✒️SAP / Los costos de implementar y mantener SAP Por Romina Hergesheimer Elias

LOS COSTOS DE IMPLEMENTAR Y MANTENER SAP EN LA EMPRESA

Antes de poder determinar el costo del sistema SAP para la empresa que lo implementa, lo primero que debemos saber es qué requiere la empresa del sistema. SAP tiene varios sistemas, la forma más sencilla de determinar cuál es el producto de SAP que necesita la empresa es a través de la complejidad de los procesos que se ejecutan en la empresa:

• Para empresas con procesos simples: si son comercializadoras, empresas de manufactura con procesos sencillos o empresas que prestan servicios, entonces necesitan un software como SAP Business One que puede gestionar fácilmente todas las áreas de la empresa.
• Para empresas con procesos complejos: si son empresas con procesos más robustos o estructuras más grandes y específicas podrían utilizar SAP S/4HANA.

Una vez que la empresa determina cuál será el producto de SAP que se implementará tendrá que decidir si la implementación se realizará en las instalaciones de la empresa (on-premise) o en la nube, dependiendo de esta elección, la conformación de los costos de implementación y mantenimiento cambian.

La implementación on-premise suele ser más costosa que un sistema en la nube. La necesidad de herdware, un proceso de implementación y acondicionamiento de la infraestructura así como los costos del software y su personalización pueden disparar fácilmente el precio total.

La principal ventaja del sistema en la nube está en el menor costo de inversión para su implementación, no hay que adquirir hardware ya que la empresa proveedora del sistema lo proporcionará en su lugar. De la nube hay que destacar que el precio del mantenimiento, las actualizaciones y el soporte técnico estarán incluidos en la suscripción mensual, sin ningún costo adicional para la empresa.

Una vez definido esto, debemos saber cuáles son los módulos o áreas funcionales del sistema que se quieren implementar y cuántas personas utilizarán el sistema ya que en gran medida el costo total de la implementación se encuentra atado a la cantidad de usuarios que tendrá el sistema. Por cada persona regularmente se requiere una licencia, que principalmente pueden ser de dos tipos:

• Licencias profesionales: tienen acceso a todo el sistema, las usan las personas que requieren acceso completo a la plataforma (la licencia profesional para SAP Business One sale 2700 dólares, y para SAP S/4HANA 4800 dólares).
• Licencias limitadas: tienen un acceso restringido al sistema, las usa el resto de la organización (la licencia de SAP B1 cuesta 1400 dólares y las S/4HANA 2000).

Aun conociendo estos datos no podremos determinar el costo total del sistema SAP ya que existen otros costos a tener en cuenta para poder saber cuánto costará la implementación y el mantenimiento del sistema en la empresa. Los costos a tener en cuenta son distribuidos en torno a variables: software, hardware y servicios.

• Costos relativos al hardware: estos aumentarán en función del equipamiento necesario para que el sistema SAP pueda funcionar, como computadoras, servidores o la infraestructura que haya que crear. Si el sistema SAP se implementa en la nube no será necesaria tanta inversión en hardware.
• Costos relativos al software: es el más importante aunque no necesariamente el más costoso. Existen diversos paquetes y funcionalidades que hacen variar el precio final.
• Costos relativos a los servicios: dentro de los servicios se encuentra la implementación, el mantenimiento, la consultoría y la capacitación. El costo de estos servicios dependerá del grado de personalización del sistema de la empresa que lo requiera. Cuantos más procesos y funciones personalizadas necesite una empresa, más servicios necesitará para el funcionamiento óptimo de SAP.

Luego de implementado el sistema existe un período de garantía que puede determinarse por cantidad de meses o cuando el nivel de incidencias sea menor a un número dado de incidencias diarias. Respecto de la garantía es importante hacer las siguientes preguntas: desde cuándo comienza a correr el plazo, cuándo vence, qué cubre y qué no.

Una vez que se implementa el sistema SAP comienza una etapa que se denomina mantenimiento correctivo, que es una forma de mantenimiento del sistema informático que se realiza después de un fallo o problema que surge en un sistema con el objetivo de restablecer la operativa del sistema y el trabajo de la empresa.

