✒️Los costos de implementar y mantener SAP

LECCIÓN 7: LOS COSTOS DE IMPLEMENTAR Y MANTENER SAP

1.Los costos de implementar y mantener SAP en la empresa:

Es importante partir sabiendo lo que requiere la empresa del sistema SAP, ya que SAP tiene varios sistemas, la forma sencilla de determinar cuál es el producto de SAP que la empresa necesita es mediante la complejidad de los procesos que se ejecutan en la empresa:

-Para empresas con procesos similares:

Si las empresas son comercializadoras, empresas de manufactura con procesos sencillos o empresas que prestan servicios, entonces necesitan un software como SAP Business One que puede gestionar fácilmente todas las áreas de la empresa.

-Para empresas con procesos complejos:

Por el contrario si son empresas con procesos más robustos o estructuras más grandes y especificas podrían utilizar SAP S/4HANA. Luego que la empresa determina cual será el producto de SAP que se va a implementar, se tiene que decidir si la implementación se realizará en las instalaciones de la empresa, es decir on-premise o en la nube. El implementar SAP on-premise suele ser un poco más costosa en comparación con un sistema en la nube. La necesidad de hardware, un proceso de implementación y acondicionamiento de la infraestructura así como los costos del software y su personalización pueden alzar el precio.

La ventaja de SAP en la nube es el menor costo de inversión para su implementación. No hay que adquirir hardware, ya que la empresa proveedora del sistema lo proporcionará en su lugar. Por parte de la nube se debe destacar que el precio de mantenimiento, las actualizaciones y el soporte técnico estarán incluidos en la subscripción mensual sin ningún costo adicional para la empresa.

Pero si ya se tiene establecido el producto SAP que se va a implementar en la empresa y cual será el modo de implementación, la siguiente pregunta es ¿Cuáles son los módulos o áreas funcionales del sistema que se quieren implementar? Con esto se dimensiona el tamaño del proyecto de implementación.

Luego es importante saber cuantas personas utilizarán el sistema, ya que por cada persona se requiere una licencia, estas pueden ser principalmente de 2 tipos:

-Licencias profesionales: Tienen acceso a todo el sistema, las usan las personas que requieren acceso completo a la plataforma.

*Las licencias profesionales para SAP Busines One cuestan 2700 USD. Las licencias profesionales para SAP S/4HANA cuestan 4800 USD.

-Licencias limitadas: Tienen acceso restringido al sistema, las usa el resto de la organización.

*Las licencias limitadas para el sistema SAP Business One cuestan 1400 USD. Las licencias limitadas para SAP S/4HANA cuestan 2000 USD.

Luego de tener la información respecto al cual será el producto SAP a implementar en la empresa, el hecho de saber si la implementación será en las instalaciones de la empresa o en la nube y también conocer la cantidad de usuarios que utilizarán el sistema, con esto aún NO se puede determinar el costo total del sistema SAP, ya que existen muchos otros costos que se deben considerar.

-Costos relativos al hardware: Estos aumentaran en relación al equipamiento necesario para que el sistema SAP pueda funcionar, como computadoras, servidores o la infraestructura que haya de crear. Si SAP se implementa en la nube, entonces no será necesaria tanta inversión en hardware, ya que pasa a ser responsabilidad del proveedor del servicio.

-Costos relativos al software: Este es el más importante y no necesariamente el más costoso. En ocasiones los costos de software no están del todo claros, porque existen diversos paquetes y funcionalidades que hacen que el precio final pueda variar.

-Costos relativos a los servicios: Aquí se debe considerar la implementación, el mantenimiento, la consultoría y la capacitación. El costo de estos servicios dependerá del grado de personalización del sistema de la empresa que lo requiera. Mientras más procesos y funciones personalizadas necesite la empresa, más servicios serán necesarios para el funcionamiento óptimo de SAP.

Luego de implementado SAP en una empresa, existe un periodo de garantía que puede estar determinado de distintas formas según la empresa, es decir se pueden fijar una cantidad de meses desde el momento de la implementación del sistema o puede establecerse de otra manera, ejemplo: cuando el nivel de incidencias diarias que surgen en el ambiente de producción es mejor a tantas incidencias diarias. Sobre la garantía de la implementación de SAP resulta sumamente importante que se hagan las siguientes preguntas:

¿Desde que momento comienza a correr el plazo de garantía? ¿Cuándo vence?, ¿Qué cubre?, ¿Qué no cubre?

Costos relativos al mantenimiento, una vez que el sistema SAP se implementa en la empresa comienza una etapa que se denomina Mantenimiento Correctivo.

*Mantenimiento correctivo, forma de mantenimiento del sistema informático el cual se realiza después de un problema que surge en un sistema, con el objetivo de restablecer la operativa del sistema y el trabajo continuado de la empresa.

