✒️Los costos de implementar y mantener SAP

Los costos de implementar y mantener SAP

Antes de poder determinar el costo del sistema SAP para la empresa que lo implementa lo primero que debemos saber es que requiere la empresa del sistema. Tiene varios tipos de sistemas la forma más sencilla determinar cuál es el producto que necesita la empresa es a través de la complejidad de los procesos que se ejecutan en la empresa.

Empresas con Procesos Simples: si son comercializadoras, empresa de malas factura con proceso sencillo o empresas que prestan servicios, entonces necesitan un software como SAP Business One qué puedes cenar fácilmente todas las áreas de la empresa.

Empresas con Procesos Complejos: en cambio si son empresas con procesos más robusto o estructuras más grande y específica podría utilizar SAP S/4HANA.

Una vez que la empresa determina cuál será el producto desea que se implementará tendrá que decidir si la implementación se realizará en las informaciones de la empresa, es decir, on-premise o en la nube. En este punto vale la pena realizar esta mención ya que dependiendo de esta elección la conformación de los costos de implementación y mantenimiento del sistema SAP cambian.

La implementación del sistema SAP on-premise suele ser un poco más costosa en comparación con un sistema en la nube. La necesidad de hardware, un proceso de implementación y acondicionamiento de la infraestructura así como los costos del software y su personalización puede disparar fácilmente el precio total.

La principal ventaja del sistema SAP en la nube está en el menor costo de inversión para su implementación. No hay que adquirir hardware, ya que la empresa proveedora del sistema lo proporcionara en su lugar. De la nube hay que destacar que el precio del mantenimiento, las actualizaciones y el soporte técnico están incluidos en la suscripción mensual, sin ningún costo adicional para la empresa.

Ahora bien, si ya terminamos qué producto de Saak vamos a implementar en la empresa y cuál será el modo de implementación, la próxima gran pregunta que debemos hacernos es ¿ cuáles son los módulos o áreas funcionales del sistema que se quieren implementar? Esta pregunta es sumamente importante ya que dimensiona en gran medida el tamaño del proyecto de implementación.

Luego debemos preguntarnos cuántas personas utilizar el sistema, ya que en gran medida el costo total de la implementación del sistema SAP se encuentra atado a la cantidad de usuarios que tendrá el sistema.

Por cada persona regularmente se le quiere una licencia, éstas pueden ser de muchos tipos pero principalmente hay dos tipos de licencias:

1. Licencias profesionales: tienen acceso a todo el sistema, la usan las personas que requieren acceso completo a la plataforma.

La licencia profesionales para el sistema SAP Business One cuestan 2700 dolares. Las licencias profesionales para el sistema SAP S/4HANA cuestan 4800 dólares.

1. Licencias limitadas: tienen un acceso restringido al sistema, la usa el resto de la organización.

La licencia limitada para el sistema SAP cuestan 1400 dólares. Las licencias limitadas para el sistema SAP S/4HANA cuestan 2000 dólares.

Ahora bien, si ya sabemos cuál es el producto esa que se va a implementar en la empresa, si la implementación será en las instalaciones de la empresa o en la nube y también conocemos la cantidad de usuarios que se utilizarán el sistema entonces con esta información solamente ¿ podemos determinar el costo total del sistema SAP?

La respuesta esta pregunta es no, ya que existen muchos otros costos que debemos tener en cuenta de modo de poder contestar las siguientes dos preguntas:

¿ cuál será el costo para implementar el sistema SAP en la empresa?

Luego de implementado el sistema ¿ cuál será el costo para mantener el sistema SAP en la empresa?

A continuación vamos analizar el resto de los costos queremos tener presente:

Los costos ya sea de implementar el sistema SAP o de mantenerlo mes a mes se distribuyen principalmente en torno a tres variables: el software del hardware y servicios.

Costos relativos al hardware: los gatos en hardware aumentan en función del equipamiento necesario para que el sistema SAP pueda funcionar, como computadora, servidores o la infraestructura que haya que crear. Si el sistema SAP se implementa en la nube entonces no será necesario tanta inversión de hardware ya qué esto será responsabilidad del proveedor del servicio.

