ASAP: La metodologia de implementacion de Sap.
1.- ¿Que es Asap ? Acceletared Sap
Es la metologia acelerada de implementacion Sap su objetivo es ayudar a diseñar una estrategia de implementacion rapida y de la forma mas eficiente posible., su implementacion optimiza los tiempos, mejora la conformacion de los equipos de trabajo, incrementa la calidad utilizando una herramienta agil y probada de implementacion Sap.
Sap propone su propia metologia de implementacion llamada Acceletared Sap ( ASAP )
2.- FASES DE LA METOLOGIA ASAP
Consta de 5 fases de implementacion y el objetivo ppal es minimizar tiempos del proyecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos.
PORCENTAJE DE TIEMPOS QUE SE DEDICA A CADA FASE DE ASAP PARA LA IMPLEMENTACION DE UN PROYECTO.
Metologia para la implementacion de Sap
Preparacion del Proyecto---10%
Business BluePrint o Diseño de proceso---15%
Realizacion---45%
Preparacion Final---20%
Arranque en productivo y soporte---10%
FASE 1: Preparacion del Proyecto
En esta fase se prepara un plan de trabajo de alto nivel asegurandose de que exista una vision comun para alcanzar los objetivos del proyecto, se debe definir claramente el alcance del proyecto y los factores criticos para alcanzar el exito, se deben estructurar los equipos de trabajo, roles y responsabilidades y visualizar los distintos entregables de las fases del proyecto.
En esta fase es importante definir el cronograma de actividades, avance y aplicacion de medidas correctivas en el cual debe participar de manera activa a los consultores.
El proyecto se iniciara oficialmente con una reunion de lanzamiento.
FASE 2: Business BluePrint o Planes de negocio
Entender los objetivos del negocio y documentar los procesos requeridos para soportar estas metas es la ppal razon de esa fase.
La documentacion y analisis de informacion se convierte en la parte mas delicada del proyecto, la manera de documentar se tiene que realizar minimo en 4 niveles que son:
- NIVEL 0= Validar alcance del proyecto
- NIVEL 1= Estructura Organizacional
- NIVEL 2= Definicion de los requerimientos Funcionales
- NIVEL 3= Detalles de la configuracion del Sistema
Con ello se pretende documentar la estructura organizativa existente, las relaciones de poder y distribucion de informacion en la empresa.
Con esto se llega al siguiente aspecto, el determinar la situacion futura, con esto se comienza la elaboracion de los modelos de negocio y tecnicos, sin tener en cuenta la posible cobertura de la solucion Sap.
Una vez desarrollados los modelos de negocio y tecnicos se elaborara un informe en el que se analizara la cobertura de los requerimientos funcionales y tecnicos por parte de la solucion Sap y la aparicion de los posibles Gaps tanto funcionales como tecnicos, tendra un caracter ciclico.
Este es el primer momento donde la capacitacion hace su primera tarea, que es la de capacitar al usuario tecnico en un nivel superficial que les permita comprender los procesos que van a moldear y las potencialidades del sistema.
FASE 3: Realizacion/Diseño
En esta fase lo importante es la parametrizacion del sistema, los desarrollos de las interfaces y programas Abap, todo esto en base a los modelos de negocio y modelos tecnicos que se han diseñados.
El ajuste de los parametros permiten definir los procesos en Sap por medio de IMG, esta parametrizacion corre a cargo de los consultores funcionales que toman como base los diseños ya elaborados en la etapa anterior los cuales deben estar validados por el usuario.
Todas las parametrizaciones realizadas deberan almacenarse en ordenes de transporte y ser probadas para poder ser transportadas posteriormente al ambiente QA ( ambiente de prueba/calida ).
Finalizada la parametrizacion es en esta etapa en donde hay que empezar a desarrollar las brechas que el estandar del ERP no cubre en el modelo de negocio.
Las interfaces deberan desarrollarse asi como los programas de cargas iniciales, tomando en cuenta que sera necesario tener programadores que tengan conocimiento tanto en los lenguajes de programacion del anterior sistema como de Sap.
Aqui realiza el segundo momento de la capacitacion en donde se enseña la parametrizacion del sistema al usuario tecnico.
FASE 4: Preparacion final
En esta fase se transporta todo lo creado al ambiente de QA, el cual nos servira para poder documentar las pruebas mas importantes con el usuario.
Las pruebas unitarias son realizadas por cada uno de los procesos, esto permite obtener la aceptacion del usuario o en su defecto la correccion de errores que se susciten.
Las pruebas integrales son aquellas que se realizan para verificar la integracion entre los modulos, estas pruebas son complejas de realizar ya que es necesario un alto grado de interaccion.
Por ultimo son necesarias las pruebas de stress ( stress test ), estas son cruciales y de vital importancia ya que indican si la performance del sistema esta preparada para la operacion en productivo.
Es necesario documentar los diseños conceptuales, los manuales de parametrizacion, los manuales de usuario, los manuales de procedimientos y estos deberan estar aceptados por el usuario.
Es hora de utilizar los desarrollos de cargas masivas de datos maestros en el ambiente productivo, la informacion a cargar debera estar revisada y aceptada por el usuario y previamente depurada, este paso es crucial para la salida y debe ser planeado con anticipacion ya que la carga de datos maestros suele ser retrasada.
Antes de la salida a produccion se realiza un curso a la medida que va estar dirigido a los usuarios finales y constituye una oportunidad de gran valor para motivar a los futuros usuarios.
FASE 5: Puesta en Produccion y Soporte
Se hace realidad el proyecto y se empieza a evaluar los beneficios del negocio asi como monitorear la satisfaccion de la comunidad de los usuarios.
Esta fase tiene 2 objetivos inmediatos que seran :
- Dar soporte a la operacion
- La optimizacion del sistema
Con la optimizacion del sistema ya en productivo y obteniendo los resultados esperados en la planeacion se finaliza la implementacion exitosa de Sap R/3.