✒️Los costos de implementar y mantener SAP

Los costos de implementar y mantener SAP

1 Los costos de implementar y mantener SAP en la empresa

Antes de determinar el costo de SAP deberemos saber que requiere la empresa. SAP tiene varios tipos de sistemas y se determina cual es el producto por la complejidad de los procesos que se ejecutan en la misma:

Para empresas con procesos simples, si son comercializadoras, empresas de manufactura con procesos sencillos o que prestan servicios, entonces necesitan un software como SAP Business One que puede gestionar fácilmente todas las areas de la empresa.

Para empresas con procesos complejos, con procesos más robustos o estructuras grandes y especificas podrías utilizar SAP S/4 HANA.

Luego se debe decidir si la implementación será on-premise o en la nube, dependiente de la elección, los costos de la implementación cambian.

La implementación on-premise es más costosa que en la nube. No hay que adquirir hardware, ya la empresa del sistema lo proporcionara, y en la nube hay que destacar el precio del mantenimiento, actualizaciones y soporte técnico, sin ningún costo adicional para la empresa.

La próxima pregunta que debemos hacernos es ¿Cuáles son los módulos a areas funcionales del sistema se quieren implementar? Es importante ya que dimensiona en gran medida el tamaño del proyecto.

Audio 1. Otras preguntas, cuantos usuarios necesitara, existirá una configuración única o múltiple del sistema, será en on-premise o en la nube, que módulos utilizara la empresa del sistema, la configuración o customización será para uno o para varios países, se realizara en un servidor único o en múltiples servidores, que nivel de personalización o customización requerirá la empresa, los usuarios necesitan aplicaciones para SAP.

Debemos preguntarnos cuantas personas utilizaran el sistema, ya que en gran medida el costo total se encuentra atado a la cantidad de usuarios.

Por cada persona se requiere una licencia, pueden ser de muchos tipos, pero principalmente hay 2 tipos:

Licencias profesionales, tienen acceso completo al sistema.

- Para el sistema Business One, cuestan 2700 dólares.

- Para SAP S/4 HANA, cuestan 4800 dólares.

Licencias limitadas, tienen acceso restringido, es el que usa el resto de la organización.

Con todo esto, ¿podemos determinar el costo total del sistema? La respuesta es no, ya que hay otros muchos costos, y para contestar las siguientes 2 preguntas:

¿Cuál será el costo para implementar SAP en la empresa?

¿Cuál será el costo para mantener el sistema SAP en la empresa?

Analicemos el resto de los costos, que se dividen principalmente en torno a 3 variables: software, hardware y servicios.

Costos relativos al hardware, aumentaran en función del equipamiento necesario, o la infraestructura que haya que crear. Si es en la nube no será tanta la inversión en hardware, ya que será responsabilidad del proveedor.

Costos relativos al software, es el más importante, aunque no necesariamente el más costoso, ya que existen diversos paquetes y funcionalidades que hacen variar el precio final. También tenemos que mencionar el costo del software NO SAP, por ejemplo, una herramienta para controlar mejor un proceso y adaptarlo a SAP.

Costos relativos a los servicios, se encuentran la implementación, el mantenimiento, la consultoría y la capacitación. El costo dependerá del nivel de personalización del sistema que lo requiera, cuantos más procesos y funciones, más servicios serán necesarios.

Costos relativos al mantenimiento, luego de la implementación existe un periodo de garantía determinado de distintas formas según la empresa, pueden ser meses, o establecerse según el nivel de incidencias en el ambiente de producción.

Respecto a la garantía, es importante que nos hagamos las siguientes preguntas:

- ¿Cuándo comienza el plazo de garantía?

- ¿Cuándo vence?

- ¿Qué cubre? ¿Qué no cubre?

Una vez implementado comienza una etapa que se denomina Mantenimiento correctivo. Forma de mantenimiento del sistema, después de un fallo que surge en un sistema, con el objetivo de restablecer su funcionamiento.

Cuando los usuarios comienzan a utilizar el sistema, por errores de transacción, esto puede afectar al sistema y será necesario analizar lo acontecido y llevar las soluciones necesarias.

También pueden surgir errores de las funcionalidades creadas, y por más que hayan sido probadas puede que en producción no cumplen exactamente con lo requerido o se produce un error al usarlas.

Otros errores pueden producirse al realizar la grabación en la base de datos, problemas en la impresión, etc.

Para la solución de estos errores se conforman equipos de mantenimiento correctivo, formado por usuarios especialistas, consultores, y programadores ABAP.

Mantenimiento Evolutivo, se pueden necesitar nuevas funcionalidades no previstas con anterioridad o requiere realizar cambios a las reglas del negocio que se han implementado. Es el proceso para aumentar, disminuir o cambiar funcionalidades o por causas externas (normativas impositivas, fiscales o legales)

El mantenimiento correctivo estará incluido durante un tiempo, finalizado este plazo, con el sistema ya estabilizado, comenzará una nueva etapa de trabajo del equipo de mantenimiento correctivo.

En cambio, el mantenimiento evolutivo, no se encuentra incluido en el contrato post implementación, o si se encuentra estará acotado en una cantidad de horas determinadas por mes, no son acumulativas, sino se usan, se pierden.

Mantenimiento de la infraestructura, se considera el mantenimiento de la base de datos (copias de respaldo o backups), usualmente el proveedor SAP no realiza estas tareas a menos que lo incluya.

Existe un cargo anual de soporte y mantenimiento o FEE de licencias, se acepta para tener acceso a las actualización y nuevas versiones de los productos, no obstante, suele ser necesario plantear un proyecto para su ejecución, de acuerdo al tipo de producto y la tarea puede ejecutarse en horas, semanas o meses, y se traduce en tiempo y dinero.

En el caso de las implementaciones complejas, con mucho desarrollo a medida “Z”, la tarea se complica ya que habrá que realizar las pruebas necesarias para validar las customizaciones.

¿Por qué decimos que SAP no es un sistema costoso? Aun no ahondamos en la justificación sobre el valor que le aporta a la organización. SAP, no quedara pequeño para la empresa, ya que las que lo implementar reciben en su totalidad el cumplimiento de sus necesidades.

Es un sistema confiable y significa que la empresa obtiene entre 10 a 20% de incremento en la satisfacción al cliente, es un sólido, y con años de experiencia. Es un sistema diseñado para crecer con la empresa y puede adaptar a la empresa a los procesos de negocios nuevos de manera sencilla.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Juan Maiztegui