Costos relativos al software: el costo del software de SAP es el más importante, aunque no necesariamente es el más costoso. En ocasiones, los costos de shower no están del todo claro, ya que existen diversos paquetes y funcionalidades que hacen variar el precio final.

Dentro de los costos de software tenemos que mencionar también el costo del software no SAP ya que en ocasiones será necesario implementar algún software adicional, como por ejemplo una herramienta para controlar mejor un proceso y adaptarlo a SAP.

Costo relativos a los servidores: dentro de los servicios que conforman el costo de SAP se encuentra la implementación, el mantenimiento, la consultoría y la capacitación. El costo de estos servicios dependerá del grado de personalización del sistema de la empresa que lo requiera. Cuantos más proceso y funciones personalizadas necesite una empresa, más servicio será necesario, para el funcionamiento óptimo del sistema SAP.

Vamos analizar en detalle como están compuestos los Cotto relativo al mantenimiento pero antes tengamos presente que como cualquier otro producto o servicio que se quiere, luego de implementado el sistema SAP en una empresa, existe un periodo de garantía que puede estar determinado de distinta forma según la empresa, es decir se pueden fijar una cantidad de meses desde el momento en la implementación del sistema o puede establecerse de otra forma por ejemplo cuando el nivel de incidencias diaria que surge en el ambiente producción es menor a tanta incidencias diarias diarias.

Respecto de la garantía de la implementación del sistema SAP resulta sumamente importante que nos hagamos la siguiente pregunta :

• ¿ Desde qué momento comienza a correr el plazo de garantía ?
• ¿ Cuándo se vence ?
• ¿ Qué cubre ?
• ¿ Qué no cubre ?

Una vez que se implementa el sistema SAP en la empresa comienza una etapa que se denomina Mantenimiento Correctivo.

Mantenimiento Correctivo: es una forma de mantenimiento del sistema informativo, el cual se realiza después de un fallo o problema que surge en un sistema con el objetivo de restablecer la operativa del sistema el trabajo continuado de la empresa.

Cuando os usuarios comienzan a operar con el sistema van a surgir errores de todo tipo.

Alguno de ellos pueden tener que ver con errores del uso del sistema SAP es decir por error un usuario puede utilizar erróneamente una transacción del sistema y esto puede afectar los datos almacenados en la base de datos y el sistema en general. Para corregir esto errores será necesario analizar lo acontecido y llevar a cabo la solución es necesario que pueden tener que ver con correr procesos en SAP y ejecutar transacciones que permiten impacto de la base de datos central del sistema.

También pueden surgir errores que tienen que ver con funcionalidades que se crearon durante el proyecto de implementación de SAP y que por más que hayan sido aprobadas exhaustivamente durante las diversas etapas de prueba al momento de utilizar el sistema en el ambiente de producción el usuario nota que no cumplen exactamente con los requerimientos de la empresa o simplemente se produce un error al Utilizar esta funcionalidad.

Por ejemplo imaginemos que se creó una transacción a medida que las necesidades de la empresa y al momento de ejecutar la transacción en forma masiva en el ambiente de producción, se genera un error en base a una condición determinada de los datos productivo que no fue aprobada anteriormente por lo cual no estuvo completa.

Otros errores que puede surgir y que será analizado y solucionado por el equipo de mantenimiento colectivo pueden tener que ver con errores que pueden producirse al realizar la grabación de los datos en base de datos problemas interrupción en el precio de una factura de la empresa o bien simple consulta acerca de cómo hacer ciertas operaciones en el sistema SAP.

Es importante destacar que para trabajar en la solución de estos errores que surge luego de qué la implementación de SAP, se va a conformar un equipo de mantenimiento colectivo, el cual va a estar formado por los usuarios especialista en cada uno de los módulos o áreas funcionales que se hayan implementado del sistema SAP a esto usuario se le van a sumar consultor de la empresa que realiza la implementación del sistema y también programadores ABAP qué son los que modifican el sistema SAP en caso que sea necesario.

