✒️SAP / Los costos de implementar y mantener SAP Por Adriana Lucuara Arenas

Los costos de implementar y mantener SAP

Los costos de implementar y mantener SAP

1. Los costos de implementar y mantener SAP en la empresa

  • Para empresas con procesos simples: comercializadores, manufactura o empresas de servicio, software SAP Business One.
  • Para empresas con procesos mas complejos (robustos y estructuras grandes) SAP S/4HANA.

También decidir si la implementación es on-premise o en la nube. Dependiendo de lo anterior los costos de implementación y mantenimiento cambian.

  • On-premise: es mas costosa por la necesidad de hardware, proceso de implementación y acondicionamiento de la infraestructura asi como los costos del software y su personalización.
  • En la nube: menor costo de inversión para su implementación. No hay que adquirir hardware. Precio de mantenimiento, las actualizaciones y el soporte técnico estaran incluidos en la suscripción mensual.

Luego se debe definir los módulos o áreas funcionales del sistema que se implementaran.

Preguntarse cuantas personas utilizarán el sistema, por cada persona se requiere una licencia. Dos tipos:

  • Licencias profesionales: tienen acceso a todo el sistema, las usan las personas que requieren acceso completo a la plataforma.
  • Licencias limitadas: tienen un acceso restringido al sistema, las usa el resto de la organización.

Se deben considerar los costos de implementación y los costos de mantener el sistema que se distribuyen en torno a tres variales: software, hardware y servicios.

  • Costos relativos al hardware: computadores, servidores, infraestructura. Si es en la nube no sera necesaria tanta inversión
  • Costos relativos al software: costo SAP y otros software.
  • Costos relativos a los servicios: la implementación, el mantenimiento, la consultoría y la capacitación. Cuantos más procesos y funciones personalizadas necesite mas servicios serán necesarios.
  • Costos relativos al mantenimiento: respecto de la garantía de la implementación del sistema SAP resulta sumamente importante que nos hagamos las siguientes preguntas: ¿Desde qué momento comienza a correr el plazo de garantía? ¿Cuándo vence? ¿Qué cubre? ¿Qué no cubre?.
  • Mantenimiento correctivo, empieza cuando se implementa SAP. Forma de mantenimiento del sistema informático, el cual se realiza después de un fallo o problema que surge en un sistema, con el objetivo de restablecer la operativa del sistema y el trabajo continuado de la empresa. Va incluido durante un período de tiempo en el contrato de post implementación. Errores que cubre el mantenimiento correctivo:
  • 1. Errores del uso del sistema SAP, es decir por error un usuario puede utilizar erróneamente una transacción del sistema y esto puede afectar los datos almacenados en la base de datos y el sistema en general. Para corregir estos errores será necesario analizar lo acontecido y llevar a cabo las soluciones necesarias que pueden tener que ver con correr procesos en SAP y ejecutar transacciones que terminen impactando en la base de datos central del sistema.
  • 2. Errores que tienen que ver con funcionalidades que se crearon durante el proyecto de implementación de SAP y que por más que hayan sido probadas exhaustivamente durante las diversas etapas de pruebas, al momento de utilizar el sistema en el ambiente de producción, el usuario nota que no cumplen exactamente con los requerimientos de la empresa o simplemente se produce un error al utilizar esta funcionalidad.
  • 3. Errores que pueden producirse al realizar la grabación de los datos en la base de datos, problemas de interrupción en la impresión de una factura de la empresa o bien simples consultas acerca de cómo hacer ciertas operaciones con el sistema SAP.
  • Mantenimiento evolutivo: incluye nuevos requerimientos que tiene el cliente. Proceso realizado para aumentar, disminuir o cambiar las funcionalidades del sistema, y/o adicionar nuevas funcionalidades, ya sea por las necesidades del usuario final o por otras causas externas (por ejemplo cambios en normativas impositivas, fiscales o legales). No se encuentra incluido en el contrato de post implementación o si está incluido se encuentra acotado a una cantidad de horas de trabajo determinadas por mes, horas que no son acumulativas, es decir o se consumen o se pierden.
  • Mantenimiento de la infraestructura: el mantenimiento de la base de datos de la aplicación. Usualmente el proveedor SAP no realiza esta tarea a menos que lo incluya específicamente. Es importante tener en cuenta que un motor de base de datos HANA, Oracle o Microsoft SQL por citar los más populares, son productos de software. Por lo tanto requieren mantenimiento. Esto comprende tanto copias de respaldo o backups, como detalles de datos de auditoría, revisión de mensajes de error, mantenimiento de balanceo de carga y otros.
  • A parte de toda la estructura de gastos que acabamos de mencionar existe un cargo anual que se denomina Fee anual de licencias, que desde hace muchos años se acepta para tener acceso a actualizaciones y nuevas versiones de los productos. De modo que el cliente debe abonar un costo conocido como Cargo Anual de Soporte y Mantenimiento o Fee de licencias. Actualización o nueva versión del producto con cierta frecuencia.

 

 

 

Sobre el autor

Publicación académica de Adriana Paola Lucuara Arenas, en su ámbito de estudios para el Curso SAP desde Cero.

SAP Master

Adriana Paola Lucuara Arenas

Colombia - Legajo: XU90C

✒️Autor de: 42 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Certificación Académica de Adriana Lucuara

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

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