✒️SAP / Las metodologías de implementación de SAP Por Daiana Pilato

• EL PUNTO DE PARTIDA Y DESTINO PARA UNA IMPLEMENTACION DE SAP

- Cuando una empresa decide implementar SAP, es crucial evaluar a fondo el estado actual del soporte de TI en la organización. Las posibles situaciones iniciales para una implementación de SAP son:

1. Conversión de SAP ECC a S/4HANA: La organización ya utiliza SAP ECC y busca actualizar a S/4HANA para aprovechar sus nuevas funcionalidades.

2. Transformación del Landscape: Aunque es menos frecuente, esta situación implica la unificación o desagregación de sociedades. Un ejemplo típico es la adquisición o venta de una subsidiaria dentro de un grupo económico.

3. Implementación Nueva o Greenfield: La empresa no cuenta con un sistema ERP o el que tiene es deficiente, apoyándose generalmente en herramientas de ofimática que complican la gestión en todas las áreas.

- Así como existen diferentes puntos de partida, también hay distintos destinos o targets posibles, dependiendo del producto SAP que se decida implementar. Actualmente, las dos opciones principales son:

1. SAP S/4HANA Cloud Edition: El sistema se aloja en la nube privada de SAP y está sujeto a actualizaciones obligatorias cada tres meses. Estas actualizaciones incluyen correcciones de código (support packages) y nuevas funcionalidades (enhancement packages).

2. SAP S/4HANA On-Premise Edition: El sistema se instala y opera en las propias instalaciones de la empresa.

• METODOLOGÍAS DE IMPLEMENTACIÓN DE SAP

- Uno de los mayores desafíos en la implementación de SAP es lograr un proyecto exitoso. Afortunadamente, SAP ofrece dos metodologías distintas que facilitan este proceso: ASAP y SAP Activate.

# Metodología ASAP (Accelerated SAP)

- La metodología ASAP, por sus siglas en inglés Accelerated SAP, facilita la ejecución del proyecto a través de documentación, formatos y plantillas específicas de SAP. Sigue un ciclo de vida en cascada, similar a la construcción de un edificio.

- La metodología ASAP consta de cinco fases principales con el objetivo de minimizar los tiempos del proyecto, maximizar los recursos y generar un modelo de procedimientos.

1. Fase 1: Preparación del Proyecto: Se elabora un plan de trabajo de alto nivel con una visión común de los objetivos del proyecto. Es fundamental definir el alcance, los factores críticos de éxito, estructurar los equipos de trabajo (roles y responsabilidades), y visualizar los entregables de cada fase. También se establece el cronograma de actividades y los mecanismos para aplicar medidas correctivas, con la participación activa de los consultores.

2. Fase 2: Business Blueprint o Planos del Negocio: El objetivo principal es comprender los objetivos del negocio y documentar los procesos necesarios para alcanzarlos. La documentación y el análisis de la información son cruciales y deben realizarse, como mínimo, en los siguientes cuatro niveles:

- Nivel 0: Validar el alcance del proyecto.

- Nivel 1: Estructura organizacional.

- Nivel 2: Definición de los requerimientos funcionales.

- Nivel 3: Detalle de la configuración del sistema.

3. Fase 3: Realización: En esta fase se configuran los requisitos en el sistema SAP de acuerdo con el plan de negocio. Es aquí donde se realiza la parametrización del sistema y el desarrollo de interfaces y programas ABAP, todo basado en los modelos de negocio y técnicos diseñados.

4. Fase 4: Preparación Final: Se transporta todo lo configurado al ambiente de QA para documentar las pruebas clave con el usuario. Se realizan pruebas unitarias por cada proceso, pruebas integrales para verificar la integración entre módulos, y pruebas de estrés para asegurar que el rendimiento del sistema es óptimo para la operación en productivo. Además, se elaboran manuales y se capacita a los usuarios finales.

5. Fase 5: Salida en Vivo y Soporte: El sistema SAP se pone en funcionamiento en el entorno de producción. Se brinda soporte a los usuarios finales para resolver cualquier problema que surja. Los objetivos inmediatos de esta fase son dar soporte a la operación y optimizar el sistema para lograr su estabilización.

# Metodología SAP Activate

- SAP Activate es un enfoque moderno y estructurado para la implementación de soluciones SAP. SAP redefinió su metodología ASAP para optimizar el proceso y garantizar una transición eficiente y efectiva. Esta metodología está enfocada en el personal de TI y los consultores involucrados en la configuración, integración y extensión de S/4HANA, y se compone de tres elementos clave:

1. Metodología Activate: Proporciona una guía paso a paso para una implementación consistente, independientemente del modo (on-premise, en la nube o híbrido), basada en las mejores prácticas y estrategias probadas.

2. Mejores Prácticas de SAP: Son procesos OLAP y OLTP optimizados para S/4HANA. Abordan los fundamentos de migración e integración, y están desarrolladas para producir una migración óptima, ya sea desde una base de datos que no es de SAP o desde un sistema SAP heredado.

3. Configuración Guiada: Ofrece un conjunto de herramientas que facilitan las actualizaciones y modificaciones de las configuraciones, accesibles a través de la aplicación SAP Fiori.

- La metodología SAP Activate consta de seis fases de implementación:

1. Descubrir: Se realiza una revisión del valor de negocio que aportará el proyecto, se activan sistemas demo-trial temporales y se seleccionan los prototipos.

2. Preparar: En esta fase se prepara el entorno y se configura el marco de la gestión de proyectos. Al estar alineada con el PMBoK, esta fase es equivalente a su fase de planificación. Se gestionan los recursos en general, incluyendo la asignación de roles, responsabilidades y normas del equipo.

3. Explorar: El equipo del proyecto verifica que la solución propuesta en las Best Practices de SAP soporta las necesidades del cliente. A partir de este plan, se intenta ajustar los procesos reales, cerrando los "gaps" que puedan surgir al contrastarlos con las Best Practices.

4. Realizar: El equipo ejecuta los Sprints para crear y probar las funcionalidades, así como los procedimientos detallados con los usuarios finales, asegurando que se está construyendo lo correcto en el momento adecuado. Se realizan pruebas completas con cada liberación para la satisfacción del usuario y se recopila su retroalimentación frecuente para asegurar la dirección correcta del proyecto.

5. Desplegar: El equipo se asegura de que la operación está lista para ejecutar las actividades de transposición completa de datos, que pueden ser más o menos complejas. Es posible que se requieran varias simulaciones antes de pasar completamente a productivo. Una vez en productivo, el equipo de proyectos brinda soporte al usuario durante un período de vigilancia. También se instruye al personal restante en el uso de la herramienta y se crean manuales ligeros para facilitar el aprendizaje.

6. Ejecutar: El sistema inicia su operación. Comienza el soporte intensivo inicial hasta el primer cierre contable, así como el monitoreo de la disponibilidad y el tiempo de respuesta del sistema.