Ahora bien mientras se utiliza el sistema en el ambiente productivo, el usuario es decir la empresa que implementó SAP puede notar que necesita nuevas funcionalidades no previstas con anterioridad o que requiere realizar cambio a las reglas del negocio que se han implementado. Éstos cambios no son errores que surgen sino que son nuevos requerimientos Que tiene el cliente y que se enmarca dentro de lo que se conoce como Mantenimiento Evolutivo.

Mantenimiento evolutivo: es un proceso realizado para aumentar disminuir o cambiar las funcionalidades del sistema y o adicionar nuevas funcionalidades, ya sea por las necesidades del usuario final o por otras causas externas por ejemplo cambios en normativas impositivas, fiscales o legales.

Podemos decir que el mantenimiento correctivo va a estar incluido durante un periodo de tiempo en el contrato de pos implementación del sistema SAP. Luego de finalizado ese plazo de tiempo, que es en general cuando la implementación del nuevo sistema ya se encuentra estabilizada, es decir la cantidad errores que surgen día día y la importancia de los mismos disminuye a un punto aceptable, entonces comenzará una nueva etapa de trabajo del equipo de mantenimiento correctivo.

En cambio el mantenimiento evolutivo en general no se encuentra incluido en el contrato de pos implementación, o si se encuentra incluido, entonces está acostado a una cantidad de horas de trabajo determinada por mes. Esas horas no son acumulativa, es decir o se consumen o se pierde.

También dentro de lo que se conoce como mantenimiento debemos tener presente el mantenimiento de la infraestructura.

Dentro de este punto, se considera fundamentalmente el manifiesto de la base de datos en la aplicación. Usualmente el proveedor Saak no realizar la tarea a menos que lo incluya específicamente.

Es importante tener en cuenta que un motor de base de datos HANA, Oracle o Microsoft SQL por citar los más populares, son productos de software. Por lo tanto requiere mantenimiento. Esto comprende tanto copia de respaldo de backups como detalle de datos de auditoría, revisión de mensajes de Flor, mantenimiento de balanceo de carga y otros.

Aparte de toda la estructura de gastos que acabamos de mencionar existe un cargo anual que se denomina Fee anual de licencias, que desde hace muchos años se acepta para tener acceso a utilización en nuevas versiones de los productos. De modo que el cliente debe abonar un costo conocido como cargo anual de soporte y mantenimiento de Fee de licencias.

Con el pago de Fee ando Al el proveedor de sistemas a entregarme actualización o una nueva versión del producto con cierta frecuencia. No obstante la instalación de la versión actualizada no es una cuestión trivial y suele ser necesario planear un proyecto para su ejecución. De acuerdo al tipo de producto y al caso específico de la implementación la tarea puede ejecutarse en hora semanas o meses. En definitiva esto se traduce en tiempo y dinero es decir el costo.

En el caso de implementaciones compleja con mucho desarrollo hecho medida , es decir Z, la tarea se complica de forma considerable ya que habrá que realizar otro las pruebas necesarias para validar que las Personalizaciones customización es sean compatibles con la nueva versión.

Cómo conclusión final vamos a tratar de justificar ¿ por qué decimos que esa no es un sistema costoso?

Si bien hasta ahora hemos indagado sobre los costos asociados a la implementación y el mantenimiento del sistema SAP, aún no andamos en la justificación sobre el valor que aporta SAP a la organización.

El punto más relevante que debemos tener en cuenta es que esa jamás quedará pequeño para la empresa. Aquellas empresas que lo implementan recibe en su totalidad el cumplimiento de sus necesidades.

Es un sistema confiable y eso significa que la empresa tiene entre un 10 a 20% de incremento en la satisfacciones al cliente.

Es un sistema de gestión empresarial sólido y con años de experiencia por lo que difícilmente dejará la operación de la empresa parada.

Es un sistema que crece con la empresa y está diseñado para Empresa en crecimiento y puede adaptar a la empresa a proceso de negocio nuevo de manera sencilla .

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Juan Maiztegui