Cuando los usuarios comienzan a operar con el sistema van a surgir errores de todo tipo, algunos de ellos pueden tener que ver con errores del uso del sistema, por ejemplo por error un usuario puede utilizar erróneamente una transacción del sistema y esto puede afectar los datos almacenados en la base de datos y el sistema en general. Para corregir estos errores será necesario analizar lo acontecido y llevar a cabo las soluciones necesarias que pueden tener que ver con correr procesos en SAP y ejecutar transacciones que terminen impactando en la base de datos central del sistema.

También pueden surgir errores que tienen que ver con funcionalidades que se crearon durante el proyecto de implementación de SAP y que por más que hayan sido probadas exhaustivamente al momento de utilizar el sistema en el ambiente de producción, el usuario nota que no cumplen exactamente con los requerimientos de la empresa o simplemente se produce un error al utilizar esta funcionalidad.

Otros errores pueden producirse al realizar la grabación de los datos en la base de datos, problemas de interrupción en la impresión de una factura de la empresa, etc.

Para trabajar en la solución de estos errores que surgen luego de la implementación se va a conformar un equipo de mantenimiento correctivo, que va a estar formado por los usuarios especialistas en cada uno de los módulos que se hayan implementado y por consultores de la empresa que realiza la implementación, además de los programadores ABAP que son los que modificarán el sistema de ser necesario.

A medida que el usuario utiliza el sistema puede notar que necesita nuevas funcionalidades que requiere realizar cambios a las reglas del negocio implementadas, estos cambios no son errores sino nuevos requerimientos y se enmarcan dentro de lo que se conoce como mantenimiento evolutivo. Éste es el proceso realizado para aumentar, disminuir o cambiar las funcionalidades y/o adicionar nuevas funcionalidades, ya sea por necesidad del usuario o por causas externas como pueden ser cambios en normativas impositivas, fiscales o legales.

Podemos decir que el mantenimiento correctivo va a estar incluido durante un período de tiempo post implementación, luego de finalizado ese tiempo (cuando la implementación se encuentra estabilizada), comenzará una nueva etapa de mantenimiento correctivo.

En cambio, el mantenimiento evolutivo en general no se encuentra incluido en el contrato post implementación o está acotado a una cantidad de horas de trabajo determinadas por mes, que no son evolutivas.

Dentro de lo que se conoce como mantenimiento también debemos tener en cuenta el mantenimiento de la infraestructura, donde se considera fundamentalmente el mantenimiento de la base de datos de la aplicación. Usualmente el proveedor SAP no realiza esta tarea a menos que lo incluya específicamente.

Un motor de base de datos como HANA, Oracle o Microsoft SQL requieren mantenimiento que comprende copias de respaldo, detalles de datos de auditoría, revisión de mensajes de error, mantenimiento de balanceo de carga y otros.

Además existe un cargo adicional que se denomina Fee anual de licencias, de modo que el cliente debe abonar un costo conocido como cargo anual de soporte y mantenimiento o fee de licencias.

Con el pago del Fee el proveedor entrega una actualización o una nueva versión con cierta frecuencia. No obstante, la instalación de la versión actualizada no es una cuestión trivial y suele ser necesario plantear un proyecto para su ejecución. De acuerdo al tipo de producto y al caso específico de la implementación, la tarea puede ejecutarse en horas, semanas o meses.

En caso de implementaciones complejas con mucho desarrollo a medida, la tarea se complica de forma considerable ya que habrá que realizar las pruebas necesarias para validar que las personalizaciones sean compatibles con la nueva versión.

Aún con todo esto, podemos decir que SAP no es un sistema costoso ya que lo más relevante a tener en cuenta es que el sistema nunca quedará pequeño para la empresa, es decir que aquellas empresas que lo implementen reciben en su totalidad el cumplimiento de sus necesidades.

Es un sistema confiable, lo que significa que la empresa obtiene entre un 10 a 20 % de incremento en la satisfacción al cliente.

Es un sistema de gestión empresarial sólido y con años de experiencia por lo que difícilmente dejará la operación de la empresa parada.

Es un sistema que crece con la empresa y está diseñado para empresas en crecimiento y puede adaptar a la empresa a procesos de negocio nuevos de manera sencilla.