✒️SAP / Las metodologías de implementación de SAP Por Claudia Naranjo Santaella

Las metodologías de implementación de SAP

El punto de partida y el destino para una implementación de SAP

Cuando una empresa se dispone a implementar el sistema SAP se debe evaluar muy bien el actual del soporte de TI en la organización.

Los posibles estados de arranque son los siguientes:

1. Conversión del sistema de SAP ECC a S/4HANA: la organización cuenta con SAP ECC y desea dar un salto para incorporar lo que brinda S/4HANA.
2. Transformación del Landscape: quizás es la situación menos frecuente, en ella se unifican y/o desagregan sociedades. El caso típico es la adquisición o venta de alguna sociedad de un grupo económico.
3. Implementación nueva o GreenField: la empresa carece de un sistema ERP o existe un sistema débil, apoyado generalmente con productos de ofimática que complejiza la gestión en todas sus áreas.

En este sentido, como hay distintos puntos de partida también tendremos destinos posibles o targets, dependiendo del producto que se decida implementar. Actualmente las posibilidades son dos:

SAP S/4HANA Cloud Edition: el sistema queda alojado en el cloud privado de SAP y estará sujeto a actualizaciones obligadas cada tres meses, los updates serán correcciones de código (support packages) y cambios en funcionalidades (enhancenment packages).

SAP S/4HANA On-Premise Edition: El sistema se implementa en las instalaciones de la empresa.

Las metodologías de implementación de SAP

Uno de los grandes retos del sistema SAP es precisamente lograr una exitosa implementación dentro de las organizaciones, por cuanto, la utilización de metodologías para implementar el sistema SAP en las empresas puede ayudar mucho, SAP nos brinda dos opciones diferentes:

La Metodología ASAP: por sus siglas en inglés de Accelerated SAP, la cual facilita la consecución del proyecto a través de documentación, formatos y plantillas específicas y propias de SAP. La metodología ASAP sigue el ciclo de vida de cascada, similar en su concepción a la construcción de un edificio.

La metodología ASAP consta de 5 fases de implementación y el objetivo principal es minimizar tiempos del proyecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos.

Fase 1: Preparación del proyecto: en esta fase se prepara un plan de trabajo de alto nivel con una visión común para alcanzar los objetivos del proyecto, se debe de definir claramente el alcance del proyecto y los factores críticos para alcanzar el éxito, además se deben de estructurar los equipos de trabajo, los roles y las responsabilidades y visualizar los distintos entregables de las fases del proyecto.

En esta fase es importante definir el cronograma de actividades, el avance y la aplicación de medidas correctivas en las cuales deben participar de manera activa los consultores.

Fase 2: Business Blue Print o Planos del Negocio: entender los objetivos del negocio y documentar los procesos requeridos para soportar estas metas es la principal razón de ser de esta fase. La documentación y análisis de información se convierte en la parte más delicada del proyecto, la documentación se tiene que realizar mínimo en los siguientes cuatro niveles:

Nivel 0: Validar alcance del proyecto

Nivel 1: Estructura organizacional

Nivel 2: Definición de los requerimientos funcionales

Nivel 3: Detalle de la configuración del sistema

Fase 3: Realización: en esta fase se configuran los requisitos en el sistema SAP según el plan de negocios, aquí lo importante es la parametrización del sistema, los desarrollos de las interfaces y programas ABAP, todo esto en base a los modelos de negocio y modelos técnicos que se han diseñado.

Fase 4: Preparación final: es momento de transportar todo lo creado al ambiente de QA el cual nos servirá para poder documentar las pruebas más importantes con el usuario, cabe señalar que se realizaran pruebas unitarias por cada uno de los procesos, pruebas integrales que se realizan para verificar la integración entre los módulos, por ultimo las pruebas de stress que son cruciales, ya que indican si la performance del sistema está preparada para la operación en productivo. Aquí se realizan los manuales y capacitan a los usuarios finales.

Fase 5: Salida en vivo y soporte: el sistema SAP se pone en funcionamiento en el entorno de producción. Se brinda soporte a los usuarios finales para resolver cualquier problema que surja. Esta fase tiene dos objetivos inmediatos, que serán dar soporte a la operación y la optimización del sistema que se traduce en la estabilización del mismo.

La Metodología SAP Activate: Es un enfoque moderno y estructurado para la implementación de soluciones SAP, en donde SAP redefinió su propia metodología ASAP para optimizar el proceso y garantizar una transición eficiente y efectiva. Esta metodología se compone de tres elementos clave.

Está enfocada en el personal de TI y consultores involucrados en la configuración, integración y extensión de S/4HANA y se compone de tres elementos clave:

• Metodología Activate: Proporciona una implementación consistente independientemente del modo: on-premise, en la nube o híbrido, una guía paso a paso para la implementación, basada en las mejores prácticas y estrategias probadas.
• Mejores prácticas de SAP: son procesos OLAP y OLTP que están optimizados para S/4HANA. Abordan los fundamentos de migración e integración y están desarrolladas para producir una migración óptima, ya sea que estemos migrando desde una base de datos que no es de SAP o un sistema SAP heredado.
• Configuración guiada: ofrece un conjunto de herramientas que facilita las actualizaciones y modificaciones a sus configuraciones. Se ofrece a través de la aplicación SAP Fiori.

La metodología SAP Activate consta de 6 fases de implementación:

• Descubrir: se realiza la revisión del valor al negocio que entregará el proyecto, la activación de sistemas demo-trial temporales y la selección de los prototipos.
• Preparar: es la fase en la que se prepara el entorno y se configura el framework de la gestión de proyectos, además, por estar alineado con el PMBoK, esta fase sería equivalente a su fase de planificación. De igual manera, se gestionan los recursos en general, es decir que, entre otras cosas, se asignan los roles del equipo, sus responsabilidades y normas.
• Explorar: en esta fase el equipo del proyecto verifica que la solución que encuentra en las Best Practices soportan las necesidades del cliente. A partir de este plan, se intentan ajustar los procesos reales, cerrando en lo posible los gaps que se presentan al hacer un contraste con las Best Practices.
• Realizar: el equipo ejecuta los Sprint para crear y probar las funcionalidades, así como los procedimientos detallados con los usuarios finales; asegurando que el equipo está creando las cosas correctas en el tiempo adecuado. Para cada liberación, se llevan a cabo test completos con los que el usuario debe quedar satisfecho y se reciben sus retroalimentaciones. Se obtienen comentarios frecuentes de los usuarios para asegurar que el proyecto va en la dirección correcta.
• Desplegar: el equipo se asegura de que la operación está preparada para ejecutar las actividades de transposición completa de datos, que pueden ser más o menos complejas. Es posible que se tengan que hacer varias simulaciones antes de pasar por completo a productivo, pero una vez que se pasa, el equipo de proyectos da soporte al usuario durante un periodo de vigilancia. En esta etapa, se instruye a todo el personal faltante en la utilización de la herramienta y se crean ligeros manuales que faciliten el aprendizaje.
• Ejecutar: el sistema inicia operación, comienza el soporte intensivo al inicio y hasta el primer cierre contable, el monitoreo de disponibilidad y el tiempo de respuesta del sistema.