento evolutivo en general no se encuentra incluido en el contrato de post implementación, o si se encuentra incluido, entonces está acotado a una cantidad de horas de trabajo determinadas por mes. Esas horas no son acumulativas, es decir o se consumen o se pierden.

También dentro de lo que se conoce como mantenimiento debemos tener presente el Mantenimiento de la infraestructura.

un motor de base de datos HANA, Oracle o Microsoft SQL por citar los más populares, son productos de software. Por lo tanto requieren mantenimiento.

existe un cargo anual que se denomina Fee anual de licencias, que desde hace muchos años se acepta para tener acceso a actualizaciones y nuevas versiones de los productos. De modo que el cliente debe abonar un costo conocido como Cargo Anual de Soporte y Mantenimiento o Fee de licencias

Con el pago del Fee Anual el proveedor del sistema SAP entrega una actualización o una nueva versión del producto con cierta frecuencia. No obstante, la instalación de la versión actualizada no es una cuestión trivial y suele ser necesario plantear un proyecto para su ejecución.

En el caso de implementaciones complejas, con mucho desarrollo hecho a medida, es decir Z, la tarea se complica de forma considerable ya que habrá que realizar las pruebas necesarias para validar que las personalizaciones o customizaciones sean compatibles con la nueva versión.

¿Por qué decimos que SAP no es un sistema costoso?

El punto más relevante que debemos tener en cuenta es que SAP jamás quedará pequeño para la empresa. Aquellas empresas que lo implementan reciben en su totalidad el cumplimiento de sus necesidades.

Es un sistema confiable y esto significa que la empresa obtiene entre 10 a 20 % de incremento en la satisfacción al cliente.

Es un sistema de gestión empresarial sólido y con años de experiencia por lo que difícilmente dejará la operación de la empresa parada.

crece con la empresa y está diseñado para empresas en crecimiento y puede adaptar a la empresa a procesos de negocio nuevos de manera sencilla.