Cuando los usuarios comienzan a operar el sistema, pueden ocurrir errores de todo tipo. Algunos de esos errores pueden ser del uso de SAP, es decir por error un usuario puede utilizar erróneamente una transacción del sistema y esto puede afectar los datos almacenados en la base de datos y el sistema en general. Para corregir estos errores, es necesario analizar lo ocurrido y llevar a cabo las soluciones necesarias que puedan tener que ver con correr procesos en SAP y ejecutar transacciones que terminen impactando en la base de datos central del sistema.

También pueden surgir errores que tienen que ver con funcionalidades que se crearon durante el proyecto de implementación de SAP y que por más que hayan sido probadas durante diversas etapas de pruebas, al momento de usar el ambiente de producción, el usuario nota que no cumplen exactamente con los requerimientos de la empresa o solamente se genera un error al utilizar esta funcionalidad.

Otros errores que pueden ocurrir y que serán analizados y solucionados por el equipo de mantenimiento correctivo se pueden relacionar con errores que pueden producirse al realizar la grabación de los datos en la base de datos, problemas de interrupción en la impresión de una factura de la empresa o simples consultas de como hacer ciertas operaciones en SAP.

Para trabajar en estos errores luego de la implementación de SAP, se deberá conformar un equipo de mantenimiento correctivo, el que estará conformado por los usuarios especialistas en cada uno de los módulos o áreas funcionales que se hayan implementado en SAP y a estos usuarios se van a sumar consultores de la empresa que realiza la implementación de SAP y también programadores ABAP que son los que modificarán SAP si es necesario.

Mientras se use el sistema en ambiente productivo, la empresa que implemento SAP puede notar que necesita nuevas funcionalidades no previstas con anterioridad o que requiere realizar cambios a las reglas del negocio que se han implementado. Estos cambios no son errores, sino que nuevos requerimientos que se conocen como Mantenimiento evolutivo.

*Mantenimiento evolutivo, es el proceso realizado para aumentar, disminuir o cambiar las funcionalidades del sistema y/o adicionar nuevas funcionalidades, ya sea por las necesidades del usuario final o por otras causas externas, como por ejemplo cambios en normativas impositivas, fiscales o legales.

El mantenimiento correctivo estará incluido durante un periodo de tiempo en el contrato de post implementación del sistema SAP. Luego de finalizado ese plazo de tiempo, luego que la implementación ya se encuentre estabilizada, ósea la cantidad de errores que surgen día a día y la importancia de estos disminuye a un punto aceptable, se comenzará una nueva etapa de trabajo del equipo de mantenimiento correctivo.

Por otra parte, el mantenimiento evolutivo en general no se encuentra incluido en el contrato de post implementación, o si se encuentra incluido, entonces esta acotado a una cantidad de horas de trabajo determinadas por mes. Esas horas no son acumulativas, es decir o se consumen o se pierden.

Dentro de los mantenimientos se debe considerar el mantenimiento de la infraestructura, en este punto se considera fundamentalmente el mantenimiento de la base de datos de la aplicación. Usualmente el proveedor SAP no realiza esta tarea a menos que lo incluya específicamente. Es importante considerar que un motor de base de datos HANA, Oracle o Microsoft SQL, son productos de software, por lo que requieren mantenimiento. Esto comprende tanto copias de respaldo o backups, como detalles de datos de auditoría, revisión de mensajes de error, mantenimiento de balanceo de carga y otros.

Aparte de todos estos gastos mencionados, también existe un cargo anual que se denomina Fee Anual de Licencias, que hace años se acepta para tener actualizaciones y nuevas versiones de los productos. De modo que el cliente debe abonar un costo conocido como Cargo Anual de Soporte y Mantenimiento o Fee de Licencias.

Con el pago del Fee Anual de Licencias el proveedor de SAP entrega una actualización o una nueva versión del producto con cierta frecuencia. Pero la instalación de la versión actualizada no es una cuestión trivial y suele ser necesario plantear un proyecto para su ejecución. La tarea puede ejecutarse en horas, semanas o meses, por lo que esto se traduce en tiempo y dinero, ósea costo.

Al tratar de justificar…¿Por qué se dice que SAP no es un sistema costoso?

Se ha mencionado los costos asociados a la implementación y el mantenimiento de SAP, pero todavía no se habla sobre el valor de lo que aporta SAP a la organización.

El punto más importante a considerar es que SAP jamás quedará pequeño para la empresa. Las empresas que lo implementan reciben en su totalidad el cumplimiento de sus necesidades.

Es un sistema confiable y esto significa que la empresa obtiene entre 10% y 20% de incremento en la satisfacción al cliente.

Es un sistema de gestión empresarial sólido y con años de experiencia por lo que difícilmente dejará la operación de la empresa parada.

Es un sistema que crece con la empresa y esta diseñado para empresas en crecimiento y puede adaptar a la empresa a procesos de negocio nuevos de manera sencilla.