✒️SAP / Las metodologías de implementación de SAP Por Ana Benito Sanchez

UNIDAD 4. TEMA 1. ASAP: LA METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN DE SAP

¿QUÉ ES ASAP?

Aproximadamente el 68% de los Proyectos de Tecnología de Información toman más tiempo de lo planeado o exceden el presupuesto original además de no cumplir totalmente los objetivos del negocio planteados.

Uno de los grandes retos del sistema SAP es lograr una exitosa implementación dentro de las organizaciones, lo que evita situaciones que generan insatisfacción en la empresa cliente, lo que puede poner en peligro un proyecto extenso, tanto en tiempo como en recursos humanos y monetarios; por ello es necesario la elaboración de un proyecto inicial de Diseño Conceptual de SAP.

Para asegurar el éxito del cambio tecnológico en la organización, SAP propone su propia metodología de implementación llamada Accelerated SAP (ASAP). Esto es debido a que una implementación de SAP está sujeta a múltiples factores, tanto tecnológicos como funcionales y organizativos (gestión de equipos, conocimiento del producto, reingeniería, dimensionamiento de máquinas, estructuras, análisis de costo/beneficio, etc)

El nombre Accelerated SAP da a entender la posibilidad de hacer implementaciones en tiempos cortos por el juego de las palabras "as soon as possible". A diferencia de lo que estaba sucediendo cuando las implementaciones se realizaban sin una metodología estándar, cuando se dibujaban proyectos que abarcaban años de trabajos, sin entregables definidos, dejando sin cubrir las expectativas de los clientes, que adoptaban las soluciones, lo que generaba un ambiente muy adverso en los proyectos de implementación de software.

FASES DE LA METODOLOGÍA ASAP

La metodología ASAP consta de cinco fases de implementación, cuyo objetivo principal es minimizar tiempos de proyecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos.

1. Fase 1: Preparación del proyecto

En esta fase se prepara un plan de trabajo de alto nivel, asegurándose de que exista una visión común para alcanzar los objetivos del proyecto. Se debe definir claramente el alcance del proyecto y los factores críticos para alcanzar el éxito; además se deben estructurar los equipos de trabajo, roles y responsabilidades y visualizar los distintos entregables de las fases del proyecto. Es importante también definir en esta fase el cronograma de actividades, avance y aplicación de medidas correctivas en el que deben participar de manera activa los consultores.

El proyecto se iniciará oficialmente en una reunión de lanzamiento.

2. Fase 2: Business Blue Print o Planos de Negocio

Esta segunda fase tiene como objetivo entender los objetivos del negocio, y documentar los procesos requeridos para soportar sus metas. La documentación y análisis de información se convierte en la parte más delicada del proyecto; la manera de documentar se tiene que realizar mínimo en cuatro niveles que son los siguientes:

- Nivel 0: Validar alcance del proyecto.

- Nivel 1: Estructura organizacional.

- Nivel 2: Definición de requerimientos funcionales.

- Nivel 3: Detalle de la configuración del sistema.

Con ello se pretende documentar la estructura organizativa existente, las relaciones de poder y distribución de información de la empresa. Además se deberá determinar la situación actual de la empresa, de tal forma que tengamos claras las necesidades de la misma, ya que el diseño futuro del modelo de procesos debe estar basado en la comprensión de la operativa actual.

Esto lleva al siguiente aspecto que es determinar la situación futura. Con esto se comienza la elaboración de los Modelos de Negocio y Técnicos, a partir de los requerimientos identificados, sin tener en cuenta la posible cobertura de la solución SAP.

Una vez desarrollados los Modelos de Negocio y Técnicos, se elaborará un informe en el que se analizará la cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos por parte de la solución de SAP y la aparición de los posibles gaps (requerimientos funcionales o técnicos no contemplados en el diseño inicial). Los gaps pueden dar origen o bien al desarrollo de ciertas iniciativas o bien a la redefinición del Modelo de Negocio y Técnico. En este sentido, esta fase tendrá un carácter cíclico.

Este es el primer momento donde la capacitación hace su primera tarea, que es la de capacitar al usuario técnico en un nivel superficial que le permita comprender los procesos que van a moldear y las potencialidades del sistema.

3. Fase 3: Realización / Diseño

En esta fase lo importante es la parametrización del sistema, los desarrollos de las interfaces y programas ABAP; todo ello en base a los modelos de negocio y los modelos técnicos que se han diseñado.

El juste a los parámetros permite definir los procesos en SAP por medio de IMG (Menú existente dentro de la transacción estándar de configuración de SAP SPRO que se utiliza para la parametrización o customizing del sistema SAP. A este acceden los consultores funcionales, principalmente en las etapas iniciales de implementación del sistema). Esta parametrización corre a cargo de los consultores funcionales que toman como base los diseños ya elaborados en la etapa anterior, los cuales deben ser validados por el usuario. Todas las parametrizaciones realizadas deberán almacenarse en ordenes de transporte y ser probadas para poder ser transportadas posteriormente al ambiente de QA (ambiente de prueba/calidad).

Finalizada la parametrización, hay que empezar a desarrollar las brechas que el estándar ERP no cubre en el modelo de negocio. Las mejores prácticas indican que los desarrollos deberán ser los mínimos indispensables para que la implantación sea segura para un upgrade posterior.

Las interfaces y los programas de caras iniciales deberán desarrollarse teniendo en cuenta que será necesario tener programadores que tengan conocimiento tanto en los lenguajes de programación del anterior sistema como de SAP.

El segundo momento de capacitación se realiza en esta fase, en la que se enseña la parametrización del sistema al usuario técnico.

4. Fase 4. Preparación final

Es el momento de transportar todo lo creado al ambiente de QA (Ambiente de Control de Calidad de SAP), lo que nos servirá para poder documentar las pruebas más importantes con el usuario.

Las pruebas unitarias (corresponder a probar en cada módulo, cada proceso o ciclo con un modelo real de la operación diaria) son realizadas por cada uno de los procesos, lo que permite obtener la aceptación del usuario o en su defecto la corrección de errores que se susciten.

Las pruebas integrales (consisten en verificar la integración de los procesos entre todos los módulos implementados) son complejas de realizar porque requieren un alto grado de interacción.

Por último, las pruebas de stress (stress test) (son pruebas de volumen y corresponden a las pruebas de performance del sistema cuando opera con todos los usuarios conectados), que son cruciales ya que indican si la performance del sistema está preparada para la operación en productivo.

Como esta fase es previa a la salida de producción es necesario documentar los diseños conceptuales, los manuales de parametrización, los manuales de usuario, los manuales de procedimientos, que deberán ser aceptados por el usuario; además el usuario técnico debería estar capacitado en todos los módulos de SAP implementados, y el usuario operativo (usuario final) deberá estar capacitado para el manejo de cada proceso de la operación.

Es hora de utilizar los desarrollos de cargas masivas de los datos maestros en el ambiente productivo. La información a cargar deberá estar revisada y aceptada por el usuario y previamente depurada. Este paso es crucial par ala salida y debe ser planeado con anticipación, ya que la carga de datos maestros suele ser retrasada.

Antes de la salida a producción, se realiza un curso dirigido a los usuarios finales y constituye una oportunidad de gran valor para motivar a los futuros usuarios.

5. Fase 5: Puesta en producción y Soporte

Llegó el momento de hacer realidad el proyecto y empezar a evaluar los beneficios al negocio, así como monitorear la satisfacción de la comunidad de usuarios.

Esta fase tiene dos objetivos inmediatos: dar soporte a la operación y la optimización del sistema, que se traduce en la estabilización del mismo.

El equipo del proyecto deberá estar preparado en todos los niveles para empezar a acompañar al usuario en volverse un experto en el manejo de la operación del sistema y de los nuevos procedimientos administrativos.

Con la optimización del sistema ya en producción y obteniendo los resultados esperados en la planeación se finaliza la implementación exitosa de SAP